8. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Chủ chương thực hiện hiện đại hóa văn phòng
Hiện nay, Công ty CP Sông Đà 10 là công ty thuộc sự quản lý và chi phối bởi Tổng công ty Sông Đà, với sự nhận thức đúng đắn về hiện đại hóa văn phòng. Tổng công ty Sông Đà hiện đang là một trong những doanh nghiệp đang đi đầu trong các doanh nghiệp ở Việt Nam về việc triển khai ứng dụng hiện đại hóa văn phòng. Trong hệ thống của Tổng công ty Sông Đà đã xây dựng thành công Công ty Công Nghệ Thông tin Sông Đà (CNTT). Công ty CNTT Sông Đà được thành lập theo Quyết Định 1216/ QĐ – BXD của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc chuyển Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà ngày 28/ 7/ 2004. Công ty CNTT Sông Đà Công ty có chức năng chính là nghiên cứu khoa học công nghệ, nghiên cứu các ứng dụng, phần mềm phục vụ trong quá trình sản xuất và kinh doanh, thực hiện tư vấn, thiết kế, đào tạo nguồn nhân lực có kiến thức để trực tiếp vận hành và triển khai ứng dụng, tổ chức thực hiện triển khai các đề tài nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ, vv…
Công ty CP Sông Đà 10, hiện nay đã và đang triển khai nhanh chóng về việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại dưới sự hỗ trợ của công ty CNTT Sông Đà ( Songda AIT).
Ngày 9/8/ 2010, Tổng CT Sông Đà có kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, với mục tiêu nhằm hiện đại hóa văn phòng góp phần vào việc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đồng thời đáp ứng nhu cầu của công việc văn phòng hiện nay là cần phải có sự hỗ trợ mạnh mẽ của các trang
thiết bị hiên đại trong công việc, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc của công tỵ Sau khi nhận được thông báo của Tổng Công ty, CTCP Sông Đà 10 đã nhanh chóng hợp tác với Sông Đà AIT nhằm triển khai công cuộc hiện đại hóa, ứng dụng các công nghệ hiện đại trong hành chính văn phòng. Trong thời gian thử nghiệm vào trong hoạt động văn phòng, bước đầu công ty CP Sông Đà 10 đã nhanh chóng triển khai, bằng việc mở các buổi hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên tại cơ quan trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và phân luồng công việc. Sau khoảng thời gian hai tuần chạy thử, công ty CP Sông Đà 10 đã có những kết quả đạt được từ việc ứng dụng hiện đại hóa văn phòng, công ty CP Sông Đà 10 trực tiếp ban hành các văn bản thông báo nội bộ cho các cán bộ, công nhân viên về việc nhanh chóng triển khai hiện đại vào quá trình thực hiện nghiệp vụ hành chính của từng bộ phận cụ thể. Khuyến khích các cá nhân có tin thần tìm hiểu các ứng dụng.
Theo đúng chủ chương của Bộ Xây Dựng, và đơn vị chủ quản cấp trên, công ty CP Sông Đà 10 đã triển khai thực hiện ứng dụng Website với giao diện chung của tất cả hệ thống công ty thuộc Tổng CT Sông Đà. Đồng thời thực hiện nhanh chóng việc sử dụng trang Web như việc đăng tin tức nhanh chóng và khá đầy đủ.
Từ năm 2010, dưới sự định hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa của Bộ Xây Dựng, cũng như sự hưởng ứng, động viên của Tổng CT Sông Đà, cùng với sự hỗ
trợ chuyên nghiệp của công ty CNTT Sông Đà, Công ty CP Sông Đà 10 đã nghiêm túc thực hiện ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng tại công ty mình, bằng những việc như ban hành các quyết định, duyệt kinh phí đầu tư mua sắm trang thiết bị, và đầu tư kinh phí đào tạo trực tiếp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty ( SĐ 10 / QĐ HĐQ ngày 28/2/2014 Về việc phê duyệt kinh phí đào tạo). Thời gian này, đã đánh dấu một bước ngoặt vĩ đại trong hoạt động văn phòng tại công ty, và từng bước đầu trong công cuộc thực hiện hiện đại hóa văn phòng.
Trong định hướng và chiến lược phát triển CTCP Sông Đà 10 từ năm 2010 đến 2015, Công ty CP Sông Đà 10 đã định hướng cụ thể về nhân sự: “ Đào tạo và phát triển nguồn lực con người của Công ty CP Sông Đà 10 mạnh về mọi mặt, đủ về số lượng với trình độ học vấn và tay nghề cao, phù hợp với cơ chế quản lý tiên tiến và hiện đại”. Theo đó công ty CP Sông Đà 10 cũng đã đưa ra các giải pháp cụ thể cho việc nâng cao hiện đại hóa như: Giải pháp thực hiện chiến lược áp dụng tiến bộ về khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý điều hành, thiết kế, thi công:
- Duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. - Ứng dụng các phần mềm, chương trình tin học tiên tiến, hiện đại trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.
- Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ trong công tác thiết kế và thi công để tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất nâng cao lợi nhuận của công tỵ
Cơ sở vật chất văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 được đầu tư và mua sắm, với những máy móc hiện đại như máy hỗ trợ đánh văn bản, máy in, máy photocopy, máy scan tích hợp nhiều chức năng, những ứng dụng công nghệ thông tin cũng được CYCP Sông Đà 10 trực tiếp triển khai với Công ty CNTT Sông Đà. Như áp dụng kết nối website giúp cho việc tìm hiểu những thông tin cơ bản về phía công ty, áp dụng quản lý tài liệu văn bản tại công ty, ứng dụng về quản lý và phân luồng công việc, áp dụng phần mềm về phân luồng công việc, phần mềm quản lý nhân lực, phần mềm mạng nội bộ trong Tổng công ty Sông Đà. Ngoài ra, việc chủ chương thực hiện HĐH văn phòng được thực hiện trong việc mở những lớp dạy về quản trị mạng, và sử dụng các ứng dụng phần mềm với CT CNTT Sông Đà.
Như vậy, với chủ trương hiện đại hóa văn phòng từ các cơ quan cấp trên và sự nhận thức đúng đắn của cán bộ quản lý CTCP Sông Đà 10. Công ty bước đầu đã có chủ trương, những kế hoạch khá cụ thể trong việc thực hiện hiện đại hoạt động văn phòng tại công ty mình.