8. Kết cấu của đề tài
1.4. Yêu cầu và phương pháp hiện đại hóa văn phòng
- Yêu cầu hiện đại hoá toàn diện văn phòng.
Văn phòng nói chung bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và vì vậy văn phòng cần được quan tâm mạnh mẽ đến ba mặt trên. Khi hướng đến một văn phòng hiện đại, ba mặt đó được thay đổi và phát triển do được đầu tư phù hợp, đầy đủ, đảm bảo cho văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng và chủ động xử lý thông tin, phù hợp với yêu cầu thực tế. Chính vì vậy, yêu cầu của một văn phòng hiện đại là bao gồm các trang thiết bị cơ sở vật chất hiện đại cần được áp dụng trong hoạt động văn phòng; Con người làm văn phòng cần được đảm các yêu cầu “ hiện đại” sử dụng thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ hành chính, có nhận thức đúng đắn về hiện đại hóa văn phòng, có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau trong hoạt dộng công tác văn phòng, hướng đến một đội ngũ văn phòng chuyên nghiệp, “ đa năng”; Các nghiệp vụ hành chính văn phòng cũng cần phải được xây dựng đầy đủ và cụ thể.
- Phương pháp hiện đại hóa văn phòng.
+Phương pháp đối với trang thiết bị văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong những yếu tố giúp cán bộ, công nhân viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện phát triển hiện nay, các tiến bộ khoa học công nghệ đã được ứng dụng rộng rãi
trong công tác văn phòng đặc biệt là công nghệ thông tin. Trang thiết bị văn phòng bao gồm các trang thiết bị được cơ quan, tổ chức, đơn vị giao cho cán bộ sử dụng ( bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, bàn ghế, …) và cá trang thiết bị sử dụng chung trong cơ quan như, máy photocopy, máy fax, vv…
Để hiện đại hóa văn phòng, phương pháp dễ thực hiện đối với trang thiết bị văn phòng là cơ quan, tổ chức, đơn vị tổ chức mua sắm các trang thiết bị hiện đại trong hệ thống văn phòng, nhằm áp dụng sớm nhất nhưng tiến bộ khoa học công nghệ này trong văn phòng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tránh lãng phí nguồn lực trong cơ quan. Khi cơ quan đơn vị được thành lập, có chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Ngoài ra hàng năm cơ quan tổ chức mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu thực tế sử dụng và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
Ngoài ra, để thực hiện hiện đại hóa văn phòng đối với trang thiết bị, cơ quan nên tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. Một văn phòng hiện đại, khi đã có hệ thống trang thiết bị hiện đại, nếu các trang thiết bị này không được tổ chức sử dụng hợp lý thông qua quá trình quản lý sẽ rất khó để có thể thực hiện hiện đại hóa văn phòng một cách triệt để và khoa học. Cơ quan có thể giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trược tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản. Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản. Kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng và tình trạng các trang thiết bị trong văn phòng. Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua và tình hình bảo quản, sử dụng tảng thiết bị,vv…
Chính vì vậy, hiện đại hóa văn phòng cần phải đi đôi với hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị, đồng thời trang thiết bị văn phòng cần được sử dụng và quản lý một cách khoa học và phù hợp.
+ Phương pháp đối với đội ngũ cán bộ, công - nhân viên làm việc trong văn phòng.
Đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên làm việc trưc tiếp trong văn phòng, cần được đào tạo đến trình độ cao theo hướng “đa năng”, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp. Mở lớp đào tạo nhân lực về sử dụng trang thiết bị hiện đại, hoặc đòa tạo nhân lực trong việc nâng cao kỹ năng nghiệp vụ hành chính bằng việc cử cán bộ, công nhân viên tham gia tập huấn, tham gia học các lớp đào tạọ Từ đó góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức, nâng cao chất lượng công việc.
Bố trí và sử dụng nguồn nhân lực trong hệ thống văn phòng một cách phù hợp và khoa học. Bố trí nhân sự trong văn phòng sao cho đảm bảo “đúng người đúng việc”, bố trí nhân sự phù hợp, đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng. Tránh gay lãng phí nguồn nhân lực không cần thiết, hoặc không đảm bảo đủ nguồn nhân lực thực hiện công việc cần thiết.
+ Đối với các nghiệp vụ hành chính.
Để hiện đại hóa văn phòng không thể không đề cập đến các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng là cầu nối giữa các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng lại với nhau, làm cho cấu trúc ba mặt trong văn phòng được trở nên hài hòa, biến các tiềm năng trong văn phòng hiệu quả và thiết thực.
Đối với các nghiệp vụ hành chính văn phòng trong văn phòng hiện đại, cần phải được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của các trang thiết bị văn phòng hiện đạịCác quy trình thực hiện các nghiệp vụ được xây dựng sao cho hợp lý, khoa học theo tiêu chuẩn và hướng dẫn của ISO mới nhất ( ISO 9001: 2008, ISO 9001: 2015). Các nghiệp vụ hành chính như nghiệp vụ tổ chức công tác văn thư và lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức thông tin, nghiệp vụ đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, nghiệp vụ tổ chức chuyển đi công tác, nghiệp vụ tổ chức tiếp khách của cơ quan.
Tất cả các nghiệp vụ hành chính văn phòng cần phải được xây dựng và ban hành các quy trình thực hiện một cách phù hợp và khoa học.
Như vậy, yêu cầu của một văn phòng hiện đại là đảm bảo các yêu tố về con người làm văn phòng cần được đào tạo theo hướng hiện đại, “đa năng”, trang thiết bị văn phòng được đâu tư mua sắm hiện đại, và các nghiệp vụ hành chính cần được xây dựng và tổ chức thực hiện khoa học, phù hợp.
Tiểu kết chương 1
Văn phòng trong cơ quan, tổ chức có một vị trí rất quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. Văn phòng chính là trung tâm đầu não, là bộ phận giúp cho các bộ phận còn lại trong cơ quan, tổ chức được kết nối lại với nhau, giúp cho nhà lãnh đạo trong cơ quan có được những thông tin đúng đắn và kịp thời trong việc ra các quyết định quản lý. Chính vì vậy, văn phòng trong cơ quan, tổ chức cần phải được quan tâm, đầu tư hơn nữa nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện thủ tục hành chính hiện nay còn tồn tại nhiều khâu trung gian.
Hiện nay, tại công ty CP Sông Đà 10 bước đầu đã được chủ trương hiện đại hóa văn phòng, nhưng vẫn còn những hạn chế nhất định. Chương 2 tác giả xin tập trung phản ánh thự trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 để từ đó đánh giá khách quan, đưa ra những đề xuất hữu hiệu giúp văn phòng công ty thực sự có hiệu quả khi tiến hành HĐH văn phòng.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10