8. Cấu trúc đề tài
1.2.2.9. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác Văn phòng là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất công việc, nâng cao hiệu quả của cơ quan, tổ chức thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Nhằm hiện đại hóa văn phòng và nâng cao chất lượng công việc những năm qua cấp ủy đã tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn cơ quan, tổ chức cũng như công tác văn phòng.
Trên đây là một số nội dung của công tác văn phòng. Để đánh giá quá trình thực hiện các nội dung trên thì văn phòng cơ quan, tổ chức cần thực hiện tốt hoạt
động kiểm tra, đánh giá. Kiểm tra, đánh giá các hoạt động văn phòng sẽ giúp cho các nhiệm vụ được đảm bảo thực hiện đồng thời cũng nâng cao trách nhiệm trong công việc của đội ngũ nhân sự văn phòng đảm bảo cho công việc được thông suốt nhịp nhàng. Đồng thời văn phòng cũng cần thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng đây là hoạt động nhằm khích lệ tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên. Khích lệ các tập thể, cá nhân nỗ lực phấn đấu, tạo được khí thế thi đua sôi nổi, phấn khởi hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ngoài các nội dung trên thì văn phòng cũng cần quan tâm đến việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ bởi các quy định này sẽ là cơ sở tạo nên sự thống nhất trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.
Tiểu kết chương 1
Chương này tập trung trình bày cơ sở lý luận về văn phòng và các nội dung của công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức. Qua đó ta hiểu được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và một số nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Trên cơ sở lý luận này giúp cho chương 2 làm sáng tỏ vấn đề công tác văn phòng ở phần thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 2.1. Tổng quan về Thị ủy Quảng Yên.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thị ủy Quảng Yên.
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Thị ủy Quảng Yên.
Thị ủy Quảng yên là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ thị xã giữa 2 kỳ Đại hộị, chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước Đảng bộ thị xã và Ban Thường vụ Tỉnh ủy về lãnh đạo, thực hiện có hiệu quả Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ thị xã, các chủ chương của Đảng , chính sách, pháp luật của Nhà nước trên địa bàn thị xã.
- Thảo luận và quyết định chủ trương, biện pháp lớn thực hiện các Nghị quyết, chỉ thị và quyết định của cấp ủy cấp trên, chính sách lớn của Nhà nước.
- Thảo luận và quyết định chủ trương, biện pháp, kế hoạch thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thị xã, các vấn đề về phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch dài hạn hàng năm về kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh, về công tác xây dựng Đảng, chính quyền, đoàn thể của thị xã những vấn đề quan trọng trước khi Hội đồng nhân dân thị xã thảo luận, quyết định.
- Ban hành chương trình công tác, chương trình kiểm tra, giám sát toàn khóa và hàng năm của Ban chấp hành, Ban thường vụ.
- Thực hiện công tác chuẩn bị Đại hội Đảng bộ thị xã.
- Cho ý kiến về nhân sự và các vấn đề khác mà Đảng quy định phải đưa ra hội nghị Ban Chấp hành quyết định như: thành lập, giải thể tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc; bầu cử Ban thường vụ, Bí thư, Phó bí thư, Ủy ban kiểm tra, Chủ nhiệm ủy ban kiểm tra…
- Giải quyết các vấn đề quan trọng phát sinh mà Ban Thường vụ Thị ủy hoặc có ít nhất 1/3 số Uỷ viên Ban chấp hành thấy cần đưa ra tập thể Thị ủy thảo luận, quyết định.
Phụ lục 01. (Quyết định số 35- QĐ/TU ngày 09/09/2015 của Ban chấp hành
về việc Ban hành Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ thị xã Quảng Yên khóa XX, nhiệm kỳ 2015- 2020)
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Thị ủy Quảng Yên.
Thường trực Thị ủy gồm Bí thư, các Phó Bí thư. Các phòng ban tham mưu, giúp việc cho Thị ủy - Ban Tổ chức Thị ủy.
- Ban Dân vận Thị ủy. - Uỷ ban kiểm tra Thị ủy. - Ban Tuyên giáo Thị ủy. - Văn phòng Thị ủy. - Ban Thường vụ Thị ủy.
- Trung tâm bồi dưỡng chính trị.
- Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
* Bí Thư Thị ủy: là người đứng đầu Ban Chấp hành hành Đảng bộ thị xã, chịu trách nhiệm cao nhất trước Tỉnh ủy và trước Đảng bộ, nhân dân thị xã về sự lãnh đạo của Đảng bộ trên các lĩnh vực công tác của thị xã và trước những công việc được phân công.
* Phó Bí thư: Các Phó bí thư Thị ủy cùng với Bí thư Thị ủy chịu trách nhiệm về mặt công tác và hoạt động hàng ngày của Thường trực Thị ủy. Giúp Bí thư giải quyết các công việc hàng ngày của Thị ủy.Thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ quy định.Thực hiện các công việc theo sự phân công, chỉ đạo của Bí thư.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Thị ủy.
Phụ lục 02.(Quyết định số 1361-QĐ/TU ngày 11/08/2014 của Ban Thường
vụ Thị ủy về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, mối quan hệ công tác của Văn phòng Thị ủy Quảng Yên).
2.1.2.1. Chức năng của văn phòng Thị ủy.
- Là cơ quan tham mưu, giúp việc Thị uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Thị uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc Thị uỷ; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thị uỷ.
- Phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của cấp ủy; trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Thị uỷ và bảo đảm cơ sở vật chất cho các hoạt động của Thị uỷ,
Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc Thị uỷ.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Thị ủy.
* Nghiên cứu, đề xuất: Chủ trì giúp Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ xây dựng và tổ chức thực hiện Chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Thị ủy; phối hợp giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực Thị ủy xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc của cấp ủy. Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Thị ủy.
- Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng Thị uỷ
* Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:
- Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở và các cơ quan Đảng trực thuộc Thị uỷ.
- Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng Đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng. - Theo dõi, đôn đốc các tổ chức Đảng, các cấp uỷ trực thuộc Thị uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định
* Thẩm định, thẩm tra:
- Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Thị uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được Thường trực, Ban Thường vụ Thị uỷ giao trước khi trình Thị uỷ, Ban Thường vụ Thị uỷ.
* Phối hợp:
- Các ban xây dựng Đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết việc thực hiện các nhiệm vụ công tác của Thị ủy.
- Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc của Thị uỷ, Ban Thường vụ Thị uỷ.
* Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ giao:
- Là đầu mối giúp Thường trực Thị uỷ xử lý công việc hằng ngày; phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo
của Thị uỷ.
Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của Thị uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban Đảng, cơ quan thuộc Thị uỷ; tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng bộ thị xã.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực, BanThường vụ Thị ủy và Thị uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ cơ sở, cơ quan, tổ chức ở thị xã theo quy định.
- Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Thị uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Thị uỷ giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
- Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Thị uỷ; hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội thị xã để báo cáo với Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ.
- Là chủ sở hữu tài sản của Thị uỷ theo sự uỷ quyền của Ban Thường vụ Thị uỷ. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Thị uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc Thị uỷ theo phân công, phân cấp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Thị uỷ giao.
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Văn phòng Thị ủy Quảng Yên làm việc theo chế độ thủ trưởng trong đó: - Lãnh đạo gồm có: 01 Chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng.
- Biên chế : Có từ 11 – 13 biên chế , biên chế cụ thể từng năm do Thường trực Thị ủy quyết định trong tổng biên chế khối Đảng – Đoàn thể Thị xã được Ban Thường vụ Tỉnh ủy giao.
Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm cao nhất và chịu trách nhiệm trước Thị ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Thị ủy và quy định của Đảng , của pháp luật về thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao.
công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, quy định của Đảng, của pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.
Cán bộ công chức cơ quan khi thực hiện nhiệm vụ phải tuân theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự lãnh đạo của lãnh đạo văn phòng Thị ủy, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về thực hiện nhiệm vụ được phân công.
Phụ lục 03 (Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Thị ủy Quảng yên).
