7. Bố cục của luận văn
1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh Long An
Nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng, giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ hình thành trong các cơ quan, tổ chức; tăng cường quản lý, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh triển khai, tổ chức thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ. UBND tỉnh Long An, Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng, cụ thể:
- Văn bản số 3925/UBND-TH ngày 31/10/2012 của UBND tỉnh Long An về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Quyết định số 3241/QĐ-UBND ngày 16/9/2013 của UBND tỉnh Long An Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Quyết định số 39/QĐ-UBND ngày 06/01/2014 của UBND tỉnh Long An Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Quyết định số 897/QĐ-UBND ngày 21/3/2014 của UBND tỉnh Long An về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Long An.
- Chỉ thị số 18/CT-UBND ngày 04/9/2014 của UBND tỉnh Long An về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ năm 2014.
- Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 10/9/2014 của UBND tỉnh Long An về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020.
- Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của UBND tỉnh Long An Ban hành Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An giai đoạn 2015-2030.
- Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 19/10/2017 của UBND tỉnh Long An về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Công văn số 412/SNV-VTLT ngày 03/3/2014 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Công văn số 246/SNV-VTLT ngày 29/01/2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 30/01/2013 của Chính phủ.
- Công văn số 367/SNV-VTLT ngày 26/02/2013 của Sở Nội vụ về việc tổ chức hội nghị phổ biến triển khai Luật Lưu trữ.
- Công văn số 1082/SNV-VTLT ngày 10/6/2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
- Công văn số 2355/SNV-VTLT ngày 28/11/2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Thông tư số 09/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
- Công văn số 78/SNV-VTLT ngày 13/01/2015 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy UBND thành phố, thị xã áp dụng các văn bản trên để thực hiện trong phạm vi và đối tượng của từng văn bản, chưa ban hành được quy chế văn thư, lưu trữ và các văn bản quy định hướng dẫn về công tác văn thư nói chung và hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nói riêng. UBND thành phố, thị xã không ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến hậu quả thiếu chế tài xử phạt đối với công chức, viên chức không lập hồ sơ, làm mất, thất lạc văn bản tài liệu của cơ quan, … Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng văn bản, rời lẻ, tích đống nhiều năm ở các bộ phận chuyên môn và là trở ngại cho việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Tiểu kết chương 1
Trong chương 1, tác giả khái quát cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như các khái niệm, mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ, mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ”, cơ sở pháp lý.
Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN
2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An
Chức năng: Tại điều 3, Nghị định số 37/2014/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định:
“1. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
2. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh”.
Nhiệm vụ, quyền hạn: Tại điều 4, Nghị định số 37/2014/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh quy định:
“1. Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao; theo dõi thi hành pháp luật.
- Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng, ...
- Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật, ...
- Phòng Tài chính - Kế hoạch: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về; tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân.
- Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo).
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp) , ...
- Phòng Văn hóa và Thông tin: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông, ....
- Phòng Giáo dục và Đào tạo: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em, ...
- Phòng Y tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y
29/12/2017 của Tỉnh ủy Long An đã sáp nhập phòng Y tế vào Văn phòng HĐND và UBND thành phố, thị xã).
- Thanh tra: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện, ...
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân: Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, ...
- Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn, ...
- Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, ...
Như vậy, cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, thị xã là cơ quan tham mưu, giúp UBND thành phố, thị xã thực hiện chức năng nhà nước ở địa phương. Cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, thị xã chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp thành phố, thị xã đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Long An.