8. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty
Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
2.2.3.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự
a. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy
Trưởng phòng Hành chính đã chủ động tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng và hoàn thiện bộ máy Công ty trên cơ sở tổng hợp thông tin đề xuất từ các đơn vị, cá nhân trong Công ty.(Xem phụ lục 2)
Khi tham mưu tổ chức bộ máy trong Công ty đòi hỏi người làm công tác tham mưu cần tổng hợp thông tin từ bên trong, bên ngoài Công ty để xây
dựng bộ máy cho phù hợp nhất, tránh lãng phí, cồng kềnh mà lại không hiệu quả. Bên cạnh việc tham mưu xây dựng bộ máy, phòng Hành chính còn tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng và hoàn thiện các quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị sao cho phù hợp với quy mô của đơn vị đó, để không có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. Cụ thể Ban giám đốc Công ty đã ban hành Quyết định số 05/QĐ-TAMAX ngày 22 tháng 05 năm 2014 về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng, ban, đơn vị. Tuy nhiên, Quyết định này chỉ mang tính chất chung chung, chưa đi sâu vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng.
Ngoài tham mưu, đề xuất lãnh đạo Công ty tổ chức xây dựng bộ máy theo các phương án tối ưu nhất, phòng Hành chính cũng là bộ phận tự đề xuất việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy cho nội bộ phòng. Tham mưu cho lãnh đạo cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính cũng phải dựa trên quy mô, chức năng, nhiệm vụ của công ty. Dựa vào các yếu tố trên Trưởng phòng Hành chính đã tham mưu cho Ban giám đốc việc xây dựng bộ máy phòng Hành chính theo chế độ thủ trưởng và mô hình văn phòng vừa và nhỏ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng như: Hành chính, tổng hợp, quản trị, hậu cần, văn thư, lưu trữ không chia nhỏ thành các phòng, các tổ mà thay vào đó văn phòng Công ty bố trí nhân sự trực tiếp đảm nhiệm thay cho các phòng, tổ thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Vì vậy, trong quá trình hoạt động phòng Hành chính dựa vào nhiệm vụ của các cá nhân để giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc.
* Quy trình tham mưu bộ máy của phòng Hành chính như sau:
Trưởng phòng – anh Nguyễn Hữu Cương trực tiếp ký đề án tổ chức bộ máy phòng Hành chính trình lên Tổng giám đốc phê duyệt. Giúp việc cho Trưởng phòng là phó phòng - chị Lê Thị Kim Hương với nội dung chủ yếu như sau:
- Trình bày thuận lợi, khó khăn của bộ máy hiện tại; mục đích muốn đề ra phương án tổ chức bộ máy phòng Hành chính mới.
- Trình bày sơ đồ bộ máy dự kiến, nhân sự dự kiến, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng và phân công công việc cho lãnh đạo và nhân viên phòng Hành chính.
- Đề xuất về cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính: Dựa vào quy mô và
chức năng nhiệm vụ của Công ty, văn phòng đã tổ chức bộ máy theo mô hình văn phòng vừa và nhỏ với 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 07 nhân viên làm trong văn phòng. Mô hình cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Công ty như sau:
Sơ đồ 2.2. Mô hình dự kiến cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân
b. Tham mưu tổ chức nhân sự
Công ty có cơ cấu tổ chức bộ phận Nhân sự riêng nên công tác tổ chức nhân sự trong văn phòng là không nhiều. Cụ thể, Trưởng phòng tham gia vào
Trưởng phòng Phó phòng Nhân viên hành chính, tổng hợp Nhân viên văn thư Nhân viên lưu trữ Nhân viên quản trị mạng thiết bị Nhân viên hậu cần – lễ tân Nhân viên bảo vệ Nhân viên lái xe
hội đồng tuyển dụng của Công ty, tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình tuyển dụng và tổ chức nhân sự trong Công ty.
Bên cạnh đó, phòng Hành chính cũng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Công ty về công tác nhân sự trong nội bộ phòng Hành chính. Phòng Hành chính tham mưu công tác tổ chức nhân sự trong nội bộ phòng bao gồm những nội dung như:
+ Tham mưu tổ chức hoạch định nguồn nhân sự cho văn phòng + Tham mưu tuyển dụng nhân sự
+ Tham mưu công tác tổ chức nhân sự + Tham mưu đào tạo bồi dưỡng nhân sự
+ Tham mưu công tác kiểm tra đánh giá và đãi ngộ nhân sự
2.2.3.2. Tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính
a. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác là nhiệm vụ mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải làm. Nó là hoạt động thường xuyên và thiết yếu nhằm xác định các phương hướng, các mục tiêu và cách thức để thực hiện những mục tiêu đó. Công tác này đối với Công ty Thiên Ân cũng không phải là ngoại lệ. Trưởng phòng Hành chính là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Ban Giám đốc về việc tham mưu và tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch của toàn Công ty. Chương trình, kế hoạch cũng là phương tiện giúp Trưởng phòng Hành chính điều hành công tác văn phòng và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị khác. Nội dung mà phòng Hành chính tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng chương trình, kế hoạch của Công ty bao gồm:
- Tổng hợp chương trình, kế hoạch từ các phòng trong Công ty và tham mưu xây dựng, chương trình cho toàn Công ty
- Tham mưu về kế hoạch và chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng - Tham mưu về công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch của các phòng trong Công ty
Năm Kế hoạch tuần Kế hoạch tháng Kế hoạch quý Kế hoạch năm 2014 25 7 3 1 2015 36 9 4 1 2016 40 10 4 1 2017 40 10 4 1
Bảng 2.2. Thống kê kế hoạch công tác của Công ty đƣợc ban hành từ năm 2014 đến 2017 của Công ty cổ phần Xây dựng,
Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
(Nguồn: Phòng Hành chính)
* Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm
Phòng Hành chính dựa vào: Chiến lược phát triển của Công ty; chức năng, nhiệm vụ của Công ty và các bộ phận trong Công ty; nhân sự; cơ sở vật chất; trang thiết bị để tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm. Quy trình tham mưu xây dựng, chương trình kế hoạch năm cho Công ty chủ yếu diễn ra như sau:
Bước 1: Phòng Hành chính gửi công văn yêu cầu các phòng trong Công ty xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm
Bước 2: Thu thập, xử lý, tổng hợp chương trình kế hoạch công tác năm của các phòng và của phòng Hành chính
Bước 3: Tổng hợp ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc và xây dựng dự thảo kế hoạch năm
Bước 4: Tổng hợp lại và hoàn thiện dự thảo trình Giám đốc ký duyệt Bước 5: Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác ban hành kế hoạch năm
Bước 6: Tham mưu và trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch năm
Tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, tuần căn cứ dựa trên kế hoạch công tác năm của Công ty. Quy trình tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch quý, tháng, tuần cơ bản giống quy trình tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch năm. Tuy nhiên cần phải chi tiết rõ ràng hơn, kế hoạch trong thời gian càng nhỏ càng phải chi tiết.
Đối với chương trình, kế hoạch quý: Trước ngày 20 tháng cuối quý trước
Đối với chương trình, kế hoạch tháng: Trước 25 hàng tháng Đối với chương trình, kế hoạch tuần: Thứ 6 tuần trước
Như vậy, tham mưu, xây dựng chương trình kế hoạch giúp cho toàn thể Công ty biết được phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của mình trong thời gian tới. Bên cạnh đó, phòng Hành chính còn tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các phòng, đơn vị, cá nhân.
Ngoài ra, phòng Hành chính tham mưu về kế hoạch, chương trình xuất cảnh cho Ban giám đốc trên cơ sở tổng hợp thông tin và phối hợp với các đơn vị chuyên môn về công tác này. Xem phụ lục 4)
b. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng nội quy, quy chế
Xây dựng và thực hiện tốt nội quy, quy chế của Công ty là công việc quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của Công ty. Nội quy, quy chế giúp Công ty nâng cao tính kỷ cương, kỷ luật trong Công ty, đảm bảo tính hiệu quả và công bằng trong công việc. Dựa trên cơ sở nội quy, quy chế để Ban giám đốc kiểm tra, đánh giá cán bộ, công nhân viên trong toàn thể Công ty. Từ khi thành lập cho đến nay, phòng Hành chính đã tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây dựng các văn bản nội quy, quy chế đang có hiệu lực như:
- Quy chế làm việc của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) (ban hành kèm theo quyết định số
15/QĐ-TAMAX ngày 01/12/2014 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân)
- Quy chế văn thư - lưu trữ của của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) (ban hành kèm theo quyết định số 16/QĐ-TAMAX ngày 01/12/2014 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân)
- Quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) (ban hành kèm theo quyết định số 17/QĐ- TAMAX ngày 01/12/2014 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân)
- Quy chế sử dụng trang thiết bị của của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) (ban hành kèm theo quyết định số 18/QĐ-TAMAX ngày 01/12/2014 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân)
Để tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng nội quy, quy chế hoạt động phòng Hành chính đã dựa trên cơ sở tổng hợp những ý kiến góp ý, đề xuất của toàn thể các đơn vị, các cá nhân trong toàn thể Công ty. Bên cạnh đó, phòng Hành chính cũng tổng hợp các thông tin từ các văn bản pháp lý Nhà nước, hoặc từ các Công ty khác để đảm bảo phương án tham mưu cho lãnh đạo là khách quan và tối ưu nhất. Sau đó, Ban giám đốc cân nhắc, điều chỉnh các phương án mà phòng Hành chính đã tham mưu để có quyết định ban hành nội quy, quy chế cho toàn thể Công ty.
