8. Kết cấu của đề tài
1.5.6. Tham mưu, tổng hợp trong một số hoạt động đặc thù
Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu, tổng hợp cho cả cơ quan. Ngoài công tác tham mưu liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, văn phòng còn tham mưu các công tác liên quan đến một số hoạt động đặc thù liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của cơ quan.. Mặc dù có đơn vị chuyên môn trong cơ quan tham mưu cho lãnh đạo và trực tiếp thực hiện, tuy nhiên lãnh đạo cơ quan vẫn cần văn phòng là bộ phận trung gian, là đầu mối thông tin của toàn cơ quan tham mưu các vấn đề quan trọng liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động. Để từ đó, lãnh đạo cơ quan có những quyết định khách quan và đúng đắn nhất khi có các phương án tham mưu từ cụ thể đến tổng hợp. Vì vậy, vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu một số hoạt động đặc thù là không thể phủ nhận.
Ví dụ: Văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương ngoài nhiệm vụ tham mưu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, văn phòng này còn có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng như: “Phối hợp với các ban tham mưu có liên quan theo dõi, đánh giá việc tổ chức, nghiên cứu, quán triệt các Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương”; “Theo dõi, đánh giá tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của cơ quan, hoạt động của cấp uỷ trực thuộc để báo cáo thường vụ, Thường trực cấp uỷ” [2;16]
* Tiểu kết chƣơng 1
Trong phạm vi chương 1, tác giả đã hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng. Muốn làm được tốt công tác này trước tiên phải hiểu được bản chất, yêu cầu và nội dung tham mưu trong phạm vi một cơ quan, tổ chức.
Từ vấn đề lý luận, chúng ta có thể thấy công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với cơ quan, tổ chức. Nhất là trong thời đại ngày nay, văn phòng lại là bộ phận không thể thiếu tại mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Chƣơng 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG,
CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.1.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.1.1.1. Những thông tin cơ bản về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân viết tắt là TAMAX là công ty cổ phần được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp phép hoạt động vào ngày 10 tháng 04 năm 2014 Xem phụ lục 01)
Địa chỉ số 172 Nguyễn Tuân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội (Xem phụ lục 01)
Điện thoại: 04.3557.1300
Mã số Doanh nghiệp: 0104953705
Công ty thuộc hình thức CTCP, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty viết bằng nước nước ngoài:
THIEN AN CONSTRUCTION, MANPOWER SUPPLY AND IMPORT – EXPORT JOINT STOCK COMPANY
Logo công ty:
- Hội đồng Quản trị Công ty quyết định việc thành lập, hoạt động hay chấm dứt hoạt động của chi nhánh, VP đại diện công ty.
- Công ty với vốn điều lệ và vốn bằng tiền mặt là 8.000.000.000 đồng Tám tỷ đồng VNĐ .
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
- Ban lãnh đạo: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, Chủ tịch hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và 03 Phó Tổng Giám đốc trong đó:
+ 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Hà Nội; + 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Thanh Hoá;
+ 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối phòng ban của Tổng công ty; Công ty có tổng cộng có 9 phòng trực thuộc, mỗi phòng đều có 01 Trưởng phòng và từ 1-2 Phó phòng và nhân viên.
- Phòng Xuất khẩu lao động: + Bộ phận Xuất khẩu lao động; + Bộ phận đối ngoại;
+ Bộ phận Quản lý lao động ngoài nước; - Phòng tuyển dụng lao động. - Phòng đào tạo: + Bộ phận đào tạo; + Bộ phận quản lý học viên; - Phòng Tài chính, kế toán. - Phòng Hành chính Văn phòng - Phòng Nhân sự - Phòng pháp chế. - Phòng Đài Loan. Công ty gồm 2 chi nhánh: - Chi nhánh tại Hà Nội
- Chi nhánh tại Thanh Hoá
Các VP đại diện tại: Nghệ An; Hà Tĩnh; TP. Hồ Chí Minh Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Xem ở phụ lục 02
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
Ký kết các hợp đồng liên quan đến việc người lao động đi làm việc ở nước ngoài; tuyển chọn lao động;
Dạy nghề, ngoại ngữ cho người lao động; tổ chức bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;
Thực hiện Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài; Quản lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
Thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
Thanh lý hợp đồng giữa công ty, tổ chức sự nghiệp và người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
Các hoạt động khác của tổ chức, cá nhân có liên quan đến người lao động đi làm việc ở nước ngoài.
Nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là kích thích, xây dựng các mục tiêu chung và hoàn thành nó thông qua các thành viên. Tại TAMAX, nhiệm vụ của công ty thật ngắn gọn: Công ty muốn trở thành doanh nghiệp tốt nhất trên toàn lãnh thổ Việt Nam và khu vực trong việc tuyển chọn, đào tạo và cung ứng nguồn lao động cho các đối tác nước ngoài.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
hai tên gọi này không có sự khác biệt. Thông thường tại các Doanh nghiệp tư nhân đặt tên cho bộ phận Văn phòng là phòng Hành chính Tác giả sử dụng tên phòng Hành chính để trình bày tiếptrong đề tài của mình
Căn cứ vào giấy phép hoạt động số: 369/LĐTBXH-GP của Bộ Lao động thương binh và Xã hội cấp ngày 10 tháng 04 năm 2014;
Căn cứ vào Điều 4, Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài theo hợp đồng;
Căn cứ vào báo cáo số: 109/2017/BC – TAMAX của công ty ngày 15 tháng 04 năm 2017 về tổ chức bộ máy hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.
2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính
a. Chức năng
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Công ty theo chương trình, kế hoạch công tác
- Đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị âm thanh – ánh sáng, tài chính và các điều kiện khác phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Công ty
+ Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản + Tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến đi công tác
+ Tổ chức công tác lễ tân, bảo vệ và nhu cầu đi lại của Công ty
b. Nhiệm vụ
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, quản lý lao động; - Thực hiện các nghiệp vụ về tổ chức hành chính;
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, nội quy trong Công ty; - Kiếm tra đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ;
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về thực hiện các chế độ, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ chính sách của người lao động tại Công ty và các chế độ liên quan đến người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
- Tiếp khách: Lao động, đối tác, …
- Bố trí phương tiện để hoạt động khi cán bộ có nhu cầu phục vụ cho công việc, ngoài ra còn tham gia tuyển chọn, tập huấn cho lao động khi có yêu cầu;
- Bộ phận lái xe, cán bộ đưa đón lao động: Làm thủ tục đưa đón lao động khi có yêu cầu
- Bộ phận Bảo vệ: Đảm bảo an ninh, giữ gìn tài sản của Công ty cũng như của người lao động
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính
01 Trưởng phòng anh Nguyễn Hữu Cương : Quản lý, điều hành mọi hoạt động của phòng;
01 Phó phòng chị Lê Thị Kim Hương : Giúp cho trưởng phòng quản lý điều hành và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng;
04 nhân viên làm việc tại phòng Hành chính;
03 nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng: Lễ tân, bảo vệ và đội xe. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Xem phụ lục 03
2.2. Thực trạng công tác tham mƣu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.2.1. Hình thức tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
Vai trò của con người luôn được đề cao trong hoạt động của Công ty nói chung và hoạt động của phòng Hành chính nói riêng. Chính vì vậy, con người làm công tác tham mưu, tổng hợp cũng được lãnh đạo Công ty quan tâm. Phòng Hành chính Công ty hoạt động theo chế độ thủ trưởng với 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng giúp việc. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của phòng Hành chính trước Ban Giám đốc.
Phó phòng là người giúp việc cho trưởng phòng về quản lý và nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phòng Hành chính chịu sự kiểm tra, giám sát của lãnh đạo văn phòng về công tác chuyên môn:
Sơ đồ 2.1. Quy trình tham mƣu của phòng Hành chính cho Ban giám đốc Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân
Phòng Hành chính tham mưu, tổng hợp theo hình thức nhân viên phụ trách các mảng chuyên môn nghiệp vụ tổng hợp thông tin từ các đơn vị thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình tham mưu cho Trưởng phòng Hành chính. Trên cơ sở đó, Trưởng phòng Hành chính tổng hợp thông tin có giá trị, tham mưu cho Ban giám đốc Công ty để Ban giám đốc có sự xem xét, điều chỉnh hoặc ra quyết định chính xác nhất.
