8. Cấu trúc đề tài
3.7. Nhóm giải pháp về việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
Các nghiệp vụ văn phòng Thị ủy hiện nay được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên thì trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần cải thiện. Để nâng cao hiệu quả các nghiệp vụ văn phòng Thị ủy trong thời gian tới thì lãnh đạo văn phòng cần phải nắm rõ thực trạng từng nghiệp vụ để biết được các vấn đề đang tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện nghiệp vụ và từ đó đề ra các giải pháp cụ thể cho từng nghiệp vụ trong thời gian tới. Ví dụ:
- Đối với công tác hậu cần. Để nâng cao hiệu quả công tác hậu cần thì văn phòng cần tập trung vào các nhiệm vụ sau:
+ Văn phòng cần chủ động, tích cực đổi mới, nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác phục vụ cơ quan đảm bảo an toàn, tận tình, chu đáo.
+ Thực hiện tốt quy định, quy trình mua sắm tài sản, vật tư, hàng hóa, tổ chức thanh quyết toán kịp thời và đúng quy chế.
+ Thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình trạng máy móc, trang thiết bị cơ quan để tiến hành bảo dưỡng, sửa chưa kịp thời. Đảm bảo máy móc luôn sẵn sàng hoạt động.
+ Cần quản lý chặt chẽ công tác bảo vệ cơ quan 24/24.
- Đối với công tác tổ chức hội họp văn phòng Thị ủy cần phải thực hiện các giải pháp:
+ Cần xây dựng quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho các cuộc họp để tránh lãng phí.
+ Để hội nghị diễn ra hiệu quả và có thể nắm bắt được mức độ thực hiện công việc của nhân viên thì cần có sự phân công công việc rõ ràng đối với các cá nhân trong quá trình tổ chức hội họp.
+ Tuyên truyền cho cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của hội họp để họ hiểu và thực hiện nghiêm túc.
- Đối với xây dựng chương trình, kế hoạch, quy chế làm việc.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phải bám sát vào chủ trương của Đảng, nhà nước, sự chỉ đạo của tỉnh Quảng Ninh và mục tiêu của cơ quan.
+ Thường xuyên rà soát bổ sung các vấn đề trọng tâm vào chương trình, kế hoạch công tác kịp thời, hiệu quả. Đây là nhiệm vụ quan trọng bởi hiện nay công tác này vẫn chưa được chú trọng dẫn đến nhiều vấn đề không được giải quyết kịp thời.
+ Xây dựng quy chế cần phải nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân một cách cụ thể.
+ Tăng cường công tác thu thập và xử lý thông tin.
- Đối với công tác lưu trữ.
+ Có kế hoạch xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ rộng hơn.
+ Trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy để sẵn ở kho lưu trữ và có sự tập huấn về cách sử dụng cho nhân viên.
+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu hiệu quả và bố trí phòng đọc để việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan được hiệu quả hơn.
Tiểu kết chương 3
Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên trong thời gian tới. Các giải pháp được xây dựng dựa trên quá trình nghiên cứu, phân tích, đánh giá về thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan. Với những giải pháp đưa ra tôi rất mong nhận được sự xem xét của lãnh đạo văn phòng thị ủy và sớm được áp dụng vào thực tiễn cơ quan để góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng tại cơ quan thị ủy Quảng Yên.
KẾT LUẬN
Trải qua nhiều giai đoạn bộ máy văn phòng Thị ủy Quảng Yên đã được củng cố, phát triển ngày càng hoàn thiện về cơ cấu cũng như sự điều hành hoạt động. Dưới sự phấn đấu không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng Thị ủy đã góp phần thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của cấp ủy. Những kết quả hoạt động của văn phòng đã đạt được trong thời gian qua là rất to lớn. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần phải khắc phục, cải thiện cho phù hợp để nâng cao chất lượng công tác văn phòng cấp ủy.
Khóa luận tập trung vào một số nội dung chính đó là: nghiên cứu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng, đi sâu phân tích thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. Từ đó đưa ra các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ việc phân tích thực trạng của công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên tôi đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy trong thời gian tới.
Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu đề tài đã kiểm chứng được các giả thiết ban đầu là đúng. Văn phòng Thị ủy Quảng Yên đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: công tác văn phòng tại Thị ủy được thực hiện tốt đáp ứng yêu cầu của cấp ủy.
Tuy nhiên do khả năng của bản thân còn hạn chế và thời gian nghiên cứu có hạn nên nội dung khóa luận không mở rộng đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ các nghiệp vụ trong công tác văn phòng tại Thị ủy. Trong tương lai nếu đề tài được tác giả nào quan tâm nghiên cứu tôi rất mong muốn tác giả tiếp nối và tìm hiểu sâu về hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Thị ủy.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là yêu cầu cấp thiết khách quan của sự phát triển. Đứng trước yêu cầu nhiệm vụ mới đặt ra những khó khăn thách thức cho công tác văn phòng đòi hỏi những nhà lãnh đạo cần phải đưa ra các giải pháp để hoàn thiện và phát huy hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng trong tình hình mới. Với những giải pháp đưa ra tôi hi vọng sẽ giúp cho công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên được hoàn thiện để phục vụ ngày càng tốt hơn yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy, hoàn thành nhiệm vụ được giao và đáp ứng xu thế phát triển chung của đất nước.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lê Tuấn Anh (2010), Luận văn thạc sĩ “Chất lượng công tác tham mưu của văn phòng cấp ủy ở các quận, thị, thành ủy ở Thành phố Phú Thọ trong giai đoạn hiện nay”, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh.
