8. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất được coi là yêu tố quan trọng, trong công cuộc thực hiện hiện đại hóa văn phòng. Ngày nay với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, những sáng kiến mang tính cải tiến, sáng chế. Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị như bàn, ghế, máy vi tính, máy in, điện thoại, đều được hiện đại hoá với các mẫu mã đẹp và tính năng hiện đạị Cũng có thể kể đến việc lựa chọn địa điểm nơi làm việc, không gian làm việc, số diện tích,vv… sẽ là một trong những yếu tố đánh giá, văn phòng có hiện đại hóa hay không.
Về trụ sở văn phòng, cơ sở hạ tầng, công ty CP Sông Đà 10 có trụ sở văn phòng tại tầng 10 và tầng 11, tháp B thuộc tòa nhà Sông Đà, trên đường Phạm Hùng, Quận Từ Liêm, Hà Nộị Tòa nhà Sông Đà hiện đang được đầu tư các cơ sở vật chất hạ tầng hiện đại hóa bậc nhất trong hệ thống văn phòng trên địa bàn Hà Nội hiện naỵ Như hệ thống phục vụ quá trình đi chuyển là thang máy trong tòa nhà cũng được Tổng công ty Sông Đà đầu tư hiện đại, hiện nay thang máy được sử dụng trong tòa nhà Sông Đà là hệ thống thang máy hiện đại nhất, với mẫu mã và màu sắc khá trang trọng. Thang máy sử dụng rất hiệu quả, không hay mắc phải tình trạng mắc kẹt trong thang máy, hay bên trong thang máy xuất hiện mùi khó chịu từ các động cơ kém chất lượng vận hành thang máy mang lại, tạo cảm giác rất thoải mái và an toàn khi di chuyển. Các cơ sở hạ tầng như hệ thống cửa kính mở tự động, hệ thống cửa ra vào cần mật mã, cũng được công ty ứng dụng sử dụng từ lâụ Cửa chính của công ty CP Sông Đà 10 tại hai tầng đều được sử dụng hệ thống cửa gắn với mật mã. Đối với loại hình cửa này người ra vào cơ quan chỉ cần đăng kí dấu vân tay tại quầy lễ tân, hoặc đăng ký thẻ ra vào tại quầy lễ tân, khi chủ thể có thẻ đăng kí ra vào này việc ra vào công ty trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
Cách bố trí, ngăn chia giữa các đơn vị, phòng ban với nhau cũng được công ty sử dụng bằng hệ thống vách ngăn kính trong suốt. Có cửa đẩy khi cần vào và tự động đóng trở lạị Những vách ngăn kín này được công ty sử dụng hầu hết tại cả 2 tầng làm việc của công tỵ Với tính năng cách âm rất hiệu quả, giúp cho quá trình thực hiện công việc không bị dãn đoạn khi có tiếng ồn từ phía ngoài công ty hoặc phía ngoài của tòa nhà. Đối với một số phòng ban như phòng Chủ tịch Hội Đồng, Phòng Giám đốc, phó Giám đốc, ngoài việc sử dụng vách ngăn bằng kính, còn được sử dụng thêm các rèm văn phòng. Những chiếc rèm với màu sắc trang nhã, kiểu dáng đơn giản nhưng rất tiện lợi và hiện đạị Trong công ty cũng đã mua sắm các công cụ phòng chống như: Máy thông báo cháy nổ,vv…
Nhìn chung, về cơ sở vật chất và hạ tầng tại Công ty CP Sông Đà 10 hiện nay đã và đang được từng bước hiện đại hóa, đáp ứng yêu cầu của xu thế hội nhập.
Về các phương tiện kỹ thuật làm văn phòng như: Công ty đầu tư trang bị nhanh chóng cho các cán bộ, công nhân viên thành các máy tính laptop xách tay cho từng vị trí, rất thuận tiện cho quá trình sử dụng và di chuyển nếu cần thiết. Đôi khi với từng vị trí công việc cần thiết phải tiến hành công việc ngoài trời thì việc vận chuyển và sử dụng chúng cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện. Với những chiếc laptop hiện nay, có kích thước nhỏ gọn, có thêm đầy đủ các phương tiện hỗ trợ làm
cho quá trình thực hiện công việc của các cán bộ, công nhân viên trong công ty CP Sông Đà 10 được diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Các máy móc, trang thiết bị phục cho quá trình truyền thông tin tại CTCP Sông Đà 10 cũng được công ty mua sắm hiện đạị Như máy điện thoại để bàn, được công ty trang bị với những hãng máy nổi tiếng, kèm theo là các ứng dụng như nối máy chủ, nhắn tin bằng điện thoại bàn, và đặc biệt với loại máy điện thoại để bàn này không cần dây kết nối với nhà mạng mà vẫn sử dụng với hiệu quả caọ Hoặc máy telex, máy fax, máy photocopy, mạng internet, mạng nội bộ LAN, cũng được công ty sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc. giúp cho quá trình truyền thông tin không bị dãn đoạn, làm tăng thêm hiệu quả hơn nữa trong công việc.
Công ty đã trang bị hai chiếc máy photocopy có chức năng kết nối và in văn bản với máy vi tính tại hai tầng làm việc, công ty lựa chọn sử dụng loại máy photocopy hãng Canon, lọai máy này hiện được đánh giá là dòng máy văn phòng tốt nhất trên thị trường. Máy photocopy Canon tại công ty cho phép người dùng thu được những bản chụp nguyên dạng cho hầu hết những tài liệụ Người sử dụng chỉ cần để mặt tài liệu lên trên bảng kính của máy và nhấn một nút. Trang giấy được chiếu sáng từ phía trong của máy giúp cho việc sao văn bản được dễ dàng. Với công nghệ tiên tiến mới nhất được hỗ trợ thêm khá nhiều ứng dụng như cảm ứng. Hơn thế nữa với máy có thể nạp bản gốc tự động giúp người dùng có thể sao chụp được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc mà không phải lật lên lật xuống úp từng tờ vào mặt kính thủ công.
Ngoài việc có máy photocopy kết hợp tính năng in văn bản với kết nối của mạng internet, ngoài ra văn phòng CTCP Sông Đà 10 có trang bị thêm các máy in để bàn cho một số bộ phận văn phòng như bộ phận văn thư, bộ phận kế toán, bộ phận quản trị. Các máy in này nhỏ gọn, tiện lợi, hiện đại và đơn giản, chỉ cần có kết nối từ máy vi tính tới máy in và thực hiện một lệnh in văn bản là người thực hiện có ngay văn bản cần. Hoặc người sử dụng chỉ cần kết nối máy in với USB để in tài liệu có chứa bên trong, rất tiện lợi và hiện đạị.
Công ty CP Sông Đà 10 hiện đang sử dụng hai máy fax để gửi thông tin. Máy được đăt tại tầng 10, và tầng 11 trụ sở văn phòng tại tòa nhà Sông Đà, số fax của công ty CP Sông Đà 10 hiện nay là: 043.7683997/ 991 Máy fax được kết nối với máy in, modem, và máy scan. Máy gửi có khả năng rà quét bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Máy nhận sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấỵ
Ngoài các cơ sở vật chất hạ tầng và các trang thiết bị kể trên, công ty còn đầu tư mua sắm các máy móc khác, nhằm phục vụ quá trình làm việc như: mạng internet, mạng không dây wifi, điều hòa không khí, hệ thống chiếu sáng đèn led.
Như vậy, hiện nay CTCP Sông Đà 10, đã có khá nhiều những trang thiết bị trong hoạt động văn phòng được bước đầu được đầu tư đáp ứng yêu cầu của CBNV trong văn phòng cũng như trong toàn công tỵ