8. Cấu trúc đề tài
2.2.3.5. Công tác tổ chức hội nghị
Trong nhiệm kỳ 2015-2020 Văn phòng thị ủy Quảng Yên đã chủ trì, phối hợp, tham mưu cho lãnh đạo Thị ủy thực hiện tốt công tác tổ chức phục vụ hội nghị của Ban chấp hành, Ban Thường vụ, các ban tham mưu giúp việc của Thị ủy. Tiêu biểu đó là:
a. Khảo sát một số hội nghị Văn phòng Thị ủy tổ chức ở nhiệm kỳ 2015 -2020.
Văn phòng chủ trì xây dựng, tổ chức hội nghị.
- Hội nghị sơ kết công tác tháng, quý của Cấp ủy.
- Tổ chức Hội nghị tập huấn thực hiện chủ đề công tác năm 2017 về “ Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, xây dựng nếp sống văn hóa, văn minh”.
- Hội nghị tổng kết công tác năm 2015 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2016.
- Hội nghị công tác năm 2016 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2017. - Hội nghị sơ kết công tác 06 tháng đầu năm, nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm 2016.
- Thảo luận chương trình công tác, chương trình kiểm tra, giám sát của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thị ủy năm 2017 và chương trình kiểm tra, giám sát của Thị ủy năm 2017.
- Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ thị xã 3 tháng họp 1 lần (trừ trường hợp đột xuất).
- Các cuộc đối thoại giữa lãnh đạo cấp ủy với nhân dân.
- Các cuộc họp hội ý hàng tuần (vào chiều thứ 6) của Ban chấp hành nhằm giải quyết các công việc cần thiết.
Văn phòng phối hợp với các cơ quan, tổ chức.
- Các cuộc họp của thường trực thị ủy làm việc với các lãnh đạo các cơ quan khối Nội chính, mặt trận tổ quốc, các đoàn thể…( Mỗi quý 1 lần).
- Các cuộc họp của Thường trực Thị ủy làm việc với các lãnh đạo các Ban xây dựng Đảng và Văn phòng Thị ủy. ( Mỗi tháng 1 lần).
- Các cuộc họp triệu tập phổ biến, truyền đạt công tác, quán triệt Nghị quyết, Chỉ thị của cấp trên hoặc cấp ủy.
- Dự thảo Nghị quyết của Ban chấp hành Đảng bộ thị xã về xây dựng phát triển đô thị Quảng Yên đến năm 2020, định hướng đến năm 2030.
- Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện chỉ thị số 06-NQ/TU, ngày 12/7/2006 của Huyện ủy (nay là Thị ủy) về tăng cường công tác thu hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
- Hội nghị triển khai Nghị quyết của Ban thường vụ Thị ủy về lãnh đạo phát triển du lịch trên địa bàn TX Quảng Yên.
- Hội nghị đánh giá 03 năm thực hiện chuyên đề giám sát, phản biện xã hội và tham gia góp ý xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền theo Quyết định số 217- QĐ/TW và Quyết định số 218-QĐ/TW ngày 12/12/2013 của Bộ Chính trị.
Ngoài các hội nghị trên Văn phòng Thị ủy còn tổ chức rất nhiều các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng tổ chức và các cuộc họp của cơ quan Thị ủy.
b. Quy trình tổ chức hội nghị của văn phòng Thị ủy.
Tại Thị ủy việc tổ chức hội họp được tiến hành như sau:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp trình lãnh đạo xem xét, cho ý kiến và ký ban hành.
- Chuẩn bị: cơ sở vật chất, tài liệu, chương trình nghị sự, lập danh sách và soạn giấy mời, xác định thời gian, địa điểm, kinh phí.
nghị, ghi biên bản hội nghị, bế mạc, tổng kết hội nghị. Trong thời gian diễn ra hội nghị văn phòng phải thực hiện các công việc phục vụ. Văn phòng phối hợp với với các đơn vị để có phương án giải quyết các công việc đột xuất trong quá trình hội nghị diễn ra.
