8. Kết cấu của đề tài
2.2.4.1. Công tác văn thư – lưu trữ
Công tác văn thư
Hiện nay, tại CTCP Sông Đà 10 đã trú trọng về công tác văn thư tại cơ quan. Công tác văn thư được bộ phận văn phòng (tổ hành chính) chịu trách nhiệm thực hiện nội dung. Đối với CTCP Sông Đà 10, công tác văn thư bao gồm các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý con dấụ Trên thực tế, tại công ty cổ phần Sông Đà 10 đã thực hiện các chủ chương chính sách, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư tại công ty như các văn bản:
Nghị định 58/2001/ NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 cuả Chính phủ phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định 31/2009/ NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 cuả Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/ NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 cuả Chính phủ phủ về việc quản lý và quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của NGhị Định số 110/2004/NĐ-CP;
Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Thông tư 25/ 2011/ TT - BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Thư Pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm liên tịch;
Thông tư số 04/ 2013/ TT- BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu tữ của các cơ quan, tổ chức, vv…
Công tác văn thư tại công ty CP Sông Đà 10, hiện chưa được ban hành cụ thể văn bản quy định cụ thể về quy trình thực hiện công tác nghiệp vụ này, trên thực tế, công ty đang thực hiện công tác này thông qua các văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước. Bộ phận văn thư tại công ty CP Sông Đà 10 được bố trí trong phòng
hành chính của công ty, có sự phân công trách nhiệm đối với cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện công việc.
- Nhiệm vụđối với công văn đến
+ Nhận các văn bản chuyển đến ( gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, gửi qua fax, gửi qua email ) đóng dấu công văn đến vào sổ theo dõi văn bản đến (số văn bản đến, ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nội dung văn bản.
+ Phân loại văn bản đến, vào phiếu văn bản và trình cho Trưởng phòng Tổ chức hành chính và Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạọ
+ Nhân bản văn bản đến, chuyển giao văn bản tới các đơn vị dựa theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, và vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ.
-Đối với văn bản đị
+ Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng ban
+ Vào sổ lưu văn bản đối với các văn bản được cấp trên ký duyệt, photocopy văn bản theo đúng nơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng ban, đối với những văn bản gửi ngoài cơ quan thì người cán bộ văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm chuyển giao các văn bản ấy, có thể thông qua đường bưu điện, fax, email.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty CP Sông Đà 10. Về Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của công ty Cp SÔng Đà 10.
+ Thẩm quyền ban hành các văn bản của Ban giám đốc bao gồm các văn bản sau: Quyết định, thông báo,tờ trình, nội quy, quy chế, biên bản. Khi ban hành văn bản người có thẩm quyền ban hành sẽ trược tiếp ký văn bản.Trong trường hợp Tổng Giám đốc đi công tác hoặc có việc bận có thể ủy quyền cho Giám đốc hoặc các trưởng ban các đơn vị hoặc cá nhân. Thẩm quyền ký là “ủy quyền”, người ký ủy quyền cho Tổng giám đốc phải là người được lãnh đạo trao giấy ủy quyền và giấy ủy quyền ký các văn bản thông thường sẽ có hiệu lực, cụ thể được ghi rõ trong văn bản.
Ví dụ:
Khi Tổng giám được giao quyền giải quyết các công việc cho các trưởng đơn vị, cá nhân… thì hình thức ký là thừa lệnh.
Văn bản do hội đồng quản trị ban hành, người ký thay cho hội đồng sẽ ký theo hình thức là “ký thay”.
Ví dụ:
+ Thẩm quyền ban hành các văn bản của Trưởng phòng Tổ chức hành chính, các Trưởng phòng ban khác thuộc công tỵ
Các trưởng phòng, trưởng các đơn vị có thẩm quyền ban hành các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Ví dụ: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, hợp đồng, giấy đi đường, giấy giới thiệụ
Như vậy, công tác văn thư tại công ty CP Sông Đà 10 nhìn chung đã được thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay công ty chưa ban hành các văn bản cụ thể trong việc xây dựng quy trình nghiệp vụ trong hoạt động văn thư tại của công tỵ
Công tác lưu trữ.
