7. Bố cục của luận văn
2.2.1. Vai trò của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ
Trong quá trình hoạt động của UBND thành phố, thị xã cùng với các công việc khác hình thành trong quá trình giải quyết công việc của UBND thì hoạt động lập hồ sơ cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức. Nếu giải quyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ, rất khó cho lãnh đạo UBND thành phố, thị xã quản lý được khối lượng công việc phải thực hiện trong năm, công chức, viên chức không nắm rõ được diễn biến công việc đã chủ trì, dẫn đến thất lạc văn bản tài liệu và khó khăn cho việc tra tìm, hơn nữa nếu lập hồ sơ không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ của cơ quan trong việc khôi phục hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu…
Nộp lưu hồ sơ là công việc bắt buộc phải thực hiện khi hồ sơ hiện hành được lập ở giai đoạn văn thư, thực hiện theo thời hạn quy định của Nhà nước và phù hợp với thực tế mỗi cơ quan, nếu thực hiện tốt hoạt động này sẽ hạn chế được tình trạng văn bản, tài liệu bó gói, phân tán ở nhiều đơn vị, nhiều bộ phận khác nhau của UBND thành phố, thị xã. Đây là việc làm bắt buộc đối với các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ. Hồ sơ hiện hành được giao nộp đầy đủ và đúng thời hạn sẽ góp phần giữ gìn an toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài. Ngược lại, nếu UBND thành phố, thị xã không thực hiện tốt hoạt động này dẫn đến tài liệu thất lạc, phân tán gặp khó khăn khi có nhu cầu khai thác, sử dụng
Ví dụ: Tập lưu quyết định của UBND thành phố Tân An tháng 01 năm 2014. Tập lưu này chỉ phát huy giá trị và phục vụ cho việc khai thác sử dụng khi kết thúc tháng 01, công chức văn thư cơ quan có nhiệm vụ tập hợp các văn bản do UBND thành phố ban hành; sắp xếp, biên mục theo trật tự khoa học. Hồ sơ này không chỉ có giá trị thực tiễn mà còn có giá trị lâu dài phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan. Nộp lưu vào lưu trữ cơ quan vào tháng 01 năm 2015 (theo quy định 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc).
Một là, lập hồ sơ hiện hành góp phần nâng cao chất lượng công tác cho công chức công tác tại UBND thành phố, thị xã. Công việc sau khi giải quyết xong được lập thành hồ sơ theo từng vấn đề hoặc sự việc cụ thể sẽ không chỉ giúp cho lãnh đạo UBND thành phố, thị xã quản lý được khối lượng công việc hình thành trong quá trình hoạt động của cấp thành phố, thị xã trong năm mà qua các hồ sơ hiện hành đã lập sẽ nắm rõ được nhiệm vụ của các đơn vị thuộc thành phố, thị xã và cá nhân chủ trì giải quyết công việc. Chất lượng lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho lãnh đạo UBND thành phố, thị xã và công chức tra tìm được văn bản trong hồ sơ một cách hệ thống và đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách trọn vẹn từ khi bắt đầu một công việc cho đến khi công việc đó được giải quyết xong. Lập hồ sơ công việc sẽ nâng cao được hiệu quả công tác, cách thức làm việc khoa học và nề nếp. Nếu không chia theo từng nhóm nội dung công việc cụ thể, bản thân công chức, viên chức chủ trì giải quyết công việc không nắm rõ được công việc mình đã làm, trình tự công việc đã được giải quyết, không theo dõi và báo cáo kịp thời tiến độ và hiệu quả giải quyết công việc khi lãnh đạo UBND thành phố, thị xã hay công chức trong cơ quan yêu cầu.
Ví dụ: Hồ sơ nâng lương năm 2014 cho công chức của UBND thành phố Tân An. Qua hồ sơ này, lãnh đạo UBND thành phố Tân An nắm rõ được quy trình thực hiện việc nâng lương cho công chức, viên chức của cơ quan trong năm, thời gian tổ chức thực hiện, số lượng cán bộ được nâng lương. Tạo điều kiện rất lớn giúp công chức, viên chức lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu. Mang lại lợi ích thiết thực cho việc quản lý và tra tìm các loại văn bản trong hồ sơ. Mục đích cuối cùng của việc lập hồ sơ là bảo quản an toàn tài liệu, khi cần có thể: dễ tìm, dễ thấy; dễ lấy.
