8. Kết cấu của đề tài
1.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa văn phòng
Văn phòng được coi là bộ phận trung tâm, là cơ quan “đầu não” của một cơ quan, tổ chức. Ở đây, đảm bảo hầu hết các công tác nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động của chính cơ quan. Văn phòng là nơi diễn ra các công tác liên quan về các nghiệp vụ hành chính như về văn bản, về công tác đảm bảo hậu cần. Chính vì vậy văn phòng chính là nơi cần thiết được quan tâm, được đầu tư, mua sắm các trang thiết bị hiện đại để có thể duy trì hoạt động, thúc đẩy hiệu quả trong công tác văn phòng.
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình Văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung Ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiện, điểm yếu nhất trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự
vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động Văn phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn chưa được đầu tư đúng mức, người lao động Văn phòng được đào tạo còn yếu về chất lượng. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cấp bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn phòng và đã chỉ rõ” Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng. Hiện đại hoá Văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đạị Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị.
Hiện đại hóa văn phòng hiện nay mang tính tất yếu bởi những yêu cầu công việc trên thực tế, sự cần thiết phải hiện đại hóa trong văn phòng. Ví dụ như việc hiện đại trong khâu soạn thảo văn bản, hiện đại hóa trong việc quản lý hồ sơ, tài liệụ Tất cả những công việc này mang tính tất yếu buộc phải có sự hỗ trợ của hiện đại hóa văn phòng.
Hiện đại hóa văn phòng còn giúp văn phòng các cơ quan, tổ chức nâng cao chất lượng công việc. Một văn phòng với mô hình làm việc không hiện đại, với trang thiết bị cũ kĩ, lỗi thời, những cán bộ, công nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ, hoặc với những nghiệp vụ hành chính còn máy móc, không phù hợp, chắc chắn rằng hiệu quả công việc của văn phòng này sẽ không caọ Chất lượng công việc có hiệu quả hay không, hay chất lượng công việc có cao hay không đều nằm ở những yếu tố quan trọng, bao gồm: Cơ sở vật chất trang thiết bị, con người và các nghiệp vụ hành chính. Chính vì vậy, hiện đại hóa văn phòng là điều cần thiết cho sự nâng cao chất lượng công việc.
Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa về nguồn lực của cơ quan, tổ chức, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Đồng thời, giúp cho các nhà quản lý thoát
khỏi những công việc mang tính sự vụ của văn phòng. Từ đó có thêm nhiều thời gian cho các nhà quản lý sáng tạo và từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn.
Như vậy, trong bối cảnh xã hội ngày nay với xu thế bùng nổ công nghệ thông tin và chủ trương hội nhập, yêu cầu đặt ra cho chúng ta là cần phải thay đổi theo hướng hiện đại hóạ Bởi hiện đại hóa văn phòng sẽ: Đáp ứng nhu cầu của công việc đặt ra, phù hợp với xu hướng của hiện tại, tránh lãng phí nguồn lực của cơ quan, tổ chức, nâng cao hơn năng suất, chất lượng làm việc.