8. Kết cấu của đề tài
3.1.7. Ứng dụng ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia đến những doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 ngườị Một doanh nghiệp
muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận caọ Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có.
Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Công ty CP Sông Đà 10 nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào trong các nghiệp vụ hành chính của mình. Từ đó góp phần thuận tiện trong việc xây dựng và thực hiện các nghiệp vụ hành chính theo quy trình phù hợp và khoa học. Từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả trong công việc. Một số các lĩnh vực hiện nay công ty CP Sông đà 10 nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động văn phòng như: Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu, thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ, thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ, quy trình tổ chức hội họp, quy trình tổ chức công tác văn thư- lưu trữ, quy trình tổ chức nguồn nhân sự,vv…
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu - Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ - Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động văn phòng, tác giả nhận thấy công ty CP Sông Đà 10 nên triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Hiện nay tại công ty CP Sông Đà 10, chưa xây dựng riêng cho mình các quy trình nghiệp vụ hành chính cụ thể. Việc xây dựng các quy trình nhằm để mọi người hiểu và làm một cách thống nhất. Nhờ đó, chất lượng và sản phẩm công việc mới có thể ổn định, đáp ứng các yêu cầu đề rạ Khi xây dựng các quy trình nghiệp vụ, các điểm trọng tâm là:
- Xác định nhiệm vụ và công việc có sản phẩm cụ thể: Báo cáo, thông tin, biên bản,…(kết quả của qui trình).
- Xác định các yếu tố tác động tạo ra sản phẩm bao gồm: Trình tự các bước, trách nhiệm có liên quan, kết quả cần đạt được, các hồ sơ, tài liệu, văn bản.
- Cách thức quản lý các yếu tố không đạt yêu cầụ
- Xác định cách thức kiểm soát trong quá trình công việc, - Xây dựng quy trình theo các bước.
Văn phòng nên chủ động xây dựng quy trình trong thực hiện các nghiệp vụ hành chính như: Nghiệp vụ hành chính trong công tác văn thư - lưu trữ, quy trình tổ chức nhân sự, quy trình tổ chức thông tin, quy trình trong nghiệp vụ tổ chức hội họp, quy trình trong nghiệp vụ, vv…
Xây dựng quy trình tổ chức công tác thông tin.
Công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng được thực hiện thông qua các bước:
+ Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin.
Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Thông tin, như đã xem xét ở trên, là rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đểu có giá trị như nhaụ Vì vậy cần xác định rõ số lượng, loại thông tin, hình thức thông tin… cần thu thập. Đây là cơ sở để hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin, thông tin không thích hợp.
Bước 2: Xây dựng tổ chức thông tin
Thông tin nội bộ có thể được thu thập thông qua hệ thống các báo cáo, biên lai, chứng từ, hóa đơn, sổ sách… được tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.Thông tin bên ngoài có thể được thu thập thông qua các tài liệu tham khảo, sách báo, tạp chí, đài phát thanh truyền hình, mạng thông tin.
+ Bước 3: Thu thập thông tin.
Thông tin có thể thu thập theo mô hình liên tục, định kỳ hay đột xuất. Trong mô hình thu thập thông tin cần xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân, trong đó, trách nhiệm chủ yếu thuộc về các bộ phận chức năng và vãn phòng.
+ Bước 4: Phân tích, xử lý thông tin
Phân tích, xử lý thông tin đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số liệu đã thu được để sản xuất ra các thông tin đầu ra cung cấp cho các đối tượng cần thiết. Yêu cầu đặt ra là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất của sự vật và hiện tượng. Muốn vậy phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp tài liệu… trước khi tiến hành phân tích. Công việc này đòi hỏi không chỉ trình độ mà cả tinh thần trách nhiệm của nhà quản lý.
+ Bước 5: Cung cấp, phổ biến thông tin
Các thông tin đẩu ra cần được cung cấp, phổ biến nhanh chóng và kịp thời đến các các đối tượng theo yêu cầu thông qua các hình thức phù hợp (vãn bản, hội nghị, trao đổi qua điện thoại, nói chuyện trực tiếp…).
+ Bước 6: Lưu trữ, bảo quản thông tin
Thông tin được sử dụng không chỉ một lần, vì vậy cần được bảo quản, lưu trữ để sử dụng về saụ Bảo quản, lưu trữ thông tin, tùy theo hình thức của vật mang tin (văn bản, băng hình, hình ảnh…) mà phải được tiến hành theo các phương pháp khoa học phù hợp, theo đúng yêu cầu của nghiệp vụ nàỵ
Ngoài ra, công ty có thể xây dựng thêm những quy trình nghiệp vụ hành chính khác phụ vụ cho quá trình thực hiện tại văn phòng công ty mình. Từ đó sẽ làm tăng hiệu quả công việc.
Xây dựng quy trình trong quản lý văn bản đến.
+ Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu công ty quản lý công tác văn thư trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến - Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, công ty quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
+ Đăng ký văn bản đến
Đăng ký bằng số đăng ký.
+ Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu ccông ty CP SÔng Đà 10 hoặc người được người đứng đầu công ty giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
-Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền
+ Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
-Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của công ty đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
-Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của công ty đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Ngoài ra, dựa vào áp dụng ISO, cán bộ công nhân viên trong văn phòng nên xây dựng thêm các quy trình hành chính khác như: Quy trình đào tạo nguồn nhân lực, quy trình quản lý văn bản đi, quy trình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ,vv…