8. Cấu trúc đề tài
2.2.3.7. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên để thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác của cơ quan, của Bí thư và Các Phó Bí thư. Lãnh đạo Thị ủy thường xuyên phải đi công tác đó có thể là chuyến đi dài ngày, ngắn ngày. Có thể là công tác trong nước hoặc đi nước ngoài. Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm mục đích giải quyết công việc, thiết lập các mối quan hệ. Chính vì vậy chuyến đi công tác của lãnh đạo Thị ủy được tổ chức và có kế hoạch kỹ lưỡng.
Tại Thị ủy hàng năm lãnh đạo chủ yếu đi công tác trong nước, rất ít chuyến công tác đi nước ngoài. Theo số liệu thống kê của văn phòng thị ủy năm 2016 lãnh đạo có 03 chuyến đi công tác nước ngoài. Các chuyến đi này chủ yếu học hỏi, giao lưu và thiết lập mối quan hệ. Còn các chuyến đi công tác trong nước đặc biệt là
trong tỉnh thì rất nhiều. Tuy nhiên dù là đi công tác dài ngày hay ngắn ngày, trong nước hay nước ngoài thì lãnh đạo văn phòng cũng chỉ đạo văn phòng thực hiện nghiêm túc, chu đáo, kỹ lưỡng chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Văn phòng luôn quan tâm, theo sát, đảm bảo chuyến đi công tác an toàn, đúng thời gian.
2.2.3.8. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Trong những năm gần đây Đảng và nhà nước ta đã quan tâm lớn đến việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao chất lượng công việc, cải thiện môi trường làm việc hiện đại nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Tại Thị ủy Quảng Yên công tác ứng dụng CNTT cũng nhận được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Thị ủy, lãnh đạo văn phòng và sự chỉ đạo của Tỉnh Quảng Ninh.
Hoạt động ứng ứng CNTT tại Văn phòng Thị ủy được thực hiện như sau: - Hiện nay tất cả các phòng, ban trong Văn phòng và cơ quan đều được trang bị máy vi tính theo quy định.
- Văn phòng Thị ủy có 13 máy vi tính cây. Trong đó có 2 máy tính chủ. Các máy tính đều được kết nối mạng internet. Duy nhất chỉ có máy tính của lưu trữ không kết nối mạng để đảm bảo bí mật thông tin tài liệu. Ngoài ra còn có 3 máy tính sách tay phục vụ các chuyến đi công tác.
- Văn phòng có 04 máy scanner , 2 máy chiếu. 11 máy in. 2 máy photo tài liệu. Ngoài ra Văn phòng Thị ủy còn trang bị sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đi-đến, hệ thống quản lý thông tin và cơ sở dữ liệu theo sự chỉ đạo của Tỉnh như:
- Phần mềm quản lý văn bản Lotus Note 8.5 .Đây là phần mềm quản lý văn bản đi- đến , gửi - nhận văn bản. Phần mềm này chỉ dùng cho mạng nội bộ. Các ý kiến chỉ đạo, ý kiến về giải quyết văn bản được thực hiện trực tiếp trên phần mềm.
- Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp. Đây là phần mềm quản lý văn bản đi đến dùng trên internet. Đây là phần mềm cho phép đăng ký văn bản đi- đến vào sổ công văn trên máy tính. Tất cả văn bản đến được đăng ký trực tiếp vào sổ và chuyển giao trực tiếp trên phần mềm. Văn bản do cơ quan ban hành hiện
tại cũng được đăng ký vào sổ trên mạng internet. (Phụ lục 09 )
- Sử dụng hòm thư công vụ. Sử dụng nhận văn bản từ các cơ quan gửi đến và gửi văn bản cho các Phòng, ban cơ quan đơn vị sự nghiệp trực thuộc Thị xã Quảng Yên và các Chi đảng bộ trực thuộc.(Phụ lục 10 ).
- Phần mềm quản lý nhân sự.
Việc sử dụng các phần mềm trên sẽ tạo môi trường làm việc công tác, liên kết giữa các lãnh đạo, trưởng bộ phận, chuyên viên để trao đổi thông tin nắm bắt và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi. Giúp việc quản lý, điều hành từ xa. Tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, in ấn, điện thoại, đi lại. Quản lý toàn bộ văn bản của cơ quan, đơn vị. Phân công xử lý văn bản nhanh chóng, quản lý theo dõi tiến trình phân công và xử lý văn bản. Tìm kiếm, báo cáo, tổng hợp văn bản nhanh chóng, chính xác và dễ dàng. Gửi nhận văn bản giữa các cơ quan và đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng. Trao đổi thông tin qua hệ thống thư điện tử giữa các đơn vị tham gia trên mạng diện rộng và internet. Quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp cong cụ tra cứu khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả.
Về thông tin liên lạc giữa các phòng ban cũng được trang bị điện thoại bàn để tiện truyền tải thông tin.
Văn phòng xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện ngày càng hiệu quả chỉ thị số 28-CT/TW , ngày 16 tháng 9 năm 2013 của Ban bí thư Trung ương Đảng về tăng cường công tác đảm bảo an toàn thông tin mạng, tiến hành rà soát các thiết bị công nghệ thông tin theo công văn số 1593-CV/VPTU, Ngày 05/11/2014 của Văn phòng tỉnh ủy Quảng Ninh “V/v thống kê thiết bị công nghệ thông tin, phục vụ xây dựng đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2015-2020”. Triển khai xây dựng công cụ ký số GCA-01 và USB bảo mật DC-02MB .
Nhìn chung thì công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Thị ủy được thực hiện tốt. Văn phòng triển khai các phần mềm, trang thiết bị hiện đại vào hoạt động của văn phòng ngày càng hiệu quả. Cơ quan đã tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng các phần mềm, trng thiết bị cho nhân viên trong văn
phòng. Tuy nhiên thì nó cũng tồn tại một số vấn đề cần phải khắc phục đó là đội ngũ nhân viên văn phòng trình độ tin học, tiếng anh chưa cao nhất là đội ngũ làm lâu năm. Kinh phí hạn hẹp nên trang thiết bị chưa được ứng dụng đồng bộ.