7. Bố cục của luận văn
3.4. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
- Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Bố trí kho tàng, trang thiết bị như: giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ đáp úng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác có hiệu quả.
- Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn.
- Rà soát, ban hành đồng bộ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại đơn vị…
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử.
3.4. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lưu trữ
Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã có thể kết hợp trong chương trình đào tào, bồi dưỡng công chức hàng năm của cơ quan đơn vị.
Đối tượng, thành phần tham dự: Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã, Trưởng, phó các phòng, ban, công chức chuyên môn, công chức phụ trách văn thư, lưu trữ; kết thúc các lớp tập huấn từng cá nhân thực hiện bản thu hoạch. Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn giúp công chức nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác này giúp cơ quan, đơn vị quản lý tốt văn bản, thực hiện đúng phương pháp, quy trình lập hồ sơ mang lại nhiều lợi ích cho công việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nội dung của các lớp tập huấn, bồi dưỡng:
Phổ biến các văn bản quy định của Trung ương và địa phương:
hồ sơ: Mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ. Giảng viên trong quá trình giảng dạy kèm theo các bài tập, tình huống thực tế, tương tác với học viên để kết quả là học viên thực hiện tốt các khâu, nghiệp vụ lập hồ sơ.
Hướng dẫn lập hồ sơ đối với UBND thành phố, thị xã đã ban hành Danh mục hồ sơ.
Đầu năm, Văn thư cơ quan, đơn vị cấp phát bìa hồ sơ theo mẫu bìa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, văn phòng phẩm gồm: bút xanh, bút chì, …, cặp (hộp) đựng hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình. Dựa vào Danh mục hồ sơ cơ quan, đơn vị đã ban hành vào đầu năm, công chức văn thư hướng dẫn từng cán bộ, công chức, viên chức đối chiếu Danh mục hồ sơ, xem cá nhân mình chịu trách nhiệm thực hiện bao nhiêu công việc chuyên môn, tương ứng với số bìa hồ sơ chuẩn bị, ghi các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ như sau: tên cơ quan, tên đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ.