3.2.2.1. Xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ
Quy chế chi tiêu nội bộ của Bệnh viện hiện nay được xây dựng trên cơ sở Nghị định 85/2012/NĐ-CP. Một trong những mục tiêu quan trọng của nghị định là trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị sự nghiệp, phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ với chất lượng cao trong xã hội, tăng nguồn thu nhằm từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động. Qua nhiều năm hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 85/2012/NĐ-CP, về cơ bản tài chính Bệnh viện đã có những bước tiến rõ rệt, đời sống của cán bộ nhân viên bệnh viện liên tục được nâng cao. Bước sang năm 2018, khi mà trong cơ cấu giá dịch vụ kỹ thuật đã bao gồm các chi phí đặc thù, lương vào thì Nghị định 85/2012/NĐ-CP không còn phù hợp nữa. Bệnh viện phải nghiên cứu các văn bản mới theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP để xây dựng mới một bản quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với đơn vị mình trên cơ sở kế thừa những thành công của việc thực hiện theo nghị định 85/2012/NĐ-CP.
Quy chế chi tiêu nội bộ được coi như là một cuốn cẩm nang tài chính của đơn vị, mọi hoạt động thu chi của đơn vị phải theo quy chế đã ban hành. Một quy chế hoàn chỉnh, phù hợp với mọi hoàn cảnh sẽ giúp người quản lý, đặc biệt là người quản lý tài chính dễ dàng sử dụng, điều chỉnh linh hoạt, vận hành thông suốt cùng với mọi hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ là một cách thức nhằm đạt được mục tiêu để phát triển đơn vị.
Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ mới cần khắc phục những hạn chế mà quy chế cũ vẫn đang vướng mắt chưa giải quyết được. Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ trong giai đoạn mới cần xây dựng một định mức tiêu chuẩn, tránh chung chung, đảm bảo những nguyên tắc sau:
+ Khi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cần phải lấy ý kiến đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên Bệnh viện trên cơ sở công khai, dân chủ. Nguyên tắc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ là ưu tiên chi phí nghiệp vụ để
đảm bảo chất lượng chuyên môn, tăng thu, tiết kiệm các khoản chi hành chính, phân công lao động, tổ chức nhân sự hợp lý có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phải có tầm nhìn xa, bao quát trọn vẹn các nguồn thu và các nội dung chi, xây dựng các định mức chi hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của Bệnh viện, không xa rời thực tế. Ngoài định mức thu chi, quy chế chi tiêu nội bộ cần xây dựng định mức khoán chi quản lý hành chính, định mức tiêu hao vật tư của các loại trang thiết bị hiện có trong Bệnh viện, khi đó mới tránh được tình trạng sử dụng lãng phí vật tư tiêu hao dẫn tới không quản lý được. Khi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cần xây dựng càng chi tiết, cụ thể, bao quát được toàn bộ các khoản chi tiêu thì quá trình quản lý chi tiêu càng dễ dàng, thuận lợi, góp phần đảm bảo tiết kiệm chi cho đơn vị đạt hiệu quả cao.
+ Quy chế chi tiêu nội bộ phải đảm bảo cho bệnh viện hoàn thành nhiệm vụ chính trị, thực hiện hoạt động thường xuyên phù hợp với tính đặc thù trong lĩnh vực y tế nhưng vẫn đảm bảo kinh phí hoạt động có hiệu quả và tăng cường hơn nữa công tác quản lý tài chính
Để thực hiện được những nguyên tắc này, khi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cần thực hiện theo các bước sau:
Xây dựng cơ chế trả lương, thu nhập tăng thêm, các khoản phụ cấp, trợ cấp khác. Cần xây dựng một cơ chế trả lương theo năng suất lao động, hiệu quả công việc. Điều này sẽ kích thích mọi người cố gắng lao động, công tác để đạt kết quả tốt nhất
Thực hiện khoán chi tại một số khoa, phòng trong bệnh viện. Trước thực trạng bội chi, một số giải pháp có thể được đặt ra như sau : Phòng Tài chính – Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng số liệu dự toán cho của từng phòng ban. Cán bộ tại các phòng ban chỉ có kinh nghiệm về y khoa mà không có kinh nghiệm chuyên sâu về tài chính, vì vậy việc làm dự toán chi còn nhiều hạn chế. Phòng Tài chính – Kế toán, bằng kiến thức và kinh nghiệm theo dõi chi của các khoa, có thể thảo luận với các khoa để điều chỉnh dự toán. Để có
thêm thời gian cho việc kiểm tra và sửa dự toán, bệnh viện có thể dành nhiề thời gian hơn cho quy trình lập dự toán. Các phòng – ban có thể đề xuất dự toán cho năm sau từ khoảng giữa quý 3 để có thêm thảo luận với phòng Tài chính – Kế toán. Ngoài ra, bệnh viện có thể gửi các cán bộ quản lý khoa (ví dụ : trưởng khoa, phó khoa…) tham gia các khóa học về quản lý tài chính để nâng cao khả năng lập dự toán cho khoa.
