8. Kết cấu của đề tài
2.2.4.2. Nghiệp vụ tổ chức tiếp khách
- Tổ chức công tác lễ tân.
Công tác lễ tân tại công ty CP Sông Đà 10 là hoạt động được diễn ra thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan. Đối với cán bộ, công nhân viên chịu
trách nhiệm công tác này, công việc chủ yếu đó chính là trực điện thoại, hướng dẫn khách hàng khi đến với công ty, chịu trách nhiệm mở cửa khi cần thiết và thực hiện một số công tác khác như chuyển phát văn bản trong nội bộ công tỵ
- Tổ chức tiếp khách.
Tổ chức tiếp khách tại cơ quan, địa điểm dùng để đón tiếp khách tại CTCP Sông Đà 10 là khu vực quầy lễ tân. Đây là khu vực đầu tiên giữa khách và cơ quan có những trao đổi sơ bộ trong quá trình làm việc.
Hiện nay, quầy lễ tân tại CTCP Sông Đà 10 được đặt ở vị trí cạnh cửa ra vào của công ty tại tầng 10, tháp nhà B, tòa nhà Sông Đà. Quầy lễ tân được trang bị bao gồm: Một bộ bàn ghế sofa, sổ đăng ký khách đến liên hệ với công ty, một điện thoại bàn, Sơ đồ cơ quan, chậu cây cảnh và hao để bàn.
Trong quá trình khảo sát tại công ty, tác giả nhận thấy hiện nay công ty đang thực hiện công tác đón tiếp khách theo quy trình như sau:
+ Chào hỏi khách: Khi khách đến với công ty, nhân viên lễ tân tại công ty chào khách bằng quy tắc tự giới thiệu bản thân rồi khéo léo hỏi tên khách và trao đổi thông tin khi cần thiết. Ghi tên khách tại sổ danh sách khách. Bố trí tiếp khách, mời khách ngồi chờ tại quầy lễ tân và làm thủ tục liên hệ đặt lịch gặp giữa khách với bộ phận hoặc cá nhân cần gặp.
Mẫu sổ đăng ký khách ra vào cơ quan:
STT Họ và tên Nơi làm việc Lý do, mục đích Thời gian
+ Xử lý phàn làn của khách: Đối với nhiều khách khi đến với công ty, ngoài việc gặp gỡ và trao đổi với cơ quan, đôi khi còn có những khách đến với công ty để họ than phiền về một số nội dung mà họ muốn được giải quyết: Đối với những khách này, thông thường công ty CP Sông Đà 10 thường khắc phục, xử lý theo quy trình sau: Tìm cách tách riêng khách; Lắng nghe lời phàn làn của khách; Tìm ra nội dung chính và ghi lại; bày tỏ sự thông cảm; Xin lỗi và cảm ơn khách đã bày tỏ quan điểm; giải thích cho khách những việc có thể; Báo cáo lại với lãnh đạo cơ quan; Theo dõi việc xử lý và kiểm tra sự hài lòng của khách.
+ Tiếp khách qua điện thoạị
Tiếp khách qua điện thoại là hoạt động thường xuyên được sử dụng hàng ngày trong nghiệp vụ đón tiếp kahchs tại công ty CP Sông Đà 10. Đối với cuộc gọi đến: Khi chuông điện thoại reo người lễ tân cần phải trả lời, nhấc máy nghe càng sớm càng tốt. tự xưng danh và gửi lời chào đến khách. Hỏi khách cần giúp gì, sau đó có thể chuyển cuộc gọi khi cần thiết.
Nhận xét. - Ưu điểm.
Tổ chức công tác đón tiếp khách tịa công ty CP Sông Đà 10 hiện đã được tổ chức thực hiện thường xuyên và thông qua những nguyên tắc hoạt động linh hoạt tùy thuộc vào ngữ cảnh trong quá trình thực hiện.
-Nhược điểm.
Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy, hiện nay đối với nghiệp vụ hành chính này tại công ty chưa ban hành các hệ thống văn bản, quy định rõ ràng về thực hiện nghiệp vụ đón tiếp khách, đôi khi trong công tác vẫn còn tồn tại những những hạn chế như: Khách không hài lòng về cách thức làm việc, thủ tục khá mất thời gian. Chính vì vậy để hoàn thiện nghiệp vụ này, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn nữa trong việc ban hành các văn bản thống nhất quy trình thực hiện hợp lý và khoa học. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động hơn.
Như vậy, qua quá tình khảo sát, tôi nhận thấy về cơ bản các nghiệp vụ hành chính của công ty, cụ thể là nghiệp vụ hành chính văn thư, lưu trữ, tổ chức đón tiếp khách, tổ chức công tác thông tin, đã được thực hiện khá đầy đủ, và được trển khai dựa trên tinh thần hiện đại hóạ Tuy nhiên công ty vẫn chưa xây dựng đầy đủ về hệ thống các văn bản quy định và hướng đẫn cụ thể cho từng nghiệp vụ được thực hiện khoa học và hợp lý.