Hai là, lập hồ công việc sẽ giúp UBND thành phố và công chức chủ trì giải quyết công việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố chặt chẽ, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, góp phần giữ gìn bí mật của Nhà nước nói chung và bí mật của cơ quan nói riêng. Lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho lãnh đạo nắm được thành phần, khối lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và đơn vị, xác định được mức độ và tầm quan trọng của từng hồ sơ đã lập. Văn bản, tài liệu sau khi được tập hợp thành hồ sơ, được sắp xếp, đánh số tờ, viết mục lục và viết tiêu đề hồ sơ hợp lý, khoa học không chỉ giúp ích cho công chức, viên chức của UBND thành phố, thị xã quản lý tài liệu mà từng bước sẽ tạo được thói quen
cho công chức biết coi trọng giá trị của văn bản, tài liệu từ đó sẽ có ý thức và trách nhiệm cao hơn đối với công tác lập hồ sơ hiện hành.
Ba là, lập hồ sơ tốt, sẽ là điều kiện cần thiết giúp cho công chức của UBND thành phố, thị xã lựa chọn và giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải dựa trên cơ sở các hồ sơ đã được lập chứ không phải là các văn bản, tài liệu rời lẻ hoặc không có giá trị. Do đó, để việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, thì việc lập hồ sơ hiện hành là một yêu cầu bắt buộc đối với công chức, viên chức chủ trì giải quyết công việc. Chỉ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan khi lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt - có nghĩa là văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố được phân theo từng vấn đề, sự việc cụ thể, văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ và có mối liên hệ mật thiết với nhau, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và phải được biên mục. Có thực hiện tốt được điều này, công chức lưu trữ của UBND thành phố không mất thời gian để khôi phục hồ sơ, có điều kiện thuận lợi để tổ chức khoa học tài liệu, nâng cao hiệu suất công tác và chất lượng tài liệu lưu trữ, đáp ứng cho việc bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức và cá nhân .
Ví dụ:
Tập báo cáo công tác sơ kết tháng, quý năm 2014 của các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND thành phố Tân An.
Tập báo cáo tổng kết công tác năm 2014 của các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND thành phố Tân An.
Có thể nhận thấy, trong hai hồ sơ trên, hồ sơ thứ hai có giá trị lớn hơn hồ sơ thứ nhất, hồ sơ này sẽ không chỉ phát huy giá trị trong thời gian ngắn mà các nguồn thông tin trong hồ sơ này sẽ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng vĩnh viễn. Hồ sơ thứ nhất chỉ có thời hạn bảo quản 20 năm.
Thứ tư là, lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt không phải chỉ ở một số phòng, ban của UBND thành phố Tân An mà phải được thực hiện đồng bộ đối với tất cả các đơn vị trong cơ quan, làm tốt công tác này sẽ tiết kiệm được kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ; sẽ loại bỏ một số lượng lớn văn bản, tài liệu trùng lặp, hết giá trị. Tiết kiệm tối đa
kinh phí chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, đầu tư cơ sở vật chất mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm để bảo quản tài liệu.
Lập hồ sơ thực hiện tốt ở các đơn vị trong cơ quan còn là bước chuẩn bị, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
2.3. Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An
2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Qua khảo sát thực tế tại một số phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thị xã, thành phố, chúng tôi nhận thấy rằng lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã quan tâm, có trách nhiệm và nhận thức được hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quan trọng. Lãnh đạo cơ quan ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quy định về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng. Cử công chức phụ trách văn thư, công chức kiêm nhiệm văn thư tham gia nhiều lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Công chức tại các phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã: Các văn bản hướng dẫn của Trung ương, địa phương quy định trách nhiệm của từng công chức trong cơ quan, đơn vị thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Một số công chức tại phòng Nội vụ, phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện khá tốt nhiệm vụ này. Tuy nhiên, vẫn còn một số chuyên viên ở các cơ quan khác chưa thực hiện nghiêm túc, thực hiện chưa đầy đủ các khâu, nghiệp vụ như: hồ sơ kết thúc bỏ vào hộp ghi vấn đề, năm giải quyết, lập hồ sơ nhưng không đánh số tờ, biên mục văn bản.
