8. Cấu trúc đề tài
2.2.3.4. Tổ chức quản lý công tác văn thư,lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nghiệp vụ chính của công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. Đây là đầu mối quan trọng trong các hoạt động quản lý văn bản, tài liệu diễn ra tại cơ quan. Đây là nội dung quan trọng chiếm một phần không hề nhỏ trong hoạt động của công tác văn phòng.
a. Mô hình tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ tại Thị ủy Quảng Yên.
Tại Thị ủy Quảng Yên Văn thư-lưu trữ được bố trí thành 2 phòng tách biệt nhau: - Phòng văn thư được bố trí ở tầng 1 của dãy nhà 2 tầng, ngay lối hành lang ra vào của cơ quan. Bố trí như vậy để thuận tiện cho việc giao dịch, giúp cho mọi người đến cơ quan giao dịch có thể nhìn thấy dễ dàng và nhanh chóng.
phận văn thư theo phương thức tập chung tất cả các văn bản giấy tờ phải qua bộ phận văn thư, tất cả văn bản đi- đến đều được quản lý bằng sổ đăng ký văn bản đi- đến và phần mềm quản lý văn bản tại phòng văn thư. Các ban giúp việc trong cơ quan Thị ủy không bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ riêng. Thị ủy hiện nay có 01 nhân viên văn thư .
+ Phòng văn thư được cơ quan trang bị các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc như: 02 máy vi tính, 1 bộ bàn ghế tiếp khách, 01 máy điều hòa, quạt trần,1 bộ bàn ghế làm việc, bàn làm việc có ngăn khóa để bảo quản con dấu của cơ quan.01 tủ đựng tài liệu, máy fax, máy in, máy scan, bút, giấy…
- Phòng lưu trữ cơ quan được bố trí riêng biệt 01 phòng ở tầng 1, gần cầu thang của dãy nhà 02 tầng . Phòng lưu trữ được cơ quan bố trí nơi khô ráo. Phòng lưu trữ do 01 nhân viên chịu trách nhiệm đảm nhận. Nhân viên lưu trữ hiện tại của Thị ủy là nhân viên tạp vụ kiêm photocopy, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của cấp ủy và văn phòng. Phòng lưu trữ được trang bị 02 máy tính, máy fax, máy in, kẹp, giá đựng tài liệu, 02 tủ đựng tài liệu, trưng bày sách lịch sử đảng, điều hòa, quạt trần,. 03 bàn làm việc, máy hút ẩm, thiết bị phòng chống cháy, nổ,giấy, bút, giá, kệ, hộp bảo quản tài liệu…
b. Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ.
Thị ủy Quảng Yên là cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện. Là cơ quan chỉ đạo cao nhất của Thị xã Quảng Yên do đó cơ quan hàng ngày đã ban hành một khối lượng văn bản lớn với nhiều loại khác nhau. Công tác văn thư, lưu trữ của Thị ủy được thực hiện khá tốt theo quy định của nhà nước. Qua khảo sát tôi thấy rằng hiện nay cơ quan vẫn chưa ban hành quy chế văn thư - lưu trữ riêng. Chưa ban hành văn bản cụ thể hóa hướng dẫn vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. Cơ quan vẫn thực hiện theo quy định của Đảng và Nhà nước.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước, văn bản hướng dẫn của TW Đảng. Thị ủy Quảng Yên đã nhận thức rõ được vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định cũng như sự
thống nhất thực hiện trong toàn cơ quan, thì khi có các văn bản quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan có thẩm quyền ban hành thì văn phòng Thị ủy sẽ tiến hành sao y bản chính và gửi cho các đơn vị thực hiện. Cán bộ văn thư sẽ xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan mình để sao y bản chính và gửi cho các Ban Đảng, đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện các văn bản của cấp trên được hiệu quả nhất. Khi có những văn bản mới quy định của TW, của Tỉnh thì văn phòng Thị ủy sẽ tiến hành tham mưu cho Thường trực Thị ủy xây dựng kế hoạch mở lớp tập huấn để triển khai các văn bản hướng dẫn của TW và Tỉnh khi được sự đồng ý của Thường trực Thị ủy, văn phòng Thị ủy sẽ mở lớp tập huấn để triển khai cho các cán bộ, công chức trong cơ quan.
Hiện nay công tác văn thư, lưu trữ ở Thị ủy được thực hiện theo các văn bản sau: - Luật lưu trữ năm 2011.
- Quy định số 270-QĐ/TW của Ban chấp hành trung ương ngày 06/12/2014 về Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam.
- Hướng dẫn số 17-HD/VPTW của Văn phòng trung ương ngày 16/12/2016 về việc lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Hướng dẫn 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương về thể thức văn bản của Đảng .