Quy trình tham mưu xây dựng nội quy, quy chế của phòng Hành chính chủ yếu thông qua các bước như sau:
- Bước 1: Thu thập thông tin: Từ các văn bản của Nhà nước, nội bộ Công ty, từ các doanh nghiệp khác
- Bước 2. Xử lý thông tin – Tổng hợp thông tin: Xây dựng dự thảo - Bước 3. Lấy ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc
- Bước 4. Hoàn thiện, trình Ban giám đốc ký
- Bước 5. Tham mưu tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá nội quy, quy chế
Trong quá trình thực hiện nội quy, quy chế, quy định phòng Hành chính thường xuyên tham mưu cho Ban giám đốc phát hiện và bổ sung kịp thời những thiếu sót trong nội quy, quy chế Tạo nên một hệ thống nội quy, quy chế chặt chẽ và linh hoạt.
c. Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản:
Phòng Hành chính là bộ phận tham mưu cho Ban giám đốc về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành văn bản (thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại văn bản; văn phong và quy trình ban hành VB) là rất quan trọng.
Ngoài ra, phòng Hành chính cũng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc xây dựng văn bản quy định công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Cụ thể là Quy chế văn thư - lưu trữ của của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) (ban hành kèm theo quyết định số 16/QĐ-TAMAX ngày 01/12/2014 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân). Trong bản Quy chế này phòng Hành chính đã tham mưu về: Quy trình soạn thảo văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản và các thể loại văn bản mà Công ty được phép ban hành. Là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu lao động nên đa số các văn bản mà Công ty soạn thảo và ban hành bao gồm: Quyết định, hợp đồng lao động, công văn gửi đi các chi nhánh.
Về thể thức văn bản: Mặt bằng chung, thể thức văn bản của Công ty khá giống với các quy định hiện hành của nhà nước về thể thức trình bày văn bản hành chính. Cụ thể là Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và k thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, một số thể thức văn bản của Công ty lại khác với quy định
của nhà nước do là Công ty tư nhân nên có thể thay đổi các thể thức này tuỳ theo đặc thù Công ty. (Xem phụ lục 5)
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, phòng Hành chính tham mưu các nội dung liên quan đến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản như sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Bước 2: Xây dựng đề cương, dự thảo Bước 3: Trình lãnh đạo Công ty duyệt
Bước 4: Soạn thảo văn bản hoàn chỉnh, trình ký Bước 5: Ban hành văn bản
Bên cạnh tham mưu chuyên môn nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, phòng Hành chính đã tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác điều hành, tổ chức, theo dõi, kiếm tra và đánh giá quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản trong toàn cơ quan.
d. Tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ
Phòng Hành chính là bộ phận tham mưu và tổ chức thực hiện công tác VT, LT cho Công ty. Tại đây, hoạt động tham mưu về công tác VT, LT diễn ra bao gồm các nội dung như:
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Phòng Hành chính có quy mô vừa và nhỏ nên không có các phòng, các bộ phân chuyên trách về VT-LT, các nhân viên trong phòng Hành chính đảm nhiệm vừa là bộ phận vừa là nhân sự làm công tác VT-LT. Chính vì vậy, phòng Hành chính đã tham mưu cho lãnh đạo Công ty về tổ chức nhân sự làm công tác VT, LT như sau:
* Nhân sự văn thư bộ phận văn thư
Tổ chức bộ phận văn thư : 01 nhân sự - chị Lê Thị Hồng. Trình độ cử nhân Đại học, có nhiệm đảm bảo nghiệp vụ văn thư theo quy định của Nhà nước và của Công ty; tham mưu về công tác văn thư cho Công ty.
* Nhân sự lưu trữ (bộ phận lưu trữ)
Tổ chức bộ phận lưu trữ: 01 nhân sự - chị Nguyễn Thị Luyến. Trình độ cử nhân Đại học, có nhiệm đảm bảo nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Công ty; tham mưu về công tác lưu trữ cho Công ty.
Tham mưu việc thực hiện các văn bản quản lý nhà nước về VT, LT và tham mưu xây dựng các văn bản của Công ty về VT, LT
- Văn phòng tổ chức phổ biến cho toàn Công ty quy định của nhà nước