tiếp nhận, chuyển giao, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các UTTP về dân sự”
(khoản 2 Điều 62 Luật TTTP).
Về trình tự, thủ tục thực hiện, theo Điều 13, Điều 14 TTLT số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC, Tòa án có thể thực hiện gửi hồ sơ UTTP của Việt Nam tại Bộ Tư pháp hoặc Bộ Ngoại giao và cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. Tại Bộ Tư pháp, hồ sơ được lập từ cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, sau đó chuyển đến Bộ Tư pháp để chuyển giao qua kênh tống đạt chính hoặc cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài trong trường hợp hai bên quốc gia đều là thành viên của điều ước quốc tế, qua Bộ Ngoại giao để chuyển qua đường ngoại giao trong trường hợp chưa có TTTP hoặc chưa thỏa thuận về áp dụng nguyên tắc có đi có lại, thực hiện tống đạt qua kênh ngoại giao gián tiếp, kênh lãnh sự gián tiếp theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu UTTP hoặc trong trường hợp không thể chuyển qua kênh tống đạt chính. Tại Bộ Ngoại giao, sau khi nhận được hồ sơ UTTP do Bộ Tư pháp chuyển đến, Bộ Ngoại giao chuyển hồ sơ cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để tiếp tục thực hiện các thủ tục chuyển giao đến đương sự.
Nhóm thứ hai, tống đạt, thông báo theo đường dịch vụ bưu chính ra nước ngoài. Tống đạt, thông báo qua dịch vụ bưu chính cũng được ghi nhận trong trường hợp có đương sự ở nước ngoài. Nếu được pháp luật nước đương sự đang cư trú đồng ý, Tòa án tại Việt Nam có thể chọn dịch vụ bưu chính để chuyển VBTT đến địa chỉ cư trú của đương sự tại nước ngoài. VBTT cũng có thể được tống đạt, thông
báo “theo đường dịch vụ bưu chính đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để
tống đạt cho đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài” (điểm c, điểm d khoản
1 ĐIều 474 BLTTDS). Lựa chọn dịch vụ bưu chính giúp việc tống đạt cho đương sự ở nước ngoài diễn ra nhanh chóng hơn với ít đơn vị trung gian hơn nhưng với điều kiện phải có sự đồng ý của quốc gia đó. Cơ quan có thẩm quyền gửi VBTT qua đường bưu điện để chuyển đến đương sự. Khi thực hiện việc chuyển giao VBTT theo đường bưu chính thì Tòa án “cần sử dụng loại dịch vụ bưu phẩm bảo đảm có gắn số hiệu để định vị, theo dõi quá trình chuyển phát”, đồng thời “đề nghị công ty bưu chính hướng dẫn cách sử dụng mã phiếu gửi, mã bưu gửi để tra cứu trực tuyến” (điểm đ khoản 2 Công văn số 33/TANDTC-HTQT ngày 17/3/2021) của TAND tối cao về công tác tương trợ tư pháp, tống đạt VBTT ra nước ngoài).
Nhóm thứ ba, cấp, tống đạt thông qua cá nhân, tổ chức đại diện tại Việt Nam của đương sự, cơ quan, tổ chức ở nước ngoài (điểm đ, điểm e khoản 1 Điều 474 BLTTDS). Trong trường hợp đương sự ở nước ngoài có người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền tại Việt Nam hoặc cơ quan, tổ chức nước ngoài có văn phòng đại diện, chi nhánh ở Việt Nam thì việc cấp, tống đạt, thông báo VBTT cho họ có thể thực hiện thông qua các đối tượng ở Việt Nam. Quy định trên là phù hợp bởi quá trình UTTP cho đương sự ở nước ngoài phải trải qua nhiều giai đoạn với nhiều khâu trung gian, nếu có người đại diện hoặc văn phòng, chi nhánh đại diện ở Việt Nam đủ điều kiện để nhận VBTT thì nên tống đạt cho họ để rút ngắn được về mặt thời gian.
Khi các phương thức trên thực hiện không mang lại kết quả thì việc niêm yết công khai cũng như thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng cũng được ghi nhận tương tự như trường hợp các đương sự đều cư trú trong nước. Việc niêm yết công khai được thực hiện tại “trụ sở cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, Tòa án đang giải quyết vụ việc hoặc tại nơi cư trú cuối cùng của đương sự tại Việt Nam trong thời hạn 01 tháng và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án cũng như cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. Trong trường hợp cần thiết thì có
thể tiến hành thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng” (khoản 3 Điều 474
BLTTDS). Nhìn chung, cấp, tống đạt, thông báo VBTT cho đương sự ở nước ngoài hiện nay được thực hiện dựa trên quy định của các Hiệp định TTTP, các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết với các quốc gia. Nếu giữa các nước chưa có TTTP thì sẽ được thực hiện bằng con đường ngoại giao trên nguyên tắc có đi có lại, tuy nhiên các nguyên tắc này vẫn phải đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.