7. Kết cấu của luận văn
2.1.5. Về số lượng và cơ cấu viên chức hành chính
a) Về số lượng
Viên chức hành chính tại Viện Hàn lâm KHCNVN không chỉ là những người làm việc tại 06 đơn vị chuyên môn giúp việc cho Chủ tịch Viện, mà còn là những người làm việc tại các đơn vị quản lý nghiệp vụ tại 28 tổ chức khoa học và công nghệ công lập và 08 các đơn vị sự nghiệp công lập khác. Tính đến năm
2020 có tổng số 329 biên chế, trong đó 246 viên chức là nữ, độ tuổi dưới 30 là 55 người, trong độ tuổi từ 30 đến 50 tuổi là 209 người, trong độ tuổi từ 50 đến 60 tuổi là 65 người.
Số lượng viên chức hành chính làm việc tại 06 đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm gồm: Văn phòng (36 người), Ban Tổ chức Cán bộ (13 người), Ban Kế hoạch - Tài chính (15 người), Ban Hợp tác quốc tế (9 người), Ban Kiểm tra (4 người), Ban Ứng dụng và Triển khai công nghệ (5 người).
Viên chức hành chính làm việc tại Phòng Quản lý tổng hợp các đơn vị trực thuộc gồm có 247 người.
b) Về cơ cấu đội ngũ viên chức hành chính
Cơ cấu viên chức phải đảm bảo tỷ lệ hợp lý để nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Để duy trì được sự hợp lý trong cơ cấu viên chức cần có những biện pháp lâu dài mang tính chiến lược nhất là ưu tiên việc tuyển dụng từ đầu vào. Dựa vào thực tế khảo sát tại Viện Hàn lâm, tác giả đã thống kê về cơ cấu viên chức, cụ thể như sau:
- Cơ cấu theo độ tuổi
Bảng số lượng viên chức hành chính theo độ tuổi
Năm Số lượng Độ tuổi Tổng số Trong đó nữ Dưới 30t Từ 30t - 50t Từ 50t - 60t Kéo dài thời gian công tác Nam trên 60t Nữ trên 55t 2016 398 262 51 217 130 0 0 2017 336 250 53 204 79 0 0 2018 347 252 57 210 80 0 0 2019 331 243 57 208 66 0 0 2020 329 246 55 209 65 2 0
- Cơ cấu theo độ tuổi
17% 63%
20%
Biểu 1. Tỷ lệ cơ cấu viên chức theo độ tuổi
Dưới 30: 55 (17%) Từ 30-50: 209 (64%) Từ 50-60: 65 (20%)
Nguồn: Ban Tổ chức Cán bộ, năm 2020
Từ số liệu thống kê cho thấy, số lượng viên chức hành chính ở độ tuổi dưới 30 là thấp, độ tuổi từ 30 đến 50 tuổi là chủ yếu, độ tuổi từ 50 đến 60 tuổi ở mức trung bình, nhu cầu về số lượng người thay thế là một vấn đề cần phải quan tâm khi số lượng cán bộ trẻ để bổ sung rất ít trong khi cán bộ gần đến tuổi nghỉ hưu lại chiếm số lớn. Tỷ lệ viên chức hành chính là nữ chiếm số đông…
Hàng năm, Viện Hàn lâm tiến hành đánh giá, phân loại viên chức theo quy định, lựa chọn viên chức có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất để bố trí công việc ổn định và lâu dài, đưa vào đối tượng tinh giản biên chế đối với những người chưa đạt trình độ theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ quy định ở vị trí việc làm đang đảm nhận nhưng không có vị trí việc làm khác phù hợp.
Tính riêng đội ngũ viên chức hành chính có 01 Giáo sư, 06 Phó Giáo sư, 31 Tiến sĩ, 73 Thạc sĩ, 210 viên chức có trình độ đại học và 08 viên chức có trình độ khác.
Qua đó, số viên chức có trình độ cao (GS, PGS, TS) làm công tác hành chính so với tổng số cán bộ toàn Viện Hàn lâm KHCNVN là rất ít, chủ yếu là trình độ đại học, trong khi đó nhu cầu về đội ngũ viên chức quản lý hành chính có trình độ cao để đáp ứng với cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của Viện
Hàn lâm là rất cần thiết không chỉ trong những năm trước mắt và còn diễn ra trong một thời gian dài.
Tuy nhiên, thực trạng đội ngũ viên chức tại Viện Hàn lâm hầu hết đều là cán bộ được thuyên chuyển từ các đơn vị, phòng chuyên môn về nhận công tác, vì vậy từ việc đào tạo cho đến ngạch viên chức đều chưa thực sự phù hợp, một số cán bộ còn kiêm nhiệm vừa làm công tác hành chính vừa tham gia đề tài, phụ trách công tác chuyên môn tại các Viện nghiên cứu chuyên ngành. Chính vì vậy kinh nghiệm về giải quyết các công việc hành chính còn có nhiều hạn chế nhất định.
- Cơ cấu theo giới tính
25% 75%
Biểu 2. Tỷ lệ cơ cấu viên chức theo giới tính
Nam: 83 (25%) Nữ: 246 (75%)
Nguồn: Ban Tổ chức Cán bộ, năm 2019
Tỷ lệ giới tính tại Viện Hàn lâm đối với Nữ chiếm 75% với 246 người so với Nam là 25% với 83 người, đa số trong độ tuổi từ 30 đến 50. Đây là tỷ lệ chênh lệch tương đối giữa nam và nữ. Tuy nhiên xét về tính chất công việc hành chính thì đây lại yếu tố phù hợp bởi công việc cụ thể: văn thư, lưu trữ, kế toán, thủ quỹ, tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, quản trị, lễ tân khánh tiết, v.v…thường thu hút lực lượng viên chức là nữ giới hơn so với nam giới. Sự phân bố này củng đảm bảo về sự phù hợp. Bên cạnh đó số lượng nữ cao với
độ tuổi tập trung từ 30 đến 50 chiếm số đông cũng là yếu tố tạo nên sự ổn định đối với chất lượng hoạt động của đội ngũ viên chức, không bị ảnh hưởng bởi độ tuổi sinh đẻ và các chính sách về thai sản trong những năm gần đây.
- Cơ cấu theo trình độ
34%
64%
1% 1%
Biểu 3. Tỷ lệ cơ cấu viên chức theo trình độ
Trên Đại học: 111 (34%) Đại học: 210 (64%)
Cao đẳng: 3 (1%) Trình độ khác: 5 (1%)
Nguồn: Ban Tổ chức Cán bộ, năm 2019
Theo biểu đồ tỷ lệ cơ cấu viên chức theo trình độ như ở trên có thể thấy tỷ lệ viên chức hành chính có trình độ trên đại học là 34% với 111 người là tỷ lệ phù hợp với tình hình thực tế tại Viện Hàn lâm, trình độ đại học là chủ yếu chiếm 64% với 210 người. So với những năm trước đây, tỷ lệ viên chức có trình độ từ đại học trở lên đã tăng và đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHCNVN nói riêng. Tuy nhiên viên chức hành chính tại các đơn vị trực thuộc tuy có trình độ đào tạo từ đại học trở lên nhưng còn tồn tại khá nhiều trường hợp viên chức chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, cụ thể đối với viên chức văn thư, lưu trữ rất nhiều đồng chí được đào tạo trình độ đại học chuyên ngành khác, học qua các lớp sơ cấp, ngắn hạn, do đó việc am hiểu chuyên môn và giải quyết công việc còn gặp nhiều lúng túng, hiệu quả công việc chưa cao. Trình độ cao đẳng và các trình độ khác còn lại là rất thấp.
- Về trình độ tin học 37% 10% 18% 24% 11%
Biểu 4. Tỷ lệ cơ cấu viên chức có chứng chỉ tin học
Chuẩn CNTT: 122 (37%) Chứng chỉ A: 34 (10%) Chứng chỉ B: 60 (18%) Chứng chỉ C: 78 (24%) Chưa rõ trình độ: 35 (11%)
Nguồn: Ban Tổ chức Cán bộ, năm 2019
Trong thời kỳ KHCN phát triển vượt bậc như hiện nay, [trung tâm của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư là công nghệ thông tin (CNTT) và Internet kết nối vạn vật (IoT), không chỉ giúp con người giao tiếp với con người, mà còn là con người giao tiếp với máy, con người giao tiếp với đồ vật và đồ vật giao tiếp với nhau. Do đó, muốn tiến vào cuộc cách mạng công nghiệp này đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực chất lượng cao có khả năng ứng dụng những tiến bộ KHCN của cuộc cách mạng vào thực tiễn sản xuất để có thể đáp ứng được yêu cầu phát triển đặt ra].
Vì thế, hiện nay tại Viện Hàn lâm KHCNVN, hầu hết cán bộ, viên chức nói chung, viên chức hành chính nói riêng đều có khả năng sử dụng máy tính và ứng dụng CNTT phục vụ cho công tác chuyên môn của mình. Tuỳ theo lĩnh vực công tác mà viên chức được bố trí với trình độ tin học cao, cụ thể tại bộ phận văn phòng cũng như các Phòng Quản lý tổng hợp của các đơn vị trực thuộc luôn ưu tiên tuyển chọn một cán bộ chuyên trách về CNTT, với trình độ và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công việc đáp ứng tốt yêu cầu mà Viện Hàn lâm đề ra.
Tuy nhiên, theo số liệu thống kê ở trên, các chứng chỉ tin học của viên chức hành chính tại Viện hầu hết chỉ phục vụ cho giai đoạn tuyển dụng, thi nâng ngạch v.v… còn thực tế, trong quá trình giải quyết công việc viên chức còn lúng túng trong sử dụng phần mềm hệ điều hành tác nghiệp dành cho cán bộ văn phòng, phần mềm kế toán, tổ chức cán bộ. Do vậy việc hạn chế trong thao tác nghiệp vụ vẫn đang là rào cản trong việc nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc.
- Về trình độ ngoại ngữ 13% 6% 3% 23% 19% 36%
Biểu 5. Tỷ lệ cơ cấu viên chức đạt trình độ ngoại ngữ
B1: 44 (13%) B2: 19 (6%) A: 11 (3%) B: 74 (22%)
C: 62 (19%) Khác (không rõ trình độ): 119 (36%)
Nguồn: Ban Tổ chức Cán bộ, năm 2019
Việc học tập nâng cao trình độ ngoại ngữ luôn là vấn đề tự thân của mỗi cán bộ, viên chức nói chung, viên chức hành chính nói rêng. Trong bối cảnh hiện nay việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh ngày càng trở nên cấp thiết và là phương tiện để trao đổi, quan hệ quốc tế. Trước yêu cầu phát triển cũng như tự hoàn thiện bản thân, nhiều viên chức đã tự học thêm ngoại ngữ: Tiếng Anh, Đức, Pháp v.v…) để có thể tham gia nhiều hơn các buổi hội thảo, hội nghị quốc tế, trao đổi với các bạn bè quốc tế đến và làm việc tại Viện Hàn lâm.
Tuy nhiên việc học tập nâng cao trình độ ngoại ngữ mới chỉ tập trung chủ yếu ở các viên chức quản lý, còn đối với viên chức hành chính thực hiện
chuyên môn nghiệp vụ, cũng giống như tin học, việc học tập còn mang tính hình thức để đáp ứng yêu cầu của các đợt tuyển dụng, thi nâng ngạch v.v… Chính vì vậy mà khả năng nghe, nói, đọc, viết tiếng Anh của viên chức hành chính còn hạn chế. Bên cạnh đó do việc sử dụng ngoại ngữ phục vụ cho công tác hành chính là không nhiều, việc giao tiếp và sử dụng ngoại ngữ chủ yếu vẫn tập trung ở các lãnh đạo quản lý công tác hành chính.
Như số liệu thống kê cho thấy, tỷ lệ trình độ ngoại ngữ đạt B1, B2 của viên chức là rất thấp, trình độ A, B, C cũng không nhiều, đa phần là không rõ trình độ. Do vậy việc học tập để nâng cao trình độ ngoại ngữ vẫn luôn là yêu cầu cần thiết đối với viên chức hành chính.
- Về mức độ hoàn thành nhiệm vụ
Nguồn: Ban Tổ chức Cán bộ, năm 2019
Qua số liệu khảo sát, có thể thấy số lượng viên chức hành chính hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chiếm 20%, hoàn thành tốt nhiệm vụ là 72% tỷ lệ này luôn ổn định và đạt ở mức cao, tuy nhiên vẫn còn một số viên chức đạt mức hoàn thành nhiệm vụ chiếm 7% và không hoàn thành nhiệm vụ là 1%. Nguyên nhân dẫn tới việc viên chức không hoàn thành nhiệm vụ là do hiện nay kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, vận dụng kỹ năng tin học trong xử
lý gửi, nhận văn bản điện tử từ cơ quan tới các Bộ, Ban ngành và ngược lại luôn đòi hỏi cao đối với viên chức. Viên chức chưa chủ động học tập nâng cao trình độ bắt kịp với xu thế Chính phủ điện tử mà Đảng và Nhà nước giao cho, điều này thể hiện mức đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc của một số ít viên chức là chưa cao. Do đó đã có những ảnh hưởng, làm giảm hiệu quả và năng suất lao động.