Công chức phụ trách văn thư, lưu trữ cơ quan: Do trình độ chuyên môn được đào tạo không đúng chuyên ngành (trừ công chức phụ trách văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND và phòng Nội vụ) nên việc hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với công chức cơ quan, đơn vị còn hạn chế.
Như vậy, công chức cơ quan chưa nhận thức được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong việc lập hồ sơ công việc, phần lớn công chức cho rằng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không phải nhiệm vụ của mình mà đó là nhiệm
vụ, trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ. Lãnh đạo mới chỉ quan tâm đến việc tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng công tác này cho công chức chuyên môn nhưng thiếu kiểm tra, giám sát. Do đó, nhận thức của công chức đối với hoạt động lập vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa tốt. Kiểm tra, đôn đốc công tác này chưa tốt.
2.3.2. Việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo
Thực hiện các văn bản quy định của Trung ương, UBND tỉnh, Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã đã chú trọng ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nói chung, hoạt động lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan nói riêng.
2.3.3 Đội ngũ công chức thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ cơ quan
2.3.3.1. Đội ngũ lãnh đạo đơn vị; công chức chuyên môn
Điều 18 đến điều 24, Chương 5, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định trách nhiệm đối việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính); Thủ trưởng các đơn vị; cá nhân trong cơ quan, tổ chức; văn thư đơn vị; Văn thư cơ quan và Lưu trữ cơ quan.
Kết quả khảo sát thực tế độ ngũ lãnh đạo cơ quan, đơn vị công chức chuyên môn tại UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường chúng tôi nhận thấy rằng:
Đội ngũ lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị quan tâm, nhận thức được tầm quan trong của công tác văn thư, lưu trữ cơ quan nói riêng, hàng năm thường xuyên tổ chức hoặc phối hợp với Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, các nghị định, thông tư và các văn bản mới.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND thị xã, thành phố phối hợp cùng phòng Nội vụ tham mưu cho Lãnh đạo UBND huyện ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; xây dựng kế hoạch nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị.
- Đội ngũ lãnh đạo đơn vị: phân công trách nhiệm, đôn đốc nhắc nhở các công chức trong đơn vị thực hiện tốt các khâu, nghiệp vụ lập hồ sơ về những công việc được giao chủ trì giải quyết và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Đội ngũ công chức: Được sự chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị nên phần lớn công chức của một số đơn vị như: Phòng Nội vụ, phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Tài nguyên và Môi trường, phòng Quản lý - Đô thị, Văn phòng đã thực hiện tương đối tốt công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ UBND thị xã, thành phố 1. Tuy nhiên, công chức một số phòng, ban khác thực hiện chưa tốt, hiểu nhầm việc lập hồ sơ là công chức văn thư hoặc lưu trữ cơ quan. Do đó, cơ quan thường xuyên tổ chức tập huấn, hướng dẫn công tác lập hồ sơ đến từng công chức nhưng thiếu sự theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra, giám sát của Lãnh đạo đơn vị.
2.3.3.2. Đội ngũ công chức
UBND thành phố Tân An có 02 công chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ và 01 công chức kiêm nhiệm phụ trách kho lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và
UBND ², trong đó trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ là 02 công chức; các
phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ hầu hết là kiêm nhiệm.
UBND thị xã Kiến Tường có 03 công chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ (trong đó Văn phòng HĐND và UBND thị xã có 02 công chức, phòng Giáo dục và Đào tạo 01 công chức) có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ là 01 công chức, còn lại các cơ quan chuyên môn khác công chức làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm, trình độ đại học chuyên ngành khác3.
Số lượng công chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã, thành phố mỏng, trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ còn hạn chế. Không có công chức văn thư, lưu trữ trình độ Đại học chuyên ngành, phần lớn là Đại học khác4.
1
Xem Phụ lục 01: Các phòng, ban thuộc UBND thị xã Kiến Tường, UBND thành phố Tân An
thực hiện lập hồ sơ công việc.
2Xem Phụ lục 02: Số lượng công chức phụ trách văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban thuộc