7. Bố cục của luận văn
2.3.4.2. Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Tại chương II, mục 1, điều 9, 10 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Trách nhiệm của Lãnh đạo cơ quan; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính; Trưởng các đơn vị; Công chức chuyên môn và công chức văn thư, lưu trữ cơ quan đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế, UBND thành phố Tân An đã ban hành: Kế hoạch nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Danh mục cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND thành phố.
Tại các phòng, ban chuyên môn hồ sơ trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Hồ sơ, tài liệu của các phòng, cá nhân hàng năm hoàn chỉnh hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo các bước, quy trình giao, nộp hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ được thủ trưởng ban hành; công chức chuyên môn tập hợp hồ sơ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu; thống kê Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra số lượng, thành phần; biên bản giao nhận giữa công chức chuyên môn và công chức lưu trữ. Từ đó, giúp cho Lưu trữ cơ quan tổ chức khoa học tài liệu thuận lợi, khoa học phục vụ cho hoạt động của cơ quan, cá nhân, các hoạt động nghiên cứu.
Qua khảo sát tại thành phố Tân An có 02 phòng, ban gồm: Văn phòng HĐND và UBND và phòng Nội vụ thành phố Tân An thực hiện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đúng quy trình, thời hạn nộp lưu, có thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận. Phòng Tài nguyên và Môi trường, phòng Tài chính và Kế hoạch có thực hiện giao nộp và Lưu trữ cơ quan nhưng không thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu, Biên bản giao nhận tài liệu, bởi vì số tài liệu này chưa lập hồ sơ để vào bao, thùng giấy carton. Các phòng, ban còn lại không thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, do hồ sơ công việc được chuyên viên lập sau khi giải quyết xong nhưng chưa giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, hiện đang để tại phòng làm việc, diện tích phòng làm việc hạn chế nhưng tài liệu chiếm hết diện tích, làm cho phòng thiếu mỹ quan, sáp xếp, bàn tủ trong phòng không khoa học, ảnh hưởng đến sức khỏe của công chức chuyên môn.
Tại UBND thị xã Kiến Tường một số công chức thuyên chuyển, điều động, biệt phái hoặc nghỉ hưu mới bàn giao tủ đựng tài liệu cho cơ quan, một số văn bản quan trọng. Chưa bố trí kho lưu trữ, tận dụng nhà kho diện tích hạn chế, không đủ diện tích sử dụng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu, nhân vật lực hạn chế, hầu hết là kiêm nhiệm.
* Nội dung, thành phần tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố, thị xã quản lý nhiều lĩnh vực cho nên thành phần tài liệu của các cơ quan chuyên môn khá phong phú và đa dạng. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban chủ yếu là tài liệu hành chính gồm quyết định, tờ trình, báo cáo, kế hoạch, thông báo, công văn, … Năm 2018 trở lại đây, xuất hiện tài liệu điện tử gồm các file dữ liệu, hệ thống quản lý văn bản điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, thư điện tử, …
Khảo sát trực tiếp hồ sơ tại các Kho lưu trữ của một số phòng, ban thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan gồm:
+ Tập lưu của công chức văn thư được lập hồ sơ theo đúng quy định, cập nhật trên hệ thống phần mềm; đối với văn bản đến được thủ trưởng phê duyệt đến công chức có trách nhiệm giải quyết, sau khi công việc được giải quyết xong công chức lập, hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giao nộp xác định có thời hạn bảo quản 05 năm, 10 năm, 20 năm, 50 năm, 70 năm và hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Khối hồ sơ, tài liệu này phục vụ tra tìm, giải quyết công việc hằng ngày của công chức, điều hành của lãnh đạo cơ quan và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu.
+ Tài liệu liên quan đến kế toán, tài chính, tiến hành xem trực tiếp gồm biên lai thu tiền, chứng từ kế toán ghi sổ, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, sổ cái, văn bản trùng, photo không có giá trị. Khối tài liệu này giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong tình trạng chưa được lập hồ sơ để trong cặp ba dây, hộp đựng tài liệu, … chưa xác định được giá trị bảo quản. Khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan không thống kê thành Mục lục hồ sơ, không thực hiện Biên bản giao nhận hồ sơ, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản, tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.
Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan tương đối không đầy đủ, không tuân thủ thời gian quy định nộp vào lưu trữ, một số hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức còn giữ lại để phục vụ công việc chuyên môn.