2. Ban chấp hành Trung ương(2017), Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.
3. Ban Tổ chức Trung ương(2011), Hướng dẫn 08-DH/BTCTW ngày 09/11/2011 về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức đảng.
4. Chính phủ(2004), Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư.
5. Đào Xuân Chúc(2006),Tập bài giảng Quản trị văn phòng, Trường Khoa học xã hội và nhân văn.
6. Lê Quốc Đạt, Báo cáo thực tập “Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại Trung tâm ứng dụng tiến bộ Khoa học và Công nghệ Bình Dương”, Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam.
7. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
8. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Trần Thị Phương Hiền (2005),
Quản trị văn phòng, Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội.
9. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học…(2015), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh.
10. Phạm Thị Huyền, Báo cáo thực tập “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.
11.Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb Tổng hợp Tp.HCM.
12. Lê Thị Nga, Khóa luận “ Đề tài một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.
13.Khoa Quản trị văn phòng,Tập bài giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
14. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
15. Nguyễn Hữu Tri(2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật.
16. Vương Hoàng Tuấn(2000), Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM.
17. Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển Bách khoa. 28. Từ điển tiếng việt(1997), NXB Khoa học xã hội, Hà Nội.
19. Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương(2004), Hướng dẫn 11- HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 về thể thức văn bản của Đảng .
20. http://www.quangninh.gov.vn/vi- VN/huyenthi/HuyenYenHung/Trang/default.aspx
DANH MỤC PHỤ LỤC
STT NỘI DUNG
01
Quyết định số 35-QĐ/TU ngày 09/09/2015 của Ban chấp hành về việc Ban hành Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ thị xã Quảng Yên khóa XX, nhiệm kỳ 2015- 2020
02
Quyết định số 1361 –QĐ/TU ngày 11/08/2014 của Ban Thường vụ Thị ủy về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, mối quan hệ công tác của Văn phòng Thị ủy Quảng Yên.
03 Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Thị ủy Quảng yên
04 Quyết định số 05 – QĐ/TU ngày 08/02/2017 của Văn phòng Thị ủy về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Thị ủy.
05 Chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thị ủy năm 2016
06 Số liệu sổ đăng ký văn bản đi của Thị ủy Quảng Yên.
07 Hình ảnh bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Thị ủy 08 Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp cơ quan Thị ủy
09 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp. 10 Hình ảnh hòm thư công vụ
11
Quyết định số 473 –QĐ/TU ngày 29/03/2012 của Ban Thường vụ Thị ủy về việc Ban hànhQuy chế Thi đua – khen thưởng tổ chức Đảng và Đảng viên.
Phụ lục 01. Quyết định số 35-QĐ/TU ngày 09/09/2015 của Ban chấp hành về việc Ban hành Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ thị xã Quảng
Phụ lục 02. Quyết định số 1361 –QĐ/TU ngày 11/08/2014 của Ban Thường vụ Thị ủy về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, mối
Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Thị ủy Quảng yên. Phòng Văn thư Phòng Kế toán, thủ quỹ Phòng Tổng hợp Phòng Bảo vệ, Lái xe Phòng Tạp vụ, phục vụ Phòng Lưu trữ 01 Chánh Văn phòng 02 Phó chánh văn phòng Văn phòng Thị ủy Các phòng chức năng Phòng quản trị mạng
Phụ lục 04 :Quyết định số 05 – QĐ/TU ngày 08/02/2017 của Văn phòng Thị ủy về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Thị ủy
Phụ lục 05 : Chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thị ủy năm 2016.
Phụ lục 06: Nguồn sổ đăng ký văn bản đi của Thị ủy Quảng Yên.
Số lượng thông báo: 332 văn bản.
Hướng dẫn: 06 văn bản
Phụ lục 08: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội họp cơ quan Thị ủy
Văn phòng Thị ủy Quảng Yên
Trước khi diễn ra hội nghị ( cuộc họp)
Xây dựng kế hoạch hội nghị
Chuẩn bị thời gian, địa điểm, kinh phí
Lên danh sách đại biểu, gửi giấy mời, chuẩn bị tài liệu hội nghị
Trong khi diễn ra hội nghị
Tiếp đón đại biểu
Phục vụ hội nghị, ghi âm, ghi hình
Tổng hợp ý kiến, ghi biên bản hội nghị
Sau khi hội nghị kết thúc
Lập hồ sơ hội nghị
Sắp xếp, dọn dẹp, sửa sang lại hội trường
Quyết toán kinh phí
Phụ lục 11: Quyết định về việc Ban hành Quy chế Thi đua – khen thưởng tổ chức Đảng và Đảng viên.