8. Kết cấu của đề tài
1.5.5. Tham mưu, tổng hợp về công tác hậu cần
1.5.5.1. Tham mưu về công tác tổ chức hội họp
“Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc hoặc tìm ra các làm việc chung” [1; 149].
Trong hoạt động của văn phòng công tác tham mưu về tổ chức hội họp là rất quan trọng bởi lẽ tổ chức cuộc họp tốt giúp cho mọi người có một nơi làm việc hiệu quả để chia sẻ và bàn bạc về một vấn đề nào đó. Văn phòng cũng là bộ phận trực tiếp tổ chức hội họp mà cũng là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức hội họp trong cơ quan sao cho có hiệu quả.
Ngoài những cuộc họp do văn phòng đảm nhiệm trực tiếp lại có các cuộc họp do các đơn vị khác trong cơ quan phụ trách. Vì vậy, căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ quan, văn phòng trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề liên quan đến kế hoạch của hội nghị như sau: tên hội nghị, mục đích – yêu cầu của hội nghị, đối tượng tham dự hội nghị, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị, kinh phí…
Sau khi đã tham mưu xây dựng kế hoạch hội họp và được lãnh đạo phê duyệt. Văn phòng tiếp tục tham mưu về công tác chuẩn bị và kết thúc hội họp như: Tham mưu xây dựng giấy mời, tham mưu về trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hội họp, tham mưu về những tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc họp, tham mưu xây dựng hồ sơ hội họp, tổng kết kinh phí hội họp…
Trong quá trình diễn ra hội họp, văn phòng còn tham mưu về công tác đón, tiếp khách, công tác ghi biên bản của hội nghị.
1.5.5.2.Tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị
“Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau.” [1; 16].
quan trực tiếp đến tiền bạc của cơ quan, tổ chức. Tham mưu tốt giúp cơ quan mua sắm được thiết bị tốt và tiết kiệm nguồn tài chính. Văn phòng là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về công tác mua sắm và cũng là bộ phận trực tiếp mua sắm và quản lý trang thiết bị trong toàn cơ quan. Văn phòng tham mưu công tác quản lý và điều hành trang thiết bị trên các nội dung sau:
- Tham mưu ban hành các quy chế, quy định về quản lý và sử dụng trang thiết bị
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác kiểm tra tình trạng của trang thiết bị - Tham mưu cho lãnh đạo về việc giao khoán cho các đơn vị phụ trách quản lý trang thiết bị
1.5.5.3. Tham mưu về đảm bảo công tác lễ tân, tài chính, an ninh, vệ sinh…
“Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước” [1; 92]. Tham mưu công tác lễ tân dựa trên nội dung như:
- Tham mưu trang bị cho lễ tân (đồng phục, điện thoại bàn, máy tính… ;
- Tham mưu tổ chức nhân sự cho bộ phận lễ tân; - Tham mưu việc hướng dẫn nghiệp vụ lễ tân; - Tham mưu việc tổ chức đón tiếp và đãi khách…
Công tác tài chính, an ninh, vệ sinh trong cơ quan là hoạt động vô cùng quan trọng trong văn phòng. Nó giúp cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức yên tâm làm việc tốt nhất. Tham mưu công tác này diễn ra trên một số nội dung như: tham mưu tổ chức nhân sự bảo vệ, tạp vụ, đội xe thuộc cơ quan hoặc thuê từ cơ quan dịch vụ khác, tham mưu tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ…
Tài chính của cơ quan hay của văn phòng là vấn đề nhạy cảm. Cần phải tham mưu một cách chặt chẽ và chính xác để không có sự nhầm lẫn nào đáng
tiếc xảy ra. Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về việc sử dụng nguồn tài chính cơ quan sao cho có hiệu quả, tiết kiệm, trách việc tham ô, tham nhũng. Cùng với đó văn phòng là bộ phận tham mưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế về quản lý, sử dụng tài chính công.