7. Bố cục của luận văn
3.1.2. Đối với UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường
Xây dựng và ban hành quy chế văn thư, lưu trữ ở UBND thành phố, thị xã, phòng Nội vụ phối hợp Văn phòng HĐND và UBND thành phố, thị xã thường xuyên cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, sao gửi trực tiếp đến các bộ phận chuyên môn của UBND thị xã, thành phố, công chức có căn cứ sẽ nhận thức được trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, chủ động lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo thời gian quy định.
Cần thực hiện chế độ ưu đãi hơn đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
Cần triển khai phần mềm văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra, bộ phận tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng, phải rà soát hệ thống văn bản của cơ quan về công tác này và tham mưu cho Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã:
- Ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ áp dụng phù hợp với tình hình thực tế ở thành phố, thị xã.
- Xây dựng và ban hành kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo định kỳ tháng, quý, 06 tháng hoặc cả năm.
- Ban hành các văn bản sơ kết, tổng kết, khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đối với UBND thành phố, thị xã và cơ quan cấp dưới trực thuộc. Phòng Nội vụ lập phiếu chấm điểm, quy định thang điểm
+ Tổ chức tuyên truyền phổ biến pháp luật lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng.
+ Xây dựng và ban hành văn bản quản lý văn thư, lưu trữ: Xây dựng quy chế Văn thư, lưu trữ; Xây dựng kế hoạch văn thư, lưu trữ, …
+ Ban hành Danh mục hồ sơ, thực hiện công tác lập hồ sơ.
+ Thực hiện chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định hiện hành.