- Hướng dẫn 08-DH/BTCTW ngày 09/11/2011 của ban Tổ chức Trung ương về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức đảng.
- Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.
- Công văn số 629-CV/VPTU ngày 27 tháng 04 năm 2015 của Thị ủy Quảng Yên về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Đại hội Đảng các cấp.
c. Tổ chức và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Nghiệp vụ văn thư.
Qua quá trình kiến tập và thực tập tại văn phòng Thị ủy Quảng Yên tôi tìm hiểu và được biết trình độ chuyên môn của người làm công tác văn thư tại văn phòng Thị ủy Quảng Yên có trình độ Cao đẳng Quản trị văn phòng, trước đây học ngành quản trị văn phòng của Trường đại học Nội vụ Hà Nội. Được trang bị đầy đủ kiến thức để thực hiện các nghiệp vụ văn thư, đáp ứng công việc của cơ quan. Hằng năm văn thư cơ quan còn tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ .
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Hiện nay để đảm bảo độ chính xác về mặt nội dung, đồng thời hạn chế việc quá tải cho nhân viên soạn thảo, đánh máy thì văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban nào thì do cán bộ chuyên môn ở các phòng, ban đó soạn thảo, cán bộ nhân viên căn cứ vào yêu cầu công việc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để ban hành văn bản. Cán bộ chuyên trách của văn phòng Thị ủy soạn thảo những văn bản đề cập đến các vấn đề chung của cơ quan, soạn thảo những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng và các văn bản do lãnh đạo văn phòng, cơ quan chỉ đạo. Đối với một số văn bản quan trọng như “Báo cáo chính trị” việc soạn thảo văn bản được văn phòng soạn thảo dưới dạng dự thảo sau đó tập thể Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đảng bộ cho ý kiến chỉ đạo sau đó văn phòng bổ sung, chỉnh sửa hoàn chỉnh văn bản, trình Thường trực Thị ủy ký và văn thư làm thủ tục ban hành văn bản.
Ví dụ : Văn bản của Ban Tuyên giáo Thị ủy sẽ do chuyên viên ban Tuyên giáo thực hiện soạn thảo.
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong sẽ được chuyển lên cho trưởng đơn vị xem xét, kiểm tra. Sau đó trình lên người có thẩm quyền để ký ban hành.Việc soạn thảo văn bản có sự thống nhất cao.
Thị ủy Quảng Yên là cơ quan Đảng nên thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khác so với văn bản hành chính.Tại Thị ủy Quảng Yên vấn đề thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện đúng theo quy định hiện hành. Hiện tại được thực hiện theo Hướng dẫn sô 11 – HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng và Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.
Nhìn chung thì công tác soạn thảo và ban hành tại thị ủy được thực hiện tốt, văn bản ban hành đảm bảo 8 thành phần thể thức bắt buộc theo quy định. Văn bản ban hành đảm bảo thể thức và nội dung. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện qua các bước và khâu nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của Chánh văn phòng và lãnh đạo đơn vị.
- Quản lý văn bản đi.
Trong quá trình điều hành, chỉ đạo và giải quyết công việc tại Thị ủy Quảng Yênđã phát sinh một khối lượng rất lớn các văn bản do Thị ủy cũng như các phòng ban, đơn vị trực thuộc ban hành. Tại Thị ủy văn bản được đăng ký theo nhiệm kỳ.
Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại Thị ủy theo nhiệm kỳ 2015-2020. Từ tháng 7/2015 đến tháng 22/2/2017.
Tên loại văn bản Số lượng
Báo cáo 201 Quyết định 287 Kế hoạch 36 Thông báo 332 Công văn 300 Giấy mời 168 Hướng dẫn 6 Kết luận 79 Tờ trình 14 Nghị quyết 13 Chương trình 16 Chỉ thị 04
Phụ lục 06:(Nguồn sổ đăng ký văn bản đi của Thị ủy Quảng Yên). Tại Thị ủy Quảng Yên văn bản đi được quản lý theo quy trình sau:
- Soạn thảo văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Lưu văn bản đi.