* Tiểu kết: Trên đây là tình hình cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của Thị ủy và của Văn phòng Thị uỷ Quảng Yên. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cũng như các bộ phận được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Đảng và nhà nước. Các cán bộ, các bộ phận chuyên môn tại Thị ủy được phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng bằng văn bản điều này sẽ góp phần giúp cho các cá nhân có liên quan nắm vững các nhiệm vụ, chức năng của bản thân góp phần thực hiện công việc được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
2.2. Thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên.
2.2.1. Tổ chức bộ máy và bố trí sắp xếp nhân sự khoa học
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan giao phó, văn phòng luôn phải tìm ra phương thức tổ chức bộ máy một cách hiệu quả nhất nhằm hướng tới mục tiêu chung là nâng cao chất lượng và hoạt động đạt hiệu quả tốt nhất.
2.2.1.1. Mô hình tổ chức văn phòng Thị ủy Quảng Yên.
Văn phòng Thị ủy Quảng Yên làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng gồm có 02 Phó chánh văn phòng và các bộ phận chuyên môn.
Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Thị ủy Quảng Yên. Cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng gồm có các phòng sau.
- Phòng văn thư. - Phòng lưu trữ. - Phòng Tổng hợp. - Phòng Quản trị. - Phòng bảo vệ - lái xe
- Phòng tài chính- kế toán. - Phòng tạp vụ.
Qua quá trình kiến tập, thực tập tại văn phòng Thị ủy Quảng Yên, tôi nhận thấy mô hình văn phòng Thị ủy Quảng Yên được tổ chức tách riêng thành từng phòng. Các phòng được tổ chức ở cạnh nhau để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và phối hợp làm việc.
Các phòng ban được bố trí như sau:
- Phòng văn thư được bố trí ở tầng 1 của dãy nhà 2 tầng, ngay lối hành lang ra vào của cơ quan. Bố trí như vậy để thuận tiện cho việc giao dịch, giúp cho mọi người đến cơ quan giao dịch có thể nhìn thấy dễ dàng và nhanh chóng.
+ Phòng văn thư được cơ quan trang bị các trang thiết bị , máy móc phục vụ cho công việc như: 02 máy vi tính, 1 bộ bàn ghế tiếp khách, 01 máy điều hòa, quạt trần,1 bộ bàn ghế làm việc, bàn làm việc có ngăn khóa để bảo quản con dấu của cơ quan.01 tủ đựng tài liệu, máy fax, máy in, máy scan, bút, giấy…
- Phòng lưu trữ cơ quan được bố trí riêng biệt 01 phòng ở tầng 1, gần cầu thang của dãy nhà 02 tầng. Phòng lưu trữ được cơ quan bố trí nơi khô ráo. Phòng lưu trữ do 01 nhân viên chịu trách nhiệm đảm nhận.
- Phòng tổng hợp, kế toán và phó chánh văn phòng cũng được bố trí ở tầng 1 của dãy nhà 2 tầng. Các phòng cạnh nhau và có mối liên hệ giữa các phòng.
- Riêng phòng Chánh văn phòng được bố trí ở tầng 1 thuộc dãy nhà 2 tầng ở giữa cơ quan, tách biệt dãy nhà 2 tầng mà các bộ phận văn phòng đang bố trí. Phòng chánh văn phòng được bố trí bên cạnh phòng khách cơ quan và gần phòng của Bí thư và Phó bí thư cơ quan. Bố trí như vậy để tiện cho công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan. Tiện cho công tác tiếp khách và quan sát, chỉ đạo hoạt động của văn phòng.
- Bộ phận bảo vệ được bố trí ở cổng cơ quan tiện cho việc quản lý và bảo vệ sự an toàn của cơ quan.
- Bộ phận lái xe, tạp vụ, cấp dưỡng bố trí riêng ở một dãy nhà.
Mô hình văn phòng Thị ủy bố trí như trên sẽ giúp cho bí mật thông tin và sự yên tĩnh làm việc. Tuy nhiên nó cũng gây mất thời gian cho việc đi lại trao đổi công việc giữa các phòng ban, cá nhân .
2.2.1.2. Bố trí, sắp xếp nhân sự trong văn phòng Thị ủy Quảng Yên.
- Lực lượng nhân sự trong cơ quan văn phòng được hiểu là tất cả những người tham gia vào hoạt động của văn phòng, bất kể họ làm gì, giữ vị trí hay cương