- Tổng kết hội nghị: văn phòng tiến hành quyết toán kinh phí, phối hợp với các đơn vị chủ trì tổng hợp kiến nghị, đề xuất của các cá nhân, đơn vị tham gia hội nghị để bổ sung vào công tác hoặc rút kinh nghiệm. Thông báo kết quả hội họp đến các cá nhân có liên quan để thực hiện.
Nhìn chung công tác tổ chức hội nghị của Thị ủy được văn phòng thực hiện khá tốt đảm bảo các điều kiện vật chất cho quá trình diễn ra hội nghị, công tác đón tiếp, hậu cần được thực hiện trang trọng, phân công công việc giữa các thành viên rõ ràng, cụ thể. Đồng thời văn phòng Thị ủy đã xây dựng được quy trình tổ chức hội nghị đây là cơ sở để các hội nghị cơ quan được thực hiện tổ chức thống nhất, đảm bảo hội nghị diễn ra hiệu quả.
Phụ lục 08: Sơ đồ tổ chức hội họp cơ quan Thị ủy
Các buổi lễ khánh tiết được lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng quan tâm, coi trọng và chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Đảng, nhà nước, cơ quan cấp trên đề ra, các nghi thức được tổ chức trang trọng, lịch sự nhưng vẫn đảm bảo tiêu chí tiết kiệm, chống lãng phí. Tuy nhiên thì một số vẫn đề vẫn còn tồn tại như: cán bộ nhân viên chưa nhận thức cao về công tác tổ chức hội nghị, trang thiết bị còn thiếu thốn, công tác phân công nhiệm vụ cho các thành viên thực hiện các công việc tổ chức hội họp còn chưa cụ thể rõ ràng.
2.2.3.6. Công tác hậu cần.
Tại Thị ủy Quảng Yên công tác tổ chức, phục vụ hậu cần đã được lãnh đạo văn phòng quan tâm, chỉ đạo thực hiện khá tốt. Hằng năm căn cứ vào số kinh phí ngân sách nhà nước cấp, điều kiện thực tế của cơ quan, Văn phòng tiến hành lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn để trình xin ý kiến của Bí thư và Phó bí thư Thị ủy. Sau khi được cho ý kiến Văn phòng sẽ tiến hành mua sắm các trang thiết bị và cung cấp cho các bộ phận trong cơ quan.
Đối với việc mua sắm văn phòng phẩm phục vụ trong cơ quan thì các bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ đăng ký cho văn phòng để văn phòng lên kế hoạch mua sắm và cung cấp.
Sau khi mua sắm về sẽ giao cho nhân viên văn thư làm nhiệm vụ cấp phát theo số lượng đăng ký và giữ lại hóa đơn, chứng từ liên quan để gửi cho kế toán để làm công tác quyết toán sau này.
Công tác hậu cần những năm gần đây được văn phòng thực hiện tốt đặc biệt ngày càng quan tâm đến việc đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, nhân viên cơ quan.
Hàng năm văn phòng tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên. Văn phòng mới xây dựng lại nhà ăn lắp đặt các trang thiết bị hiện đại phục vụ vấn đề cơm trưa cho nhân viên và tiếp đón khách đến cơ quan.
Một số hình ảnh về máy móc, trang thiết bị cơ quan
Văn phòng cũng là bộ phận quản lý trang thiết bị, văn phòng phẩm cơ quan. Nhìn chung công tác hậu cần được Văn phòng Thị ủy thực hiện tốt đảm bảo hiệu quả hoạt động của cơ quan, đảm bảo đáp ứng trang thiết bị phục vụ công tác của cán bộ, nhân viên cơ quan, đảm bảo vệ sinh, an ninh cơ quan. Tuy nhiên đôi khi vẫn còn tình trạng trang thiết bị chưa sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời. Các vật dụng cung cấp vẫn còn thiếu thốn, máy móc dùng lâu nên hay bị hỏng hóc dẫn đến gián đoạn công việc.