8. Kết cấu đề tài
2.2.5.Quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty
Để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả nhất, ngoài việc áp dụng các nguyên tắc, công ty cũng áp dụng một quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt, phù hợp nhất với tổ chức mình. Dưới đây là quy trình tuyển dụng của Công ty:
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng của Công ty Cổ phần may Năm Châu
(Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính)
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụngvà lập kế hoạch tuyển dụng
Hàng năm, sau khi Ban Giám đốc đưa ra kế hoạch chiến lược kinh doanh của công ty, phòng Tổ chức - Hành chính phối hợp cùng các phòng ban trong công ty sẽ tiến hành hoạch định nguồn nhân lực cần tuyển dụng. Các phòng ban sẽ nhận được kế hoạch tuyển dụng vào đầu năm, sau đó sẽ đưa ra ý kiến của mình về vấn đề tuyển dụng. Khi có nhu cầu về tuyển bổ sung, các phòng ban sẽ đưa ra đề xuất tuyển dụng gửi phòng Tổ chức - Hành chính (Phụ lục 02), sau đó phòng trình lên Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt. Sau khi được sự đồng ý của Giám đốc, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ chuẩn bị và tiến hành xác lập nhu cầu tuyển dụng.
Để xác định được nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả, các phòng ban trong Công ty cần thực hiện phân tích công việc. Hoạt động phân tích công việc có liên quan và là cơ sở cho tất cả các hoạt động quản trị nhân lực khác.Công ty Cổ phần may Năm Châu có thực hiện phân tích công việc tuy nhiên chỉ dừng lại ở việc trưởng các bộ phận phân tích, tổng hợp và nhân viên thực hiện theo, chưa được thống nhất từ bộ phận quản lý đến phân xưởng sản xuất. Công tác phân tích công việc chưa thực sự bài bản và chưa có cơ sở chính xác để phục vụ cho công tác tuyển dụng.
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm: nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển
Xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Phỏng vấn Ra quyết định tuyển dụng
dụng và thời gian tuyển dụng.
Sau đó, ông Nguyễn Chí Dũng- trưởng phòng Tổ chức - Hành chính sẽ lập bản kế hoạch đầy đủ về kế hoạch tuyển dụng kèm theo bảng chi tiết nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, của các vị trí và trình Giám đốc duyệt.
Bảng chi tiết nhu cầu tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2015- 2017 (Phụ lục 03)
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng cùng với kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt, được sự đồng ý của Tổng giám đốc, phòng Tổ chức- Hành chính đưa ra thông báo tuyển dụng. Nội dung của thông báo tuyển dụng gồm: Tên công ty, vị trí việc làm, yêu cầu về trình độ, độ tuổi, giới tính, lương, địa chỉ liên hệ,…
Bản thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần may Năm Châu (Phụ lục 04, 05).
Với thiết kế ngắn gọn nhưng dễ hiểu, dễ nắm bắt, bản thông báo tuyển dụng của Công ty đã thể hiện rõ các vị trí cần tuyển, các quyền lợi được hưởng và cách thức nộp hồ sơ giúp cho ứng viên dễ dàng ứng tuyển vào các vị trí của Công ty.
Sau khi đã thu hút được ứng viên từ các nguồn tuyển dụng khác nhau đến xin việc, Công ty tiến hành quy trình tuyển chọn và tìm ra người phù hợp với yêu cầu và vị trí công việc.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Việc tiếp nhận hồ sơ được tiến hành thông qua các hình thức như: nộp hồ sơ trực tiếp,thông qua đường bưu điện hoặc hồ sơ điện tử.
Phòng Tổ chức - Hành chính trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ này, tiến hành xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh các yêu cầu của công việc, nếu chưa đủ yêu cầu nên loại bỏ hoặc đề nghị bổ sung.
Theo quy định của công ty, hồ sơ xin việc phải cung cấp nhiều thông tin cho nhà tuyển dụng và phải tạo được sự khác biệt với các hồ sơ khác nhằm gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Hồ sơ gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, giấy khai sinh bản sao, các văn bằng chứng chỉ đào tạo (nếu có).
