8. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phòng Hành
Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
hai tên gọi này không có sự khác biệt. Thông thường tại các Doanh nghiệp tư nhân đặt tên cho bộ phận Văn phòng là phòng Hành chính Tác giả sử dụng tên phòng Hành chính để trình bày tiếptrong đề tài của mình
Căn cứ vào giấy phép hoạt động số: 369/LĐTBXH-GP của Bộ Lao động thương binh và Xã hội cấp ngày 10 tháng 04 năm 2014;
Căn cứ vào Điều 4, Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài theo hợp đồng;
Căn cứ vào báo cáo số: 109/2017/BC – TAMAX của công ty ngày 15 tháng 04 năm 2017 về tổ chức bộ máy hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.
2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính
a. Chức năng
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Công ty theo chương trình, kế hoạch công tác
- Đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị âm thanh – ánh sáng, tài chính và các điều kiện khác phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Công ty
+ Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản + Tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến đi công tác
+ Tổ chức công tác lễ tân, bảo vệ và nhu cầu đi lại của Công ty
b. Nhiệm vụ
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, quản lý lao động; - Thực hiện các nghiệp vụ về tổ chức hành chính;
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, nội quy trong Công ty; - Kiếm tra đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ;
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về thực hiện các chế độ, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ chính sách của người lao động tại Công ty và các chế độ liên quan đến người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
- Tiếp khách: Lao động, đối tác, …
- Bố trí phương tiện để hoạt động khi cán bộ có nhu cầu phục vụ cho công việc, ngoài ra còn tham gia tuyển chọn, tập huấn cho lao động khi có yêu cầu;
- Bộ phận lái xe, cán bộ đưa đón lao động: Làm thủ tục đưa đón lao động khi có yêu cầu
- Bộ phận Bảo vệ: Đảm bảo an ninh, giữ gìn tài sản của Công ty cũng như của người lao động
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính
01 Trưởng phòng anh Nguyễn Hữu Cương : Quản lý, điều hành mọi hoạt động của phòng;
01 Phó phòng chị Lê Thị Kim Hương : Giúp cho trưởng phòng quản lý điều hành và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng;
04 nhân viên làm việc tại phòng Hành chính;
03 nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng: Lễ tân, bảo vệ và đội xe. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Xem phụ lục 03
2.2. Thực trạng công tác tham mƣu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.2.1. Hình thức tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
Vai trò của con người luôn được đề cao trong hoạt động của Công ty nói chung và hoạt động của phòng Hành chính nói riêng. Chính vì vậy, con người làm công tác tham mưu, tổng hợp cũng được lãnh đạo Công ty quan tâm. Phòng Hành chính Công ty hoạt động theo chế độ thủ trưởng với 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng giúp việc. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của phòng Hành chính trước Ban Giám đốc.
Phó phòng là người giúp việc cho trưởng phòng về quản lý và nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phòng Hành chính chịu sự kiểm tra, giám sát của lãnh đạo văn phòng về công tác chuyên môn:
Sơ đồ 2.1. Quy trình tham mƣu của phòng Hành chính cho Ban giám đốc Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân
Phòng Hành chính tham mưu, tổng hợp theo hình thức nhân viên phụ trách các mảng chuyên môn nghiệp vụ tổng hợp thông tin từ các đơn vị thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình tham mưu cho Trưởng phòng Hành chính. Trên cơ sở đó, Trưởng phòng Hành chính tổng hợp thông tin có giá trị, tham mưu cho Ban giám đốc Công ty để Ban giám đốc có sự xem xét, điều chỉnh hoặc ra quyết định chính xác nhất.
2.2.2. Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
- Về số lượng cán bộ, công nhân viên làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty Thiên Ân bao gồm 9 người: 2 lãnh đạo và 7 nhân viên. Trong đó có 2 nhân viên làm việc ngoài văn phòng Bảo vệ, lái xe
- Về trình độ đào tạo: cán bộ, công nhân viên trong văn phòng có trình độ từ Trung học phổ thông 12/12 đến trình độ cử nhân Đại học
Nhân viên phòng Hành chính
Trưởng phòng Hành chính
STT Trình độ Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Đại học 4 44,44 % 2 Cao đẳng 3 33,33% 3 Lao động phổ thông 2 22,23 % TỔNG 9 100% Bảng 2.1. Trình độ nhân sự phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
(Nguồn: Phòng Hành chính)
Qua bảng số liệu trên, trình độ nhân sự về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu việc làm khi có đến 77,77% nhân sự có trình độ chuyên môn từ Cao đẳng trở lên. Lao động phổ thông chiếm 22,23% là do yêu cầu về công việc như: bảo vệ, lái xe chỉ cần lao động đã tốt nghiệp Trung học phổ thông và có tinh thần trách nhiệm với công việc. Tuy nhiên, qua điều tra tác giả nhận thấy nhân viên phòng Hành chính làm công tác này đều không được đào tạo chuyên ngành hành chính, văn phòng ( trừ Trưởng phòng mà được đào tạo từ các chuyên ngành khác như: Kế toán, Luật, Ngân hàng… Từ thực tế trên cho thấy, trình độ của nhân viên cơ bản được đáp ứng nhưng lại không được đào tạo chuyên sâu về hành chính – văn phòng nên không giải quyết được các công việc mang tính nghiệp vụ chuyên sâu, dễ bị động trong công việc.