3.2.2.2. Nâng cao hiệu quả quản lý chi thường xuyên
Xây dựng cơ chế trích lập quỹ, đặc biệt là quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và đặc biệt bổ sung thêm một quỹ mới đó là quỹ hỗ trợ khám bệnh, chữa bệnh, do đó cần có sự tính toán, cân đối để các quỹ có đủ kinh phí để hoạt động. Đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động trong việc sử dụng các quỹ.
Hiệu quả sử dụng các khoản chi ở Bệnh viện được thể hiện trên số kinh phí mà Bệnh viện tiết kiệm được sau khi hoàn thành các nhiệm vụ được giao, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và nộp các khoản phải nộp khác theo quy định. Nguồn kinh phí mà Bệnh viện tiết kiệm được sẽ là căn cứ để Bệnh viện trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ viên chức trong bệnh viện và trích lập các quỹ để phục vụ cho hoạt động của Bệnh viện. Quản lý các khoản chi nhằm đảm bảo chi thường xuyên tiết kiệm, hiệu quả là một trong những mục tiêu quan trọng của quản lý tài chính tại Bệnh viện.
Để nâng cao hơn nữa trong việc quản lý hiệu quả các khoản chi, bệnh viện cần phải thực hiện tốt những nội dung sau:
+ Trước hết đó là công tác lập dự toán, quyết toán hàng năm của đơn vị phải được chấp hành tốt. Các khoản chi phải được phê duyệt. Quá trình thực hiện chi phải được giám sát chặt chẽ, tuân thủ theo đúng nguyên tắc, đúng mục đích và phải tuân theo các khoản, mục chi của Mục lục ngân sách Nhà nước.
+ Đảm bảo chi cho con người hợp lý, tiết kiệm tối đa trong các khoản chi về hành chính. Ưu tiên cao cho nhóm chi về nghiệp vụ chuyên môn và chi mua sắm, sửa chữa vì đây là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng khám chữa bệnh. Quản lý chặt chẽ các khoản tiền thưởng, chi thưởng đúng
người, đúng mục đích, đúng việc trên cơ sở áp dụng các chế độ của Nhà nước và các quy định của Bệnh viện. Quản lý tốt công tác hội thảo, hội nghị, hạn chế những cuộc họp không cần thiết, hạn chế số lượng và thành viên tham gia để tránh lãng phí cho Bệnh viện.
+ Xây dựng phương án tài chính căn cứ vào số liệu phân tích cụ thể hạch toán doanh thu, chi phí trực tiếp tại từng khoa phòng, phân bổ chi phí chung, chi phí quản lý…nhằm xác định được hiệu quả hoạt động, mức độ đóng góp của từng đơn vị, đưa ra các giải pháp quản lý nhằm tăng thu tiết kiệm chi, vừa đảm bảo duy trì tốt hoạt động chuyên môn vừa nâng cao thu nhập cho cán bộ Bệnh viện.
+ Nhanh chóng triển khai hệ thống phần mềm bệnh án điện tử, qua đó mọi khoản chi phí trực tiếp cho người bệnh đều được cập nhật kịp thời, chi tiết, giúp giám sát hiệu quả việc sử dụng thuốc, vật tư tiêu hao một cách minh bạch, chính xác đến từng người bệnh.
+ Thường xuyên vận động, tuyên truyền cán bộ, viên chức trong bệnh viện triệt để thực hiện thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước, góp phần tiết kiệm chi cho đơn vị.
+ Cần có biện pháp và quan điểm nhất quán trong công tác tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo và sử dụng cán bộ. Kiên quyết không bố trí, sử dụng cán bộ trái ngành, trái nghề đào tạo, trình độ không tương thích với yêu cầu công việc được giao (Ví dụ như học y sỹ không được thực hiện chăm sóc bệnh nhân như điều dưỡng, phải có chứng chỉ chuyển đổi), dẫn đến lãng phí nguồn lực tài chính, nguồn lực con người, không phát huy được vai trò, năng lực trình độ và tâm huyết cán bộ, gây mất công bằng trong phân phối.