8. Kết cấu của đề tài
1.5.2. Tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính
Hành chính là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng. Vì vậy, tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính lại càng được chú trọng. Nội dung tham mưu, tổng hợp hành chính bao gồm: Tham mưu trong xây dựng chương trình kế hoạch; tham mưu xây dựng quy chế làm việc; tham mưu về công tác soạn thảo văn bản; tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ
1.5.2.1. Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch
Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và các phương pháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định.
Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho lãnh đạo cơ quan tham mưu và xây dựng chương trình, kế hoạch. Cùng với đó văn phòng cũng là bộ phận tổ chức thực hiện, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch.
Tham mưu chương trình, kế hoạch giúp cho nhà quản lý hoạch định và làm việc một cách khoa học, tránh được những rủi ro không mong muốn, biết ứng phó với các tình huống xấu xảy ra. Công tác tham mưu chương trình, kế hoạch còn gắn liền với hoạt động điều hành, bởi vì chương trình, kế hoạch bao gồm cả phân công nhiệm vụ giúp cho việc kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm với các bộ phận trong cơ quan.
Đối với văn phòng, tham mưu chương trình, kế hoạch xa hay gần tuỳ thuộc vào công việc đó, nhưng đòi hỏi trình độ của đội ngũ văn phòng. Ngoài ra khi tham mưu xây dựng kế hoạch văn phòng cần nhìn vào đúng trọng tâm của vấn đề và nhìn nhận vào thực tế để có những phương án tham mưu tối ưu nhất.
Nội dung tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch bao gồm: Tham mưu chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng, tuần của cơ quan.
1.5.2.2. Tham mưu trong xây dựng quy chế làm việc
Quy chế, nội quy, quy định là một văn bản của cơ quan, tổ chức mà ở đó có các nguyên tắc, quy trình, thủ tục nhất định đòi hỏi mọi người trong cơ quan đó phải thực hiện. Hiện nay tại các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp quy chế, nội quy là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động. Có thể kể đến đơn giản một số nội quy, quy chế như: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ; Quy chế làm việc; Quy chế thi đua khen thưởng…
vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó. Khi tham mưu xây dựng cần phải dựa trên ý kiến dự thảo của các đơn vị, các bộ phận trong cơ quan và ý kiến xây dựng của lãnh đạo cơ quan. Sau đó văn phòng là nơi hoàn thiện; xin xác nhận của lãnh đạo và ban hành rộng rãi trong nội bộ cơ quan, tổ chức để mọi người cùng thực hiện. Ngoài ra, văn phòng cũng là bộ phận trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo về công tác tập huấn, bồi dưỡng cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan về quy chế, nội quy, quy định của cơ quan bằng xây dựng kế hoạch, chương trình tập huấn, hình thức tập huấn...
Sau khi ban hành văn phòng là bộ phận điều hành, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định đảm bảo tính kỷ cương trong cơ quan, tổ chức.
1.5.2.3. Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản
Theo GS. TS Nguyễn Thành Độ: “Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan nhà nước, các đơn vị, các tổ chức. Việc soạn tảo văn bản trước hết thể hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động và mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức. Đồng thời các văn bản còn là thành quả của các cơ quan trong quản lý” [1;178]
Soạn thảo văn bản là công việc hành chính thường ngày của văn phòng, tuy đơn giản nhưng cần độ chính xác cao. Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản cần phải nắm vững bản chất, yêu cầu và nghiệp vụ chuyên môn của soạn thảo văn bản. Từ đó thông tin tham mưu lên cho lãnh đạo cơ quan mới chính xác và hiệu quả được. Lãnh đạo dựa trên cơ sở những thông tin tham mưu của văn phòng để có những quyết định bổ sung hoặc quyết định mới nhằm hoàn thiện hơn công tác soạn thảo văn bản trong cơ quan.
Văn phòng trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về công tác điều hành, tổ chức, theo dõi, kiếm tra và đánh giá quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản trong toàn cơ quan. Ngoài ra văn phòng cũng là bộ phận tham
mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên trong cơ quan về nghiệp vụ soạn thảo văn bản.
1.5.2.1. Tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ
Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức ”. [10;11-12].
Theo TS Chu Thị Hậu: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sửa dụng tài liệu lưu trữ.” [3;46].
Mọi cơ quan, tổ chức khi hoạt động đều sản sinh ra giấy tờ và liên quan trực tiếp đến văn thư, lưu trữ. Hơn nữa đây là hoạt động mang tính nghiệp vụ cao và cần có quy trình cụ thể và chính xác. Vì vậy hoạt tham mưu cho lãnh đạo để có những quyết định hợp lý là rất cần thiết. Nội dung của công tác tham mưu về VT, LT bao gồm:
- Tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng và thực hiện các văn bản quy định về công tác VT, LT trong cơ quan
- Tham mưu việc xây dựng bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Tham mưu về các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT;
- Tham mưu hoạt động hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ công tác VT, LT - Tham mưu công tác kiểm tra, thi đua khen thưởng trong công tác VT, LT.