2.2.2. Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
- Về số lượng cán bộ, công nhân viên làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty Thiên Ân bao gồm 9 người: 2 lãnh đạo và 7 nhân viên. Trong đó có 2 nhân viên làm việc ngoài văn phòng Bảo vệ, lái xe
- Về trình độ đào tạo: cán bộ, công nhân viên trong văn phòng có trình độ từ Trung học phổ thông 12/12 đến trình độ cử nhân Đại học
Nhân viên phòng Hành chính
Trưởng phòng Hành chính
STT Trình độ Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) 1 Đại học 4 44,44 % 2 Cao đẳng 3 33,33% 3 Lao động phổ thông 2 22,23 % TỔNG 9 100% Bảng 2.1. Trình độ nhân sự phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
(Nguồn: Phòng Hành chính)
Qua bảng số liệu trên, trình độ nhân sự về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu việc làm khi có đến 77,77% nhân sự có trình độ chuyên môn từ Cao đẳng trở lên. Lao động phổ thông chiếm 22,23% là do yêu cầu về công việc như: bảo vệ, lái xe chỉ cần lao động đã tốt nghiệp Trung học phổ thông và có tinh thần trách nhiệm với công việc. Tuy nhiên, qua điều tra tác giả nhận thấy nhân viên phòng Hành chính làm công tác này đều không được đào tạo chuyên ngành hành chính, văn phòng ( trừ Trưởng phòng mà được đào tạo từ các chuyên ngành khác như: Kế toán, Luật, Ngân hàng… Từ thực tế trên cho thấy, trình độ của nhân viên cơ bản được đáp ứng nhưng lại không được đào tạo chuyên sâu về hành chính – văn phòng nên không giải quyết được các công việc mang tính nghiệp vụ chuyên sâu, dễ bị động trong công việc.
- Về độ tuổi và giới tính:
+ Độ tuổi nhân sự làm công tác tham mưu tại phòng Hành chính dao động trong độ tuổi 30 tuổi đến 40 tuổi. Đây cũng chính là đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và tương đối ổn định trong công việc.
+ Giới tính nhân sự làm công tác tham mưu tại phòng Hành chính cũng khá đồng đều, 4 nam và 5 nữ. Các công việc như: Hành chính, văn thư – lưu trữ, lễ tân …phù hợp với nữ giới hơn bởi tính cẩn thận, tỉ mỉ, cần cù. Còn đối với nam giới làm việc tại phòng Hành chính như: Bảo vệ, Lái xe phù hợp hơn
chuyển giao công việc hoặc công việc bị tồn đọng giảm hiệu quả làm việc. - Bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp:
Như đã trình bày, con người đóng vai trò quan trọng trong công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan. Việc nâng cao trình độ, bồi dưỡng cho cán bộ trong công tác này là vô cùng cần thiết bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý và chất lượng ra quyết định của lãnh đạo cơ quan. Nhận thức được điều này, Ban giám đốc Công ty Thiên Ân cũng đã quan tâm nhưng chưa nhiều. Cụ thể là Công ty đã tổ chức cho cán bộ, nhân viên phòng Hành chính tham gia lớp nghiệp vụ văn phòng ngắn hạn để bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ văn phòng, các k năng giải quyết công việc để theo kịp thời đại, xu hướng của đất nước.
Tuy nhiên từ khi thành lập năm 2014 đến nay Công ty mới chỉ tổ chức 01 đợt cho nhân sự văn phòng tham gia bồi dưỡng về chuyên nghiệp vụ về tham mưu, lĩnh cực văn thư-lưu trữ, tổng hợp-thông tin-biên tập, tài chính-kế toán, lễ tân, k năng giao tiếp…bằng hình thức cử đi học tại trung tâm. Còn lại, phòng Hành chính đã chủ động triển khai các hoạt động tự đào tạo, truyền đạt kinh nghiệm từng bước nâng cao trình độ, chuyên môn cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp.
2.2.3. Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.2.3.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự
a. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy
Trưởng phòng Hành chính đã chủ động tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng và hoàn thiện bộ máy Công ty trên cơ sở tổng hợp thông tin đề xuất từ các đơn vị, cá nhân trong Công ty.(Xem phụ lục 2)
Khi tham mưu tổ chức bộ máy trong Công ty đòi hỏi người làm công tác tham mưu cần tổng hợp thông tin từ bên trong, bên ngoài Công ty để xây
dựng bộ máy cho phù hợp nhất, tránh lãng phí, cồng kềnh mà lại không hiệu