- Về độ tuổi và giới tính:
+ Độ tuổi nhân sự làm công tác tham mưu tại phòng Hành chính dao động trong độ tuổi 30 tuổi đến 40 tuổi. Đây cũng chính là đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và tương đối ổn định trong công việc.
+ Giới tính nhân sự làm công tác tham mưu tại phòng Hành chính cũng khá đồng đều, 4 nam và 5 nữ. Các công việc như: Hành chính, văn thư – lưu trữ, lễ tân …phù hợp với nữ giới hơn bởi tính cẩn thận, tỉ mỉ, cần cù. Còn đối với nam giới làm việc tại phòng Hành chính như: Bảo vệ, Lái xe phù hợp hơn
chuyển giao công việc hoặc công việc bị tồn đọng giảm hiệu quả làm việc. - Bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp:
Như đã trình bày, con người đóng vai trò quan trọng trong công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan. Việc nâng cao trình độ, bồi dưỡng cho cán bộ trong công tác này là vô cùng cần thiết bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý và chất lượng ra quyết định của lãnh đạo cơ quan. Nhận thức được điều này, Ban giám đốc Công ty Thiên Ân cũng đã quan tâm nhưng chưa nhiều. Cụ thể là Công ty đã tổ chức cho cán bộ, nhân viên phòng Hành chính tham gia lớp nghiệp vụ văn phòng ngắn hạn để bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ văn phòng, các k năng giải quyết công việc để theo kịp thời đại, xu hướng của đất nước.
Tuy nhiên từ khi thành lập năm 2014 đến nay Công ty mới chỉ tổ chức 01 đợt cho nhân sự văn phòng tham gia bồi dưỡng về chuyên nghiệp vụ về tham mưu, lĩnh cực văn thư-lưu trữ, tổng hợp-thông tin-biên tập, tài chính-kế toán, lễ tân, k năng giao tiếp…bằng hình thức cử đi học tại trung tâm. Còn lại, phòng Hành chính đã chủ động triển khai các hoạt động tự đào tạo, truyền đạt kinh nghiệm từng bước nâng cao trình độ, chuyên môn cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp.
2.2.3. Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.2.3.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự
a. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy
Trưởng phòng Hành chính đã chủ động tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng và hoàn thiện bộ máy Công ty trên cơ sở tổng hợp thông tin đề xuất từ các đơn vị, cá nhân trong Công ty.(Xem phụ lục 2)
Khi tham mưu tổ chức bộ máy trong Công ty đòi hỏi người làm công tác tham mưu cần tổng hợp thông tin từ bên trong, bên ngoài Công ty để xây
dựng bộ máy cho phù hợp nhất, tránh lãng phí, cồng kềnh mà lại không hiệu quả. Bên cạnh việc tham mưu xây dựng bộ máy, phòng Hành chính còn tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng và hoàn thiện các quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị sao cho phù hợp với quy mô của đơn vị đó, để không có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. Cụ thể Ban giám đốc Công ty đã ban hành Quyết định số 05/QĐ-TAMAX ngày 22 tháng 05 năm 2014 về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng, ban, đơn vị. Tuy nhiên, Quyết định này chỉ mang tính chất chung chung, chưa đi sâu vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng.
Ngoài tham mưu, đề xuất lãnh đạo Công ty tổ chức xây dựng bộ máy theo các phương án tối ưu nhất, phòng Hành chính cũng là bộ phận tự đề xuất việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy cho nội bộ phòng. Tham mưu cho lãnh đạo cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính cũng phải dựa trên quy mô, chức năng, nhiệm vụ của công ty. Dựa vào các yếu tố trên Trưởng phòng Hành chính đã tham mưu cho Ban giám đốc việc xây dựng bộ máy phòng Hành chính theo chế độ thủ trưởng và mô hình văn phòng vừa và nhỏ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng như: Hành chính, tổng hợp, quản trị, hậu cần, văn thư, lưu trữ không chia nhỏ thành các phòng, các tổ mà thay vào đó văn phòng Công ty bố trí nhân sự trực tiếp đảm nhiệm thay cho các phòng, tổ thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Vì vậy, trong quá trình hoạt động phòng Hành chính dựa vào nhiệm vụ của các cá nhân để giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc.
* Quy trình tham mưu bộ máy của phòng Hành chính như sau:
Trưởng phòng – anh Nguyễn Hữu Cương trực tiếp ký đề án tổ chức bộ máy phòng Hành chính trình lên Tổng giám đốc phê duyệt. Giúp việc cho Trưởng phòng là phó phòng - chị Lê Thị Kim Hương với nội dung chủ yếu như sau:
- Trình bày thuận lợi, khó khăn của bộ máy hiện tại; mục đích muốn đề ra phương án tổ chức bộ máy phòng Hành chính mới.
- Trình bày sơ đồ bộ máy dự kiến, nhân sự dự kiến, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng và phân công công việc cho lãnh đạo và nhân viên phòng Hành chính.
- Đề xuất về cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính: Dựa vào quy mô và
chức năng nhiệm vụ của Công ty, văn phòng đã tổ chức bộ máy theo mô hình văn phòng vừa và nhỏ với 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 07 nhân viên làm trong văn phòng. Mô hình cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Công ty như sau:
Sơ đồ 2.2. Mô hình dự kiến cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân
b. Tham mưu tổ chức nhân sự
Công ty có cơ cấu tổ chức bộ phận Nhân sự riêng nên công tác tổ chức nhân sự trong văn phòng là không nhiều. Cụ thể, Trưởng phòng tham gia vào
Trưởng phòng Phó phòng Nhân viên hành chính, tổng hợp Nhân viên văn thư Nhân viên lưu trữ Nhân viên quản trị mạng thiết bị Nhân viên hậu cần – lễ tân Nhân viên bảo vệ Nhân viên lái xe
hội đồng tuyển dụng của Công ty, tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình tuyển dụng và tổ chức nhân sự trong Công ty.
Bên cạnh đó, phòng Hành chính cũng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Công ty về công tác nhân sự trong nội bộ phòng Hành chính. Phòng Hành chính tham mưu công tác tổ chức nhân sự trong nội bộ phòng bao gồm những nội dung như:
+ Tham mưu tổ chức hoạch định nguồn nhân sự cho văn phòng + Tham mưu tuyển dụng nhân sự
+ Tham mưu công tác tổ chức nhân sự + Tham mưu đào tạo bồi dưỡng nhân sự
+ Tham mưu công tác kiểm tra đánh giá và đãi ngộ nhân sự
2.2.3.2. Tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính
a. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác là nhiệm vụ mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải làm. Nó là hoạt động thường xuyên và thiết yếu nhằm xác định các phương hướng, các mục tiêu và cách thức để thực hiện những mục tiêu đó. Công tác này đối với Công ty Thiên Ân cũng không phải là ngoại lệ. Trưởng phòng Hành chính là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Ban Giám đốc về việc tham mưu và tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch của toàn Công ty. Chương trình, kế hoạch cũng là phương tiện giúp Trưởng phòng Hành chính điều hành công tác văn phòng và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị khác. Nội dung mà phòng Hành chính tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng chương trình, kế hoạch của Công ty bao gồm:
- Tổng hợp chương trình, kế hoạch từ các phòng trong Công ty và tham mưu xây dựng, chương trình cho toàn Công ty
- Tham mưu về kế hoạch và chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng - Tham mưu về công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch của các phòng trong Công ty
Năm Kế hoạch tuần Kế hoạch tháng Kế hoạch quý Kế hoạch năm 2014 25 7 3 1 2015 36 9 4 1 2016 40 10 4 1 2017 40 10 4 1
Bảng 2.2. Thống kê kế hoạch công tác của Công ty đƣợc ban hành từ năm 2014 đến 2017 của Công ty cổ phần Xây dựng,
Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
(Nguồn: Phòng Hành chính)
* Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm
Phòng Hành chính dựa vào: Chiến lược phát triển của Công ty; chức năng, nhiệm vụ của Công ty và các bộ phận trong Công ty; nhân sự; cơ sở vật chất; trang thiết bị để tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm. Quy trình tham mưu xây dựng, chương trình kế hoạch năm cho Công ty chủ yếu diễn ra như sau:
Bước 1: Phòng Hành chính gửi công văn yêu cầu các phòng trong Công ty xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm
Bước 2: Thu thập, xử lý, tổng hợp chương trình kế hoạch công tác năm của các phòng và của phòng Hành chính
Bước 3: Tổng hợp ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc và xây dựng dự thảo kế hoạch năm
Bước 4: Tổng hợp lại và hoàn thiện dự thảo trình Giám đốc ký duyệt