Lưu trữ tài liệu là nội dung quan trọng của công tác quản lý văn bản tại công ty CP Sông Đà 10. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những van bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Trong phạm vi tại công ty CP Sông Đà 10, công tác lưu tữ bao gồm công việc như: thu thập, xác định giá trị tài liệu tại cơ quan, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tìm kiếm tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học vào lưu trữ. Hiện nay, bộ phận lưu trữ tại công ty CP Sông Đà 10 được bố trí vị trí làm việc tại tầng 10 và tầng 11 toà nhà Sông Đà, có vị trí hướng Nam, diện tích khoảng >25 m² với một cán bộ lưu trữ, chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
Trên thực tế, hiện nay công ty CP Sông Đà 10 chưa ban hành các văn bản xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Hoạt động lưu trữ tồn tại ở các khâu đơn giản thông qua các văn bản hướng dẫn của các cơ quan Nhà nước. Hiện nay, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu tại công ty cổ phần Sông Đà 10 được thực hiện thông qua nôi dung cụ thể như saụ
- Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Các tài liệu được tiến hành thu thập tại giai đoạn này bao gồm các tài liệu công ty đã được giả quyết xong, bộ phận lưu trữ của công ty chỉ tiếp nhận những tài liệu đã gải quyết xong và đã lập thành hồ sơ. Tại công ty CP Sông Đà 10, tài liệu được thu thập bằng cách lưu trữ công ty trực tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân, tiến hành chỉnh lí và có sự phổi hợp giữa những cán bộ của đơn vị khác. Từ khoảng thời gian năm 2015-2016, công ty CP Sông Đà 10 đã thu thập 326 văn bản từ Tổng CT Sông Đà, 161 văn bản từ Bộ Xây Dựng, 675 văn bản từ các cơ quan khác và hơn 800 văn bản nội bộ. [nguồn: Báo cáo năm 2016 của phòng Hành chính].
- Chỉnh lý tài liệu
Sau khi tài liệu được thu thập tại kho lưu trữ, tài liệu được tiến hành chỉnh lý nhằm phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn những tài liệu có giá trị để tiến hành bảo quản. Hiện nay công ty cổ phần Sông Đà 10 thực hiện triển khai lưu trữ điện tử bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản, chính vì vậy các văn bản sẽ được tiến hành lưu trữ trên hệ thống quản lý văn bản tại công tỵ Các văn bản có giá trị được công ty phân loại, lựa chọn và bảo quản bằng tài liệu bản gốc. Trên thực tế công ty vẫn tiến hành lưu trữ các văn bản cần thiết như: Các văn bản hợp đồng đấu thầu, các văn bản được gửi đến từ Bộ Xây dựng, các văn bản đi - đến các doanh nghiệp,vv… trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công tác chỉnh lý tài liệu tại công ty CP sông Đà 10 hiện nay được tiến hành theo các khâu như: Phân loại tài liệu, bổ sung các tài liệu còn thiếu và xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ. Trên thực tế, tại công ty chưa ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể trong việc thực hiện khâu nghiệp vụ này, để thực hiện nghiệp vụ này các cán bộ lưu trữ của cơ quan đang dừng lại ở việc tham khảo các hệ thống văn bản quy định, văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của Nhà nước như:
Luật số 01/2011/QH 13ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ; Thông tư 04/2013/TT-BNV Về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2013;
Thông tư 16/ 2014/ TT–BNV Về việc hướng dẫn giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử, ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2014. Và các văn bản, tài liệu quy định, hướng dẫn khác.
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy hiện tại công tác chỉnh lý tài liệu tại công ty CP Sông Đà 10 được các cán bộ, công nhân viên lưu trữ thực hiện theo trình tự sau:
+ Xây dựng và nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông lưu trữ + Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu
+ Ban hành các văn bản hướng dẫn cho các đơn vị nhằm bổ sung tài liệụ + Lập kế hoạch chỉnh lý
+ Lựa chọn phương án phân loại tài liệu + Chỉnh lý theo phương án đã chọn + Tổng kết chỉnh lý
- Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, công ty cổ phần Sông Đà 10 có một kho lưu trữ tài liệu, được bố trí khá gọn gàng, trong phòng có diện tích hơn 25m², phòng được đặt ở hướng Nam của tòa nhà, trong phòng có 83m giá và 03 tủ chứa tài liệu, phòng có trang bị quạt thông gió. Các tài liệu về cơ bản đã được sắp xếp, chỉnh lý khá gọn gàng.
Tuy nhiên hiện nay, công ty CP Sông Đà 10 chưa ban hành các văn bản cụ thể trong việc xây dựng quy trình thực hiện công tác lưu trữ cụ thể mà chỉ dừng lại ở việc thực hiện dựa trên các văn bản hướng dẫn của các cơ quan Nhà nước còn mang tính chung chung. Kho lưu trữ còn khá nhỏ, tài liệu còn một số các văn bản chưa được chỉnh lý, chưa được bảo quản bằng các ứng dụng khoa học hiện đạị Cách bảo quản tài liệu hiện đại nhất công ty hiện nay là bảo quản lưu trữ bằng file mềm trên hệ thống cơ sở dữ liệụ