7. Bố cục của luận văn
3.1.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị soạn thảo nội dung, chương trình tập huấn nghiệp vụ về lập hồ sơ công việc đưa vào nội dung bắt buộc đối với công chức, viên chức; kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.
Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các địa phương và hướng dẫn các tỉnh tăng kinh phí đào tạo cho Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ mở các lớp tập huấn nghiệp vụ.
Phải có chế tài, quy định cụ thể về xử lý các cơ quan, tổ chức không thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định, xử lý cán bộ, công chức, viên chức làm thất thoát tài liệu, không lập được hồ sơ công việc. Đồng thời, có cơ chế, chính sách về tài chính để hỗ trợ cho công tác lưu trữ trong việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các đơn vị.
Cần có chính sách thi đua, khen thưởng trong việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Nâng chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp ưu đãi, đãi ngộ cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Hiện nay, hệ thống văn bản quản lý Nhà nước quy định về lập và giao nộp hồ sơ tương đối đầy đủ như:
+ Luật Lưu trữ năm 2011 nội dung chủ yếu về hoạt động lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ không đề cập đến trách nhiệm thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ nội dung của nghị định này chủ yếu đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ,… không có nội dung nào đề cấp đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, văn bản này mới chỉ hướng dẫn chung việc quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ và chưa đề cập cụ thể đến phương pháp lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ.
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Do đó, trên cơ sở các văn bản của các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành, với tình hình thực tế hiện nay, chúng tôi nhận thấy cần rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung các văn bản về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình hiện nay. Tuy nhiên, để các văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan thực hiện nghiêm túc, thống nhất, cần nêu rõ về các vấn đề sau:
+ Vai trò, ý nghĩa của hồ sơ, của lập hồ sơ hiện hành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức.
+ Yêu cầu của mỗi hồ sơ được lập.
+ Các khái niệm liên quan đến lập hồ sơ hiện hành, thế nào là hồ sơ hiện hành, các loại hồ sơ hiện hành cần phải lập.
+ Đề xuất chế tài quy định chi tiết về việc khen thưởng, xử lý vi phạm đối với công chức quản lý, công chức chuyên môn trực tiếp thực hiện công tác lập hồ sơ hiện hành:
+ Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đối tượng thi đua là cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố, thị xã; thời gian thi đua (thời gian thực hiện từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020); Tiêu chuẩn đánh giá thi đua: tập thể và cá nhân.
+ Hình thức xử lý vi phạm nếu không thực hiện tốt công việc.