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng Tổ chức-Hành chính sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại hồ sơ. Sau đó, sẽ thông báo thời gian và địa
điểm phỏng vấn những ứng viên đạt yêu cầu.
Bước 4: Phỏng vấn
Cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính kết hợp cùng các bộ phận chuyên môn lên kế hoạch và tiến hành phỏng vấn.
* Đối với lao động thời vụ và lao động trực tiếp sản xuất, công ty sẽ chia thành 02 vòng phỏng vấn là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp.
* Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn chuyên sâu, bởi công việc này đòi hỏi nhiều hơn về trình độ và các kỹ năng khác.
Thành phần phỏng vấn gồm:
- Cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính. - Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng. - Chuyên gia, cán bộ tuyển dụng liên quan. - Ban giám đốc (nếu cần).
Hội đồng phỏng vấn do Tổng giám đốc Công ty quyết định thành lập. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ở vòng phỏng vấn chuyên sâu, Hội đồng phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi liên quan đến chuyên môn. Trong quá trình phỏng vấn, luôn tạo cảm giác tự tin và được coi trọng đối với ứng viên, đưa cuộc phỏng vấn theo đúng hướng, đúng mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn cũng tạo điều kiện và giải đắp những khúc mắc của ứng viên.
Sau quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp và ra quyết định các ứng viên sẽ được chọn vào vị trí công việc cần tuyển.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
Đây là bước quan trọng trong quá trình tuyển chọn. Sau khi ứng viên trải qua các bước tuyển trên, sẽ được ký hợp đồng thử việc với công ty. Thời gian thử việc từ 01 đến 02 tháng tùy thuộc vào vị trí được tuyển.
Hợp đồng thử việc (Phụ lục 06).
Sau khi kết thúc quá trình thử việc, cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành đánh giá quá trình thử việc của ứng viên dựa trên các tiêu chí: Mức độ
thực hiện công việc và chất lượng công việc, kiến thức, khả năng giao tiếp, ý thức tập thể, tinh thần và tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Dựa vào sự đánh giá của mình, cán bộ phòng Tổ chức- Hành chính sẽ tổng hợp và báo cáo với Tổng giám đốc nếu đạt yêu cầu và ký hợp đồng không xác định thời hạn.
Hợp đồng lao động (Phụ lục 07,08).
Bước 6: Tổ chức đào tạo và hòa nhập
Công tác đào tạo và hòa nhập ứng viên được thực hiện song song với quá trình thử việc. Trong quá trình thử việc, nhân viên mới được công ty trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty như:
- Về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Các chính sách chủ yếu của Công ty: lương thưởng, các chế độ đãi ngộ và phúc lợi khác.
Sau khi giới thiệu tổng quát về Công ty, nhân viên mới sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn. Nhân viên mới được đi thăm quan nhà xưởng của Công ty đặc biệt các nơi liên quan đến công việc đảm nhận.
Công ty phải tạo được mối liên kết, sự gần gũi, thân thiện giữa nhân viên cũ và nhân viên mới, tạo cho nhân viên mới sự thoải mái với môi trường làm việc.
Trên đây là quy trình tuyển dụng của Công ty Cổ phần may Năm Châu, quá trình tuyển dụng này mang lại hiệu quả tuyển dụng rất tốt cho Công ty cả về số lượng và chất lượng, tìm kiếm được những ứng viên không chỉ đáp ứng yêu cầu về năng lực, trình độ, kỹ năng mà còn cả phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
So với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực khác, Công ty Cổ phần may Năm Châu có chính sách tuyển dụng khá nổi bật, họ ưu tiên tuyển những lao động có kinh nghiệm và đã qua đào tạo để giảm bớt chi phí hòa nhập và đào tạo sau tuyển dụng. Lao động mới tuyển phù hợp với nhu cầu và đáp ứng đủ nhân sự cho chiến lược sản xuất của Công ty.