7. Bố cục của luận văn
3.5. Kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ
Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã và các bộ phận tham mưu kiểm tra, đánh giá chất lượng hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, xem đó là nhiệm vụ thường xuyên và không thể thiếu trong công tác văn thư, lưu trữ. Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và có chế độ khen thưởng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của công chức trong công tác lập hồ sơ hiện hành.
Hình thức kiểm tra có thể thực hiện định kỳ theo mỗi tháng một lần, quý một lần, 06 tháng một lần, 1 năm một lần; kiểm tra đột xuất về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ. Đối tượng kiểm tra là các phòng, ban và công chức của các đơn vị. Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra phối hợp cùng Văn phòng HĐND và UBND.
Nội dung kiểm tra các khâu, nghiệp vụ, chất lượng hồ sơ được lập; thông báo kết quả kiểm tra bằng văn bản sau mỗi lần kiểm tra hoặc vào báo cáo sơ kết tháng, quý, 6 tháng, năm.
Mục đích của công tác kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan nhằm phát huy vai trò của tập thể và cá nhân trong việc tổ chức, triển khai, thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng.
Tiểu kết chương 3
Từ những thực trạng, tồn tại trong hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An, để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chúng tôi đưa ra những kiến nghị, giải pháp sau: Hoàn thiện, rà soát và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã; bồi dưỡng, nâng cao hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
KẾT LUẬN
Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực. Nhìn chung, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, khoa học, giá trị được phát huy, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng công tác của các ngành, các cấp, đồng thời bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định.
Tuy nhiên, hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An vẫn còn một số tồn tại, hạn chế chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ, …việc lập, thu nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu các cơ quan, đơn vị chưa đầy đủ, kịp thời. Từ đó, gây khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ. Nguyên nhân chính là nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa cao, chưa đầy đủ nên việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ chưa được chú trọng đúng mức; công chức, viên chức nhiều phòng, ban chưa thực hiện tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc.
Bản thân nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” nhằm đưa ra một số giải pháp để khắc phục các hạn chế, tồn tại phát huy các ưu điểm để nâng cao vị trí và tầm quan trọng của công tác này ở UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Các nội dung nghiên cứu mà chúng tôi thực hiện là có cơ sở từ những kiến thức lý luận tiếp thu trong quá trình học tập tại trường; những kiến thức, kinh nghiệm thu nhận được từ thực tế công tác; những số liệu, tài liệu thực tế được khảo sát trực tiếp ở UBND thành phố, thị xã và các công trình nghiên cứu có liên quan. Mặc dù bản thân đã cố gắng, nỗ lực trong quá trình nghiên cứu thực hiện luận văn vẫn không tránh khỏi sơ xuất, thiếu sót một số vấn đề do chưa được giải quyết triệt để. Những vấn đề còn thiết sót, chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới để giải quyết một cách đầy đủ./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2010) Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
2. Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 Quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 14/10/2011, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
4. Bộ Nội vụ (2014) Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014, hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
5. Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 07/2012/TT-BNv ngày 22 tháng 11 năm 2012 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6. Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
8. Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư
9. Chính phủ (2004) Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
10. Chính phủ (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
11. Quốc hội (2011) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
12. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2013), Báo cáo số 924/SNV-VTLT ngày 24 tháng 5
năm 2013 báo cáo công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Long An năm 2013.
13. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2013), Báo cáo số 1014/SNV-VTLT ngày 04 tháng 6
năm 2013 về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
14. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2014), Công văn số 332/SNV-VTLT ngày 19 tháng
02 năm 2014 về việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan (năm 2013 huyện Mộc Hóa (cũ) được chia, tách thành 02 đơn vị hành chính gồm thị xã Kiến Tường và huyện Mộc Hóa (mới).
15. Sở Nội vụ tỉnh Long An (2014), Kế hoạch số 655/SNV-VTLT ngày 31 tháng 3
năm 2014 Khảo sát tài liệu tích đống các huyện, thị xã, thành phố.
16. Thủ tưởng Chính phủ (2007) Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm
2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giát trị tài liệu lưu trữ.
17. Nguyễn Văn Tâm (2008) Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung
ương Đảng - thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, Hà Nội,2008.
18. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Về trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công
tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011, tr20-23.
19. Nguyễn Xuân Trung (2005) Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ cơ quan Bộ- thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, Hà Nội, 2005.
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban 21. Website: http://tailieu.vn
22. Website: http://www.archives.gov.vn 23. Website: www.luutruvn.gov.vn