7. Bố cục của luận văn
2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với hoạt động lập và giao
UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An
2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Qua khảo sát thực tế tại một số phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thị xã, thành phố, chúng tôi nhận thấy rằng lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã quan tâm, có trách nhiệm và nhận thức được hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quan trọng. Lãnh đạo cơ quan ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quy định về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng. Cử công chức phụ trách văn thư, công chức kiêm nhiệm văn thư tham gia nhiều lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Công chức tại các phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã: Các văn bản hướng dẫn của Trung ương, địa phương quy định trách nhiệm của từng công chức trong cơ quan, đơn vị thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Một số công chức tại phòng Nội vụ, phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện khá tốt nhiệm vụ này. Tuy nhiên, vẫn còn một số chuyên viên ở các cơ quan khác chưa thực hiện nghiêm túc, thực hiện chưa đầy đủ các khâu, nghiệp vụ như: hồ sơ kết thúc bỏ vào hộp ghi vấn đề, năm giải quyết, lập hồ sơ nhưng không đánh số tờ, biên mục văn bản.
Công chức phụ trách văn thư, lưu trữ cơ quan: Do trình độ chuyên môn được đào tạo không đúng chuyên ngành (trừ công chức phụ trách văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND và phòng Nội vụ) nên việc hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với công chức cơ quan, đơn vị còn hạn chế.
Như vậy, công chức cơ quan chưa nhận thức được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong việc lập hồ sơ công việc, phần lớn công chức cho rằng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không phải nhiệm vụ của mình mà đó là nhiệm
vụ, trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ. Lãnh đạo mới chỉ quan tâm đến việc tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng công tác này cho công chức chuyên môn nhưng thiếu kiểm tra, giám sát. Do đó, nhận thức của công chức đối với hoạt động lập vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa tốt. Kiểm tra, đôn đốc công tác này chưa tốt.