8. Kết cấu của đề tài
2.2.4.1. Công tác thông tin
Phân loại thông tin trong hệ thống công ty CP Sông Đà 10.
Căn cứ vào cấp quản lý. - Thông tin từ trên xuống dướị
Đây là thông tin được gửi từ nhà quản trị cấp cao cho nhà quản trị cấp thấp. Các loại hình thông tin này là các văn bản, các bài phát biểu, trao đổi, những thông tin từ cấp trên gửi xuống cấp dưới như các văn bản của Hội đồng quản trị về việc thực hiện kế hoạch phát triển sáu tháng cuối năm, yêu cầu đánh giá tổng kết năm,vv…
- Thông tin từ dưới lên trên.
Là những thông tin được các nhân viên trong phòng ban, công ty gửi lên trên cho nhà quản trị. Như các thông tin hành chính chuyên môn, tư vấn, hệ thống góp ý, thăm dò ý kiến.
- Thông tin ngang.
Gồm các thông tin giữa các nhà quản trị ngang hàng với nhau trong hệ thống công ty Cổ phần Sông Đà 10, giữa họ không có mối quan hệ trực tiếp mà chỉ là mối
quan hẹ phối hợp cùng giúp thủ trưởng, tổ chức và hoàn thành công việc của bộ phận mình phụ trách. Ví dụ: Như thông tin giữa trưởng phòng Hành chính và trưởng phòng Kế toán.
- Thông tin chéọ
Là thông tin giữa các bộ phận, cá nhân, cấp khác nhau mà họ không có mối quan hệ báo cáo( trực tiếp).
từ trên xuống Từ dưới lên trên
Gig
ngang
chéo
Sơ đồ 2.1. Các loại thông tin theo cấp quản lý tại công ty Cổ phần Sông Đà 10.
Ghi chú: Thông tin từ trên xuống
Thông tin từ dưới lên Thông tin ngang Thông tin chéo
Tổng giám đốc (nhà quản trị cấp cao) giám đốc kinh doanh ( quản trị cấp trung gian) Giám đốc kinh tế (Quản trị cấp trung gian) Giám đốc thi công ( Quản trị cấp trung gian) Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
Căn cứ vào tình hình hoạt động.
Căn cứ vào lĩnh vực của công ty Cổ Phần sông Đà 10, có hai cấp độ thông tin - Thông tin môi trường vĩ mô:
Thông tin môi trường vĩ mô bao gồm các thông tin lớn tác động trục tiếp đến toàn bộ nền kinh tế của công ty cp sông Đà 10. Các thông tin đó, có thể là những thông tin về những số liệu về biếm động của nền kinh tế thị trường chung, có ảnh hưởng đến sự phát triển của công tỵ Hoặc các thông tin về sự thay đổi về các yếu tố tự nhiên có ảnh hưởng đến quá trình thi công các công trình hạ mục thuộc dự án của công ty đang thực hiện. Thông tin về Luật pháp, chính trị, văn hóa, xã hội, trong nước có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc.Thông tin về dân số, có ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cung cấp cho nhu cầu cần thiết cho công tỵ
- Thông tin trong nội bộ: + Thông tin tra cứu:
Là những thông tin cung cấp cho nhà quản tị những nội dung có tính chất quy ước, những căn cứ để các nhà quan trị ra những quyết định như các quy phạm pháp luật, các phát minh sáng chế.
+ Thông tin thông báo:
Là những thông tin mang đến cho người tiếp nhận sự xác nhận, hiểu biết nhất định về một vấn đề nào đó như ( kinh tế, văn hóa, chủ chương chính sách của công ty), để chủ động đề xuát các biện pháp quản lý có hiệu quả
Ví dụ: Thông báo