7. Bố cục của luận văn
2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND thành phố, thị xã còn những hạn chế, cụ thể như sau:
+ Lãnh đạo các phòng, ban đơn vị thuộc UBND thành phố, thị xã tuy có nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhưng cũng chưa quan tâm nhiều và chỉ đạo sâu sát đến công tác văn thư, lưu trữ.
+ Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều khó khăn như: Diện tích phòng, kho còn chật hẹp, các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ còn thiếu, kinh phí dành cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.
+ Một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện chế độ bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
+ Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của công chức, viên chức chưa đầy đủ, nhiều đơn vị chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc hoặc lập không đúng với quy định đây cũng là nguyên nhân dẫn đến trình trạng tài liệu tích đống nhiều năm qua.
+ Hầu hết các cơ quan, đơn vị chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ và việc bảo quản tài liệu còn hạn chế để tình trạng còn bó gói, tích đống nhiều dẫn đến bị mối mọt và hư hại nặng tài liệu lưu trữ.
Nguyên nhân của những thực trạng trên là do:
- Lãnh đạo UBND thị xã, thành phố còn xem nhẹ hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chưa chỉ đạo, kiểm tra và phân công cụ thể do Văn phòng hay phòng Nội vụ tổ chức thực hiện, kiểm tra và theo dõi công tác này ở các đơn vị chuyên môn.
- Hệ thống văn bản về công tác lập hồ sơ đã có nhưng chưa đủ, đề cập đến trách nhiệm lập hồ sơ, khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ, nhưng dừng lại ở mức độ chung chung, không cụ thể.
- Chưa ban hành được Quy chế văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ, văn bản hướng dẫn lập hồ sơ. Do đó, thiếu công cụ hướng dẫn dẫn đến công chức chuyên môn không chủ động lập hồ sơ hiện hành, tài liệu bị phân tán, tích đống.
- Đa số công chức văn thư, lưu trữ ở UBND thành phố, thị xã còn thiếu, kinh nghiệm thực hiện yếu, kiêm nhiệm nhiều việc khác như kế toán, hành chính, thủ quỹ, lương thấp, chế độ phụ cấp không có, … Không tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan các văn bản văn bản quy trình, hướng dẫn như: Danh mục hồ sơ, kế hoạch nộp lưu, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ.
- Kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan còn thiếu, hạn hẹp, trang thiết bị còn nhiều hạn chế.
Tiểu kết chương 2
Trong chương 2, luận văn giới thiệu khái quát, chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An; vai trò, ý nghĩa; thực trạng; những kết quả đạt được cũng như những tồn tại và nguyên nhân hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Những hạn chế đó là nhận thức của Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã còn xem nhẹ, kinh phí đầu tư cơ sở vật chất rất hạn chế; chưa ban hành các văn bản hướng dẫn. Đây được gọi là những vấn đề mấu chốt nếu không giải quyết đợc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động lập và giao nộp hồ sơ. Chương 2 cũng là chương tạo tiền đề để luận văn đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ
TỈNH LONG AN