Qua bảng số liệu văn bản phát hành của Thị ủy có thể thấy thông báo và công văn là hai thể loại văn bản được cơ quan Thị ủy ban hành chiếm tỷ lệ cao nhất. Trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thì đã phải ban hành rất nhiều thông báo để thông tin về các vấn đề, các sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan trên địa bàn biết và thực hiện. Đồng thời công văn được ban hành nhiều bởi trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cũng cần phải trao đổi, truyền đạt công việc với rất nhiều cơ quan, đơn vị đó là lý do mà hai văn bản này được sử dụng nhiều nhất. Ngược lại với hai loại trên thì chỉ thị và hướng dẫn là loại văn bản được sử dụng khá ít. Hướng dẫn (06 văn bản), chỉ thị (04 văn bản). Bởi tính mục đích của hướng dẫn chỉ dùng trong trường hợp khi cơ quan Thị ủy cần giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của Thị uỷ hoặc của cơ quan Đảng cấp trên còn chỉ thị thì thường dùng để chỉ đạo các cấp uỷ, tổ chức, chi đảng ủy cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể do Thị ủy ban hành.
Ví dụ: Hướng dẫn số 06-HD/TU ngày 21/12/2016 của Ban thường vụ về hướng dẫn bổ sung nội dung, kiểm điểm, đánh giá phân loại chất lượng tổ chức cơ sở Đảng, đảng viên năm 2016. Chỉ thị số 04-CT/TU ngày 11/11/2016 của Ban thường vụ Thị ủy về công tác phòng chống cháy, nổ và cứu nạn, cứu hộ trên địa bàn thị xã.
Nhìn chung thì công tác quản lý văn bản đi của Thị ủy được thực hiện tốt. Các bước được thực hiện nghiêm túc, theo quy định của Đảng và nhà nước. Văn bản đi của cơ quan được văn thư đăng ký vào sổ công văn đi và được scan đăng ký
vào sổ văn bản trên máy vi tính theo sự quản lý trực tiếp của cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Tuy nhiên do số lượng công việc nhiều nên việc vào sổ văn bản trên máy tính còn chậm trễ, tồn đọng nhiều văn bản. Văn bản ban hành đôi khi còn sai sót về thể thức.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tại Thị ủy Quảng Yên văn bản đến được quản lý kịp thời chính xác và thống nhất. Những văn bản đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn” dấu “khẩn” đều được cán bộ văn thư tiến hành làm thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được. Việc gửi nhận, phân phối văn bản”mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” được tiến hành theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước. Tại Thị ủy trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản thuộc về Chánh Văn phòng ( Ông Đống Văn Đô).
Tất cả văn bản đến đều đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của cơ quan trên internet. Văn bản đến cơ quan qua hòm thư được văn thư in ra và chuyển cho lãnh đạo để xin ý kiến xử lý.
Việc chuyển giao hay cho ý kiến xử lý đều được chuyển giao trên môi trường mạng, hòm thư nội bộ.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, phòng, ban của Thị ủy Quảng Yên và những nội dung, yêu cầu của văn bản mà các đơn vị, cá nhân phải có trách nhiệm giải quyết những nội dung mà văn bản yêu cầu. Khi nhận được văn bản các đơn vị, cá nhân tiến hành giải quyết kịp thời theo thời hạn được giao.
Việc theo dõi giải quyết, đôn đốc giải quyết văn bản đến trách nhiệm chính thuộc về chánh văn phòng. Chánh văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến đúng theo yêu cầu nội dung và thời hạn quy định, đồng thời chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Thị ủy Quảng Yên về việc xử lý văn bản đến của chuyên viên các phòng thuộc Văn phòng Thị ủy. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số lượng văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết và văn bản đã đến thời hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho Chánh Văn phòng Thị ủy. Việc theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản là thực sự cần thiết nhằm nâng cao tính trách nhiệm của các phòng ban, các cá nhân trong giải quyết công việc; đảm bảo công việc được giải quyết đúng thời hạn quy định. Đây cũng chính là cơ sở để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc trong Thị ủy.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Tại Thị ủy con dấu do nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, con dấu tại Thị ủy được nhân viên văn thư bảo quản trong tủ. Con dấu được nhân viên văn thư giữ gìn sạch sẽ, cất giữ cẩn thận. Khi hết giờ làm việc con dấu được nhân viên văn thư cất vào tủ khóa lại cẩn thận. Chỉ duy nhất nhân viên văn thư có chìa khóa tủ. Khi nhân viên văn thư nghỉ thì sẽ báo cáo với Chánh văn phòng khi đó văn thư sẽ bàn giao cho Chánh văn phòng sử dụng và bảo quản con dấu hoặc giao cho người khác nhưng phải được sự chỉ đạo của người có thẩm quyền bẳng văn bản.Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm về việc bảo quản và sử dụng con dấu trước lãnh đạo cơ quan. Tại Thị ủy thì lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan cũng thường xuyên nhắc nhở, chỉ đạo và kiểm tra về vấn đề sử dụng và bảo quản con dấu cơ quan.
Văn phòng Thị ủy Quảng Yên quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của