“a) Có địa chỉ thư điện tử để gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử đến và đi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án;
b) Có chữ ký điện tử được chứng thực bằng chứng thư điện tử đang còn hiệu lực do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, công nhận;
c) Đã đăng ký giao dịch thành công theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị quyết này;
d) Đáp ứng các điều kiện khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử và hướng dẫn tại Nghị quyết này” (Khoản 1 Điều 5 Nghị quyết số 04/2016/NQ-
HĐTP).
Trong trường hợp đương sự lựa chọn hình thức chỉ nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo thì chỉ cẩn đáp ứng điều kiện có địa chỉ thư điện tử để gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử đến và đi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án, đồng thời phải hoàn thành thủ tục đăng ký giao dịch nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo (khoản 2 Điều 5 Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP). Khi đơn đăng ký đã được Tòa án chấp nhận, “VBTT do Tòa án ban hành theo quy định của pháp luật tố tụng phải được Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký của người
khởi kiện, người tham gia tố tụng trong thời hạn pháp luật quy định” (Điều 20 Nghị
quyết số 04/2016/HĐTP). Đương sự sau khi nhận được thông điệp dữ liệu do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo phải “có trách nhiệm gửi thông báo đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án về việc đã nhận được thông điệp dữ liệu điện tử”
(khoản 2 Điều 22 Nghị quyết số 04/2016/HĐTP). Đương sự khi đã đăng ký giao dịch điện tử có trách nhiệm “tiếp nhận, thực hiện các nội dung, yêu cầu ghi trên
VBTT của Tòa án trong thời hạn quy định” cũng như việc thường xuyên đăng nhập
kiểm tra thư và tự chịu trách nhiệm nếu không đăng nhập thường xuyên để kiểm tra thư mới (khoản 3 Điều 22 Nghị quyết số 04/2016/HĐTP). Hướng dẫn tại Nghị quyết đã phần nào cụ thể hóa hơn quy định của BLTTDS về cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử. Tài khoản để các đương sự thực hiện giao dịch điện tử là “tên và mật khẩu được Tòa án cấp cho người khởi kiện, người tham gia tố tụng để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tòa án khi thực hiện giao dịch
điện tử” (khoản 2 Điều 3 Nghị quyết số 04/2016/HĐTP). Sau khi đơn đăng ký được
Tòa án chấp nhận, đương sự sẽ căn cứ vào thông báo của Tòa án để tiến hành “đổi mật khẩu tài khoản giao dịch đã được cấp lần đầu để đảm bảo an toàn, bảo mật”
và tài khoản này “sẽ hết hiệu lực sử dụng sau 06 tháng kể từ ngày ban hành bản án,
quyết định xét xử, giải quyết vụ án dân sự”. (điểm b khoản 3 Điều 12, khoản 4 Điều
12 Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP). Như vậy, việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án. Tài khoản giao dịch mà đương sự sử dụng cũng thuộc Cổng thông tin điện tử của Tòa án mà không phải là thư điện tử cá nhân đang sử dụng trong sinh hoạt, làm việc hằng ngày. Mọi giao dịch điện tử đều được thực hiện qua Cổng thông tin trên. Tương tự, trong pháp luật thi hành án dân sự, việc thông báo bằng điện tín, fax, thư điện tử cũng có thể được thực hiện “nếu không gây trở ngại cho cơ quan thi hành
án dân sự” (khoản 7 Điều 1 Nghị định số 33/2020/NĐ-CP ngày 17/3/2020 sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18/7/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự). Việc ứng dụng công nghệ thông tin có thể nâng cao hiệu quả hoạt động tố tụng của Tòa án cũng như bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia tố tụng. Đây là phương thức tiến bộ và thuận lợi, các bên tham gia tố tụng cũng như người tiến hành tố tụng sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí so với các phương thức khác.
Quy định về tố tụng liên quan đến công nghệ thông tin tuy còn khá mới mẻ và còn đang trong quá trình hoàn thiện nhưng về cơ bản cũng đã được ghi nhận trong pháp luật của một số quốc gia. Tại Đức, “các nhà lập pháp đã bắt đầu quy định việc sử dụng công nghệ thông tin trong các thủ tục tố tụng tại tòa án vào năm 2001, và hoạt động lập pháp trong lĩnh vực này hiện vẫn đang được tiếp tục hoàn thiện và phát triển trong những bước đầu”37. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và các giao dịch điện tử vào các hoạt động pháp lý cũng là một trong những xu hướng phát triển của pháp luật TTDS tại quốc gia này. Pháp luật TTDS Đức quy định các VBTT có thể được gửi cho các bên bằng thư fax, hoặc cũng có thể được cung cấp cho các bên dưới dạng tài liệu điện tử nếu các bên đã đồng ý, chấp nhận các tài liệu được truyền dưới dạng điện tử. Các VBTT khi chuyển giao phải có chữ ký điện tử và phải được bảo mật khỏi các bên thứ ba. Việc tống đạt cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các dịch vụ De-Mail38. Tống đạt được xem là đã hoàn thành khi