8. Cấu trúc đề tài
3.3. Nhóm giải pháp về nhân sự
- Bổ sung thêm biên chế.
Chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng có vị trí quan trọng đối với chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thị ủy. Căn cứ vào tình hình thực tế hiện tại của Văn phòng thị ủy thì việc làm đầu tiên là cần bổ sung thêm biên chế có trình độ chuyên môn và kỹ năng phù hợp với vị trí công việc.
Khối lượng công việc thì khá lớn nhưng chuyên viên tổng hợp hiện tại chính thức chỉ có một. Ngoài một nhân viên chính thức thì văn phòng có bố trí thêm nhân viên kiêm nhiệm nhưng như thế thì chất lượng tham mưu, tổng hợp chưa thật sự đạt chất lượng cao.
Qua khảo sát thực tế thì hiện nay nhân viên lưu trữ cũng đã về nghỉ hưu vẫn chưa có nhân viên mới đúng chuyên ngành đảm nhiệm vị trí lưu trữ. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích quan trọng trong việc xử lý thông tin và lưu trữ, bảo quản đầy đủ khồi lượng tài liệu của cơ quan. Bởi vậy nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao.
Để đáp ứng được yêu cầu công việc thực tế của cơ quan. Để nâng cao chất lượng hoạt động của công tác văn phòng thì lãnh đạo văn phòng Thị ủy Quảng Yên cần xin ý kiến, đề nghị tuyển thêm 02 biên chế vào văn phòng. Trong đó 01 nhân viên phụ trách lưu trữ và 01 chuyên viên phụ trách tổng hợp. Những nhân viên này phải được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ ( quản trị văn phòng, văn thư –
lưu trữ, hành chính – tổng hợp) và có các kỹ năng phù hợp với vị trí công tác. - Đào tạo, bồi dưỡng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức.
Để nâng cao trình độ và kiến thức cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng lãnh đạo Thị ủy cần quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng
Do đó, trong thời gian tới văn phòng cần tập trung thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tăng cường công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho cán bộ, nhân viên văn phòng.
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên để nâng cao nghiệp vụ: có thể là mở lớp ngắn hạn, tập huấn nghiệp vụ vào thứ 7, chủ nhật, cử nhân viên đi học ở để nâng cao trình độ… Hiện nay cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên đa số còn yếu kém về tin học và ngoại ngữ. Chính vì thế mà nhân viên văn phòng cần phải học để trau dồi kiến thức đáp ứng xu thế phát triển của đất nước.
- Xây dựng tiêu chuẩn đội ngũ nhân sự văn phòng.
Để công tác văn phòng Thị ủy được thực hiện hiệu quả thì lãnh đạo văn phòng cần xây dựng tiêu chuẩn cụ thể với các vị trí, chức danh của cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng. Bản tiêu chuẩn cần quy định rõ về các vấn đề trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất cần có của vị trí cần tuyển. Đối các các nhân viên đang thực hiện công tác văn phòng Thị ủy hiện tại nếu thiếu các tiêu chuẩn xây dựng thì cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm để có thể đáp ứng yêu cầu công việc được giao.
Ví dụ về việc xây dựng tiêu chuẩn đối với nhân viên văn thư hiện tại của Thị ủy Quảng Yên.
Chức danh : nhân viên lưu trữ. 1. Độ tuổi: có độ tuổi từ 25-30 tuổi. 2. Trình độ học vấn chuyên môn.
- Vi tính văn phòng: trình độ B trở lên. - Tiếng anh văn phòng trình độ B trở lên. 3. Kỹ năng.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng ( word, excel), kỹ năng soạn thảo văn bản.
- Có kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin.
4. Phẩm chất đạo đức. Có phẩm chất đạo đức tốt.
5. Sức khỏe. Có sức khỏe tốt đáp ứng yêu cầu công việc. Chịu được áp lực công việc.