8. Kết cấu của đề tài
3.1.2. Tổ chức về nhân sự
- Về phía lãnh đạo:
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng về tầm quan trọng của tham mưu, tổng hợp. Xây dựng chi tiết hơn vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty nói chung và vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính nói riêng. Từ đó, lãnh đạo thấy được vai trò và trách nhiệmcủa mình trong công tác này để lãnh đạo có cái nhìn khác hơn, quan tâm hơn về tham mưu, tổng hợp.
Ban lãnh đạo Công ty cần tạo mọi điều kiện vật chất để phát huy năng lực của nhân viên, công bằng trong chính sách khen thưởng – kỷ luật đúng người, đúng việc. Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đánh giá công tác tham mưu dể đảm bảo hoạt động này luôn kịp thời và chính xác.
Lãnh đạo phòng Hành chính không ngừng trau dồi phẩm chất, kiến thức kinh nghiệm thực tế để phù hợp với công tác tham mưu trong văn phòng. Cần chú trọng đến phương pháp lãnh đạo dân chủ, khích lệ động viên công nhân viên trong Công ty phát huy năng lực bản thân, nhắc nhở những cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ khéo léo để nhân viên rút kinh nghiệm trong lần sau.
Lãnh đạo quan tâm hơn đến đời sống công nhân viên trong phòng bằng việc tổ chức du lịch, liên hoan, thưởng cuối năm…Dung hoà các mối quan hệ trong văn phòng, thường xuyên phối hợp hướng dẫn nhân viên trong việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng. Các mối quan hệ trong văn phòng thoải mái làm cho năng suất công việc cao hơn, có những ý tưởng sáng tạo
Lãnh đạo cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng nhân viên một cách cụ thể và rõ ràng để nhân viên hiểu rõ được vai trò trách nhiệm của mình. Xem xét, cử nhân viên bồi dưỡng tại các đơn vị đào tạo chính quy một cách bài bản về chuyên môn nghiệp vụ nói chung và tham mưu, tổng hợp nói riêng.
- Về phía nhân viên:
Nâng cao hơn nữa nhận thức và trình độ của mỗi cán bộ, công nhân viên trong Công ty về vai trò của công tác tham mưu. Từ đó, tác động tới ý thức làm việc của mỗi người, hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Xây dựng bản mô tả công việc, xác định vị trí việc làm cho nhân viên Hành chính trong đó có công tác tham mưu, tổng hợp. Tránh việc tuyển dụng nhân sự không đúng với chuyên môn, nghiệp vụ.
Triển khai xây dựng nội quy về giờ giấc làm việc, giúp cho nhân viên có tác phong làm việc hiệu quả, không làm lãng phí thờ gian của Công ty, tạo môi trường, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế về tác phong, lề lối làm việc.
Mỗi nhân viên phòng Hành chính cần phải tự học hỏi, tự cập nhật các thông tin liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ, quy định của Nhà nước và thực tế tình xuất khẩu lao động trong nước và ngoài nước để có những ý kiến góp ý cho lãnh đạo mang tính thời sự, chính xác và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Nhân viên trong toàn thể Công ty và trong phòng Hành chính thực hiện cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, làm tốt công tác phối hợp giữa các phòng, các cá nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp. Tránh tình trạng chậm trễ thông tin phản hồi từ các phòng lên phòng Hành chính và từ phòng Hành chính lên lãnh đạo công ty.
Ngoài ra, nhân viên khi khi tham dự các cuộc họp cần tham gia đầy đủ, ghi chép đầy đủ các kiến nghị, đề xuất của các đơn vị và kết luận của chủ trì cuộc họp về các nội dung đầu việc để quá trình tham mưu cho lãnh đạo một cách tổng hợp và chính xác nhất.