7. Bố cục của luận văn
3.2.4. Trách nhiệm của Chuyên viên, công chức văn thư, lưu trữ
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, công chức chuyên môn, công chức văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
3.3. Tăng cường công tác lập và giao nộp hồ sơ
Tại UBND thành phố Tân An có 02 phòng, ban thực hiện tốt công tác lập và giao nộp hồ sơ là: Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tân An, phòng Nội vụ thành phố Tân An. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn nhiều phòng, ban chưa thực hiện nghiêm túc công tác này, đặc biệt là lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; việc nhận thức về trách nhiệm và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành trong công tác văn thư, lưu trữ của các phòng, ban còn hạn chế; thủ trưởng chưa tích cực chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; công chức, viên chức chưa có thói quen lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được giao; việc tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu ở Lưu trữ cơ quan chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và ảnh hưởng đến công tác lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản và phục vụ khai thác theo quy định.
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế trên đồng thời thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Chỉ thị số 17/CT- UBND ngày 19/10/2017 của UBND tỉnh Long An về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của UBND thành phố, thị xã đi vào nền nếp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tiết kiệm tối đa chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã, thủ trưởng các phòng, ban cần thực hiện tốt các nội dung sau:
- Quán triệt, nâng cao nhận thức trong lãnh đạo, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Bố trí kho tàng, trang thiết bị như: giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ đáp úng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác có hiệu quả.
- Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn.
- Rà soát, ban hành đồng bộ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại đơn vị…
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử.
3.4. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lưu trữ
Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã có thể kết hợp trong chương trình đào tào, bồi dưỡng công chức hàng năm của cơ quan đơn vị.
Đối tượng, thành phần tham dự: Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã, Trưởng, phó các phòng, ban, công chức chuyên môn, công chức phụ trách văn thư, lưu trữ; kết thúc các lớp tập huấn từng cá nhân thực hiện bản thu hoạch. Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn giúp công chức nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác này giúp cơ quan, đơn vị quản lý tốt văn bản, thực hiện đúng phương pháp, quy trình lập hồ sơ mang lại nhiều lợi ích cho công việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nội dung của các lớp tập huấn, bồi dưỡng:
Phổ biến các văn bản quy định của Trung ương và địa phương:
hồ sơ: Mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ. Giảng viên trong quá trình giảng dạy kèm theo các bài tập, tình huống thực tế, tương tác với học viên để kết quả là học viên thực hiện tốt các khâu, nghiệp vụ lập hồ sơ.
Hướng dẫn lập hồ sơ đối với UBND thành phố, thị xã đã ban hành Danh mục hồ sơ.
Đầu năm, Văn thư cơ quan, đơn vị cấp phát bìa hồ sơ theo mẫu bìa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, văn phòng phẩm gồm: bút xanh, bút chì, …, cặp (hộp) đựng hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình. Dựa vào Danh mục hồ sơ cơ quan, đơn vị đã ban hành vào đầu năm, công chức văn thư hướng dẫn từng cán bộ, công chức, viên chức đối chiếu Danh mục hồ sơ, xem cá nhân mình chịu trách nhiệm thực hiện bao nhiêu công việc chuyên môn, tương ứng với số bìa hồ sơ chuẩn bị, ghi các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ như sau: tên cơ quan, tên đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ.
3.5. Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã và các bộ phận tham mưu kiểm tra, đánh giá chất lượng hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, xem đó là nhiệm vụ thường xuyên và không thể thiếu trong công tác văn thư, lưu trữ. Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và có chế độ khen thưởng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của công chức trong công tác lập hồ sơ hiện hành.
Hình thức kiểm tra có thể thực hiện định kỳ theo mỗi tháng một lần, quý một lần, 06 tháng một lần, 1 năm một lần; kiểm tra đột xuất về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ. Đối tượng kiểm tra là các phòng, ban và công chức của các đơn vị. Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra phối hợp cùng Văn phòng HĐND và UBND.
Nội dung kiểm tra các khâu, nghiệp vụ, chất lượng hồ sơ được lập; thông báo kết quả kiểm tra bằng văn bản sau mỗi lần kiểm tra hoặc vào báo cáo sơ kết tháng, quý, 6 tháng, năm.
Mục đích của công tác kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan nhằm phát huy vai trò của tập thể và cá nhân trong việc tổ chức, triển khai, thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng.
Tiểu kết chương 3
Từ những thực trạng, tồn tại trong hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An, để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chúng tôi đưa ra những kiến nghị, giải pháp sau: Hoàn thiện, rà soát và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã; bồi dưỡng, nâng cao hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
KẾT LUẬN
Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực. Nhìn chung, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, khoa học, giá trị được phát huy, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng công tác của các ngành, các cấp, đồng thời bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định.
Tuy nhiên, hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An vẫn còn một số tồn tại, hạn chế chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ, …việc lập, thu nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu các cơ quan, đơn vị chưa đầy đủ, kịp thời. Từ đó, gây khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ. Nguyên nhân chính là nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa cao, chưa đầy đủ nên việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ chưa được chú trọng đúng mức; công chức, viên chức nhiều phòng, ban chưa thực hiện tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc.
Bản thân nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” nhằm đưa ra một số giải pháp để khắc phục các hạn chế, tồn tại phát huy các ưu điểm để nâng cao vị trí và tầm quan trọng của công tác này ở UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Các nội dung nghiên cứu mà chúng tôi thực hiện là có cơ sở từ những kiến thức lý luận tiếp thu trong quá trình học tập tại trường; những kiến thức, kinh nghiệm thu nhận được từ thực tế công tác; những số liệu, tài liệu thực tế được khảo sát trực tiếp ở UBND thành phố, thị xã và các công trình nghiên cứu có liên quan. Mặc dù bản thân đã cố gắng, nỗ lực trong quá trình nghiên cứu thực hiện luận văn vẫn không tránh khỏi sơ xuất, thiếu sót một số vấn đề do chưa được giải quyết triệt để. Những vấn đề còn thiết sót, chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới để giải quyết một cách đầy đủ./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2010) Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
2. Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 Quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 14/10/2011, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
4. Bộ Nội vụ (2014) Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014, hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
5. Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 07/2012/TT-BNv ngày 22 tháng 11 năm 2012 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6. Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
8. Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư
9. Chính phủ (2004) Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
10. Chính phủ (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
11. Quốc hội (2011) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
12. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2013), Báo cáo số 924/SNV-VTLT ngày 24 tháng 5
năm 2013 báo cáo công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Long An năm 2013.
13. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2013), Báo cáo số 1014/SNV-VTLT ngày 04 tháng 6
năm 2013 về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
14. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2014), Công văn số 332/SNV-VTLT ngày 19 tháng
02 năm 2014 về việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan (năm 2013 huyện Mộc Hóa (cũ) được chia, tách thành 02 đơn vị hành chính gồm thị xã Kiến Tường và huyện Mộc Hóa (mới).
15. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2014), Kế hoạch số 655/SNV-VTLT ngày 31 tháng 3
năm 2014 Khảo sát tài liệu tích đống các huyện, thị xã, thành phố.
16. Thủ tưởng Chính phủ (2007) Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm
2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giát trị tài liệu lưu trữ.
17. Nguyễn Văn Tâm (2008) Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung
ương Đảng - thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, Hà Nội,2008.
18. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Về trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công
tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011, tr20-23.
19. Nguyễn Xuân Trung (2005) Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ cơ quan Bộ- thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, Hà Nội, 2005.
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban 21. Website: http://tailieu.vn
22. Website: http://www.archives.gov.vn 23. Website: www.luutruvn.gov.vn