7. Bố cục của luận văn
2.3.4.1. Hoạt động lập hồ sơ công việc
* Tình hình ban hành và sử dụng danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là công cụ hữu ích giúp cho công chức làm căn cứ trong công tác lập hồ sơ, kiểm tra việc thực hiện lập hồ sơ hiệu quả.
Tại Điều 28, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “Danh mục hồ sơ do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ”.
Chúng tôi đã khảo sát, phỏng vấn trực tiếp việc lập Danh mục hồ sơ của các phòng ban, thuộc UBND thị xã, thành phố Tân An có kết quả như sau:
Tại thành phố Tân An các phòng, ban đã ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm như sau: Văn phòng HĐND và UBND, phòng Nội vụ, phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Tài nguyên và Môi trường.
Tại thị xã Kiến Tường tất cả các phòng, ban chưa thực hiện ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm như sau: Văn phòng HĐND và UBND, phòng Nội vụ.
Về quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ: Các phòng đã lập và ban hành Danh mục thì chủ yếu lập theo cách thứ nhất, tức là công chức phụ trách văn thư, lưu trữ dự thảo và gửi xin ý kiến công chức chuyên môn, sau đó gửi lại công chức phụ trách văn thư, lưu trữ để tổng hợp, chỉnh sửa, bổ sung và trình Lãnh đạo phòng duyệt, ban hành vào đầu mỗi năm để cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục.
Việc sử dụng Danh mục hồ sơ của các phòng ban, Danh mục được lập giúp cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị:
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị dự kiến tổng số hồ sơ được lập trong năm, nắm được mỗi cá nhân, đơn vị trong cơ quan cần phải lập hồ sơ, khối lượng công việc cơ quan cần thực hiện trong năm.
- Giúp cho UBND thành phố, thị xã chủ động trong việc tổ chức hoạt động lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư chặt chẽ và khoa học.
- Giúp Lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm tra công tác lập hồ sơ của tất cả các bộ phận, công chức trong cơ quan.
- Công chức văn thư, lưu trữ giúp Lãnh đạo cơ quan hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở công chức chuyên môn thực hiện lập hồ sơ.
- Là căn cứ để lựa chọn, thống kê hồ sơ, tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ cơ quan phục vụ việc khai thác, sử dụng khi có nhu cầu.
- Việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ là rất cần thiết đối với UBND thành phố, thị xã có tác dụng đối với việc quản lý khối lượng công việc của cơ quan trong năm cũng như quản lý giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì công việc này trước đây chưa được Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã quan tâm, không phân công cụ thể việc xây dựng danh mục hồ sơ do bộ phận nào thực hiện: Văn phòng HĐND và UBND huyện hay phòng Nội vụ, dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Do đó, ảnh hưởng đến hiệu quả, kết quả của việc xây dựng Danh mục hồ sơ nói riêng và công tác lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói chung. Khi chúng tôi khảo sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp Chánh Văn phòng HĐND và UBND và Phó Trưởng phòng Nội (do Trưởng ban Ban Tổ chức kiêm nhiệm Trưởng phòng Nội vụ) thành phố, thị xã Kiến Tường, kết quả là UBND thành phố Tân An xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu mỗi năm. Tuy nhiên, Danh mục đã ban hành nhưng việc triển khai thực hiện chưa đến từng bộ phận, công chức chuyên môn, do nhân vật lực công tác văn thư, lưu trữ của thành phố còn yếu, thiếu và hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ (có bằng Trung cấp Văn thư - Lưu trữ nhưng liên thông Đại học Luật, Đại học Hành chính).
- Tại thị xã Kiến Tường, từ năm 2013 đến năm 2018 chưa thực hiện việc lập Danh mục hồ sơ, năm 2019 đến nay đã xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ, nhưng
Danh mục không được ứng dụng vào thực tế do công chức văn thư, lưu trữ tâm lý, tư tưởng ngại va chạm, ít nghiên cứu, chế độ lương, thưởng thấp, không có phụ cấp độc hại nên không cống hiến hết mình vì công việc chung.
Tóm lại, UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An phần lớn chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, công chức chuyên môn hiểu nhầm giữa Danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ nộp lưu hoặc giữa Danh mục hồ sơ và danh mục các hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ. UBND thành phố Tân An đã ban hành Danh mục, so với thời điểm hiện tại còn nhiều văn bản mới, thay thế, sửa đổi, bổ sung, do đó Danh mục chưa được cập nhật, bổ sung dù cơ cấu tổ chức có một số thay đổi, nhiều nội dung không còn phù hợp.
Vì vậy, việc nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn để sữa đổi hoặc ban hành Danh mục hồ sơ là cần thiết, UBND thành phố, thị xã phải phân công rõ ràng, cụ thể, tránh trùng lắp, chồng chéo: công chức nào là người tham giúp, giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị dự thảo Danh mục hồ sơ, Danh mục xây dựng riêng 01 cơ quan, đơn vị hay chung cho cả UBND thành phố, thị xã. Căn cứ vào tình hình thực tế của từng cơ quan để lựa chọn phương án xây dựng Danh mục hồ sơ cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác lập hồ sơ. UBND thành phố, thị xã cần sớm triển khai thực hiện công việc trên.
* Thực trạng lập hồ sơ tại UBND thành phố, thị xã
Thực hiện các văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương, tỉnh, địa phương, thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn đã chú trọng ban hành nhiều văn bản về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng. Đến ngày 31/12/2019, khoảng 80 % các cơ quan, đơn vị đã bàn hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Việc lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư thực hiện theo 02 cách: theo Danh mục hồ sơ (áp dụng đối với cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ), theo các đặc trưng của hồ sơ (đối với cơ quan chưa có danh mục hồ sơ). Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố, thị xã tập trung tại lưu trữ cơ quan theo tập, bao đựng, bó, gói, gồm các loại hồ sơ chủ yếu như: hồ sơ nguyên tác, hồ sơ tên loại văn bản, hồ sơ vụ việc.
Tài liệu (văn bản đi, văn bản đến và một số tài liệu khác) hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố, thị xã được quản lý tốt sẽ giúp cho việc lãnh đạo,
được giao. Theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã, thành phố và thẩm quyền ban hành văn bản, UBND thị xã, thành phố ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên môn ngành, văn bản mật.
Qua khảo sát thực tế tại UBND thành phố, thị xã chúng tôi thống kê tổng số văn bản đi, văn bản đến do UBND thành phố, thị xã ban hành trong năm 2019 như sau:
Stt Tên cơ quan Văn bản đi Văn bản đến Ghi chú
1 UBND thành phố Tân An 4213 3415
2 UBND thị xã Kiến Tường 2119 1644
Bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến UBND thành phố, thị xã năm 2019 (Nguồn: Khảo sát trực tiếp Sổ Đăng ký văn bản đi, đến của UBND thành phố, thị xã
năm 2019)
Qua bảng thống kê cho thấy số lượng văn bản do UBND thành phố, thị xã ban
hành trong 01 năm là khá lớn. Vì vậy, khối lượng công việc cần phải thực hiện trong năm 2019 của UBND thành phố, thị xã rất nhiều, nội dung văn bản đa dạng. Nhằm quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện công việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, yêu cầu việc quản lý tốt văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng quy trình, nghiệp vụ, đúng thời hạn hết sức quan trọng. Nếu không thực hiện tốt công tác lập hồ sơ, văn bản rời lẻ theo thời gian dẫn đến tài liệu sẽ bị tích đống, không tra tìm được văn bản, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của UBND thành phố, thị xã. Việc lập hồ sơ hiện hành khi bắt đầu công việc và hoàn thiện hồ sơ khi kết thúc công việc là trách nhiệm của tất cả công chức UBND thành phố, thị xã. Việc lập hồ sơ do người trực tiếp thực hiện công việc mới lập hồ sơ chính xác, đầy đủ phản ánh diễn biến quá trình sự việc phát sinh cho đến khi kết thúc công việc. Nếu công chức thực hiện tốt công việc trên, giúp cho công chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, kiểm soát khối lượng công việc. Công chức xem đây là nhiệm vụ bất buộc, nghiêm chỉnh thực hiện.
Trong quá trình hoạt động của UBND thành phố, thị xã các hồ sơ, tài liệu hình thành như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ vụ việc, hồ sơ họp hội nghị, tập huấn, tài liệu phối hợp, …
+ Hồ sơ nguyên tắc: Hồ sơ gồm các văn bản nghiên cứu, tham mưu các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Công chức cần tập hợp các văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách, thường xuyên cập nhật, bổ sung văn bản mới, văn bản sửa đổi, bổ sung đủ cơ sở pháp lý, chuẩn xác về lĩnh vực chuyên môn của mình để tham mưu, giải quyết công việc. Hồ sơ này không phải nộp vào Lưu trữ cơ quan.
+ Tài liệu phối hợp: Hồ sơ này gồm các văn bản trao đổi, đóng góp ý kiến của các cơ quan gởi cơ quan phụ trách chính.
Ví dụ: Kế hoạch phòng cháy chữa cháy của UBND thành phố Tân An năm 2019.
Công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố tham mưu, dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng gửi các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện góp ý, đăng ký tham gia, đề xuất, kiến nghị. Việc lập hồ sơ do công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tân An lập hồ sơ, các văn bản góp ý của các phòng, ban chuyên môn đóng góp cũng lập hồ sơ, theo dõi, tham mưu Lãnh đạo nhưng không giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
Ví dụ:
Công chức UBND thành phố phụ trách văn thư, lưu trữ phải lập hồ sơ nguyên tác gồm các văn bản: Luật Lưu trữ, các nghị định, thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Hồ sơ vụ việc: Trách nhiệm lập hồ sơ vấn đề, vụ việc là của công chức chuyên môn ở các phòng, ban. Loại hồ sơ này được hình thành từ khi bắt đầu xử lý công việc cho đến khi vụ, việc đó được giải quyết xong, đặc trưng của hồ sơ này là vấn đề (vụ, việc), đồng thời kết hợp một số đặc trưng như thời gian, tác giả ban hành văn bản.
Ví dụ:
Công chức phụ trách chuyển mục đích sử dụng đất của phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Tân An phải lập hồ sơ chuyển mục đích của tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố Tân An như: Đơn xin chuyển mục đích (kèm theo giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất), tờ trình của phòng Tài nguyên và Môi trường, quyết định của UBND thành phố về việc cho phép chuyển mục đích sử dụng đất.
Ví dụ:
Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2018 và phương hướng, nhiệm vụ công tắc năm 2019 của UBND thành phố Tân An
+ Hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo cơ quan, công chức phụ trách trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo lập hồ sơ.
+ Tập lưu văn bản đi do cơ quan ban hành, công chức văn thư là người lập hồ sơ. Ví dụ:
Tập lưu quyết định tháng 01 năm 2018 của UBND thành phố Tân An Tập lưu công văn năm 2018 của phòng Tư pháp thị xã Kiến Tường
Qua khảo sát các cơ quan UBND thành phố, thị xã, chúng tôi nhận thấy công tác lập hồ sơ hiện hành ngày càng được Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã quan tâm. Một số phòng, ban đã lập hồ sơ hiện hành, nhưng việc lập hồ sơ chưa thực hiện đồng bộ đối với tất cả các đơn vị mà chỉ một số phòng thực hiện khá tốt như: Văn phòng HĐND và UBND huyện, phòng Nội vụ, … Các phòng, ban còn lại công tác này chưa thực hiện, tài liệu rời lẻ, bó gói, chất đống tại phòng làm việc, kho tạm qua nhiều năm.
Tên Tên phòng chuyên môn Đã thực hiện lập hồ sơ Không thực hiện lập hồ sơ Ghi chú Thành phố Tân An Văn phòng HĐND và UBND x Phòng Nội vụ x Phòng Tài chính - Kế hoạch x
Phòng Tài nguyên và Môi trường
x
Phòng Lao động - Thương bình và Xã hội
x
Phòng Văn hóa và Thông tin x
Phòng Giáo dục và Đào tạo x
Thanh tra thành phố x
Phòng Quản lý Đô thị x Thị xã Kiến Tường Văn phòng HĐND và UBND x Phòng Nội vụ x Phòng Tài chính - Kế hoạch x
Phòng Tài nguyên và Môi trường
x
Phòng Lao động - Thương bình và Xã hội
x
Phòng Văn hóa và Thông tin x
Phòng Giáo dục và Đào tạo x
Thanh tra thị xã x
Phòng Kinh tế x
Phòng Quản lý Đô thị x
Bảng thống kê tình hình lập hồ sơ công việc của các phòng, ban thuộc UBND thành phố Tân An, UBND thị xã Kiến Tường
(Nguồn: Thực hiện bằng phiếu điều tra và khảo sát trực tiếp tại UBND thành phố, thị xã năm 2019)
Qua bảng thống kê, việc lập hồ sơ chỉ thực hiện được ở một số phòng, ban của UBND thành phố, thị xã. UBND thành phố, thị xã chưa xây dựng Danh mục hồ sơ nên công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và công việc được giao để lập hồ sơ. Khi công việc bắt đầu, tài liệu có liên quan đến vấn đề hoặc sự việc nào của công chức chuyên môn đưa vào hồ sơ đó. Thực hiện được công việc này, giúp cho công chức chuyên môn của các phòng, ban chủ động thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ, kiểm tra, bổ sung những văn bản còn thiếu, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ khi công việc đó kết thúc.
Ví dụ:
+ Hồ sơ về việc đào tạo, bồi dưỡng nghiêp vụ văn thư, lưu trữ của công chức UBND thành phố Tân An năm 2018, gồm các văn bản và sắp xếp như sau:
Kế hoạch tổ chức học của Trường Chính trị tỉnh Long An; Danh sách đăng ký học; Thông báo nhập học của Trường Chính trị tỉnh Long An; Quyết định cử công chức
+ Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2019 của UBND thị xã Kiến Tường, gồm các văn bản và sắp xếp như sau:
Kế hoạch tổ chức; Bảng dự trù kinh phí tổ chức; Danh sách đại biểu tham dự; Giấy mời tham dự; Báo cáo tổng kết công tác năm; Quyết định khen thưởng công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; Biên bản hội nghị.
Qua khảo sát công tác lập hồ sơ các phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã như: phòng Tài nguyên và Môi trường, phòng Tài chính và Kế hoạch thực hiện khá tốt việc lập hồ sơ công việc, việc lập hồ sơ chỉ dừng lại ở việc ghi tiêu đề lên bìa hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu theo ngày tháng trong hồ sơ, không loại bỏ văn bản trùng thừa, photo.
Ví dụ:
Hồ sơ về việc xin trích lục, trích đo bản đồ địa chính năm 2019. Hồ sơ về việc cấp kinh phí năm 2019.
Hồ sơ việc việc cấp kinh phí cho các cơ quan, đơn vị năm 2019
Việc ghi tiêu đề hồ sơ như trên sơ lược, chưa đầy đủ thông tin. Tiêu đề hồ sơ là tên gọi của hồ sơ, viết tiêu đề chính xác, ngắn gọn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động