7. Bố cục của luận văn
3.2.1. Đối với UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An
- Đối với cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ:
Đầu năm, công chức văn thư, lưu trữ cấp bìa hồ sơ in sẵn theo mẫu của cơ quan hoặc mẫu bìa của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, bút viết, bút chì, văn phòng phẩm, cặp đựng hồ sơ cho công chức chuyên môn của cơ quan, đơn vị. Căn cứ bản Danh mục hồ sơ dự kiến, công chức văn thư, lưu trữ hướng dẫn công chức chuyên môn đối chiếu trong Danh mục mục hồ sơ, xem trách nhiệm cá nhân phải thực hiện bao nhiêu công việc, tương ứng với số bìa hồ sơ chuẩn bị, ghi các yếu tố thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ: Ghi tên cơ quan; ghi tên đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ; ghi số và ký hiệu hồ sơ; ghi tiêu đề hồ sơ; ghi thời hạn bảo quan hồ sơ.
Khi công việc bắt đầu triển khai thực hiện, văn bản liên quan đến công việc nào, đối chiếu với bìa hồ sơ và đưa tài liệu vào công việc đó. Thực hiện đầy đủ các khâu, nghiệp vụ thì vấn đề hồ sơ công việc đã giải quyết.
- Đối với cơ quan chưa ban hành Danh mục hồ sơ:
Hiện nay, theo số liệu khảo sát về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã của tỉnh Long An, đa số các phòng, ban chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ, công chức văn thư, lưu trữ theo sự phân công của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, căn cứ vào kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, cấp phát cho công chức chuyên môn hướng dẫn thực hiện các bước sau:
+ Công chức chuyên môn chuẩn bị bìa hồ sơ tương ứng với công việc được giao trong năm, khi công việc bắt đầu tập hợp các văn bản liên quan đến từng vấn đề hoặc sự việc cụ thể đưa vào hồ sơ.
+ Trong quá trình thực hiện việc hướng dẫn, công chức văn thư nên cân đối thời gian và hướng dẫn chi tiết cụ thể cho từng đơn vị nói chung và công chức chuyên môn của các đơn vị nói riêng.
+ Khắc phục tình trạng hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ nhưng công chức chuyên môn không thực hiện, công chức văn thư, lưu trữ phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở công chức đơn vị chủ động thực hiện.
Thực hiện được các bước này giúp công chức chuyên môn ở các cơ quan, đơn vị của UBND thành phố, thị xã chủ động lập hồ sơ, có ý thức bảo quản và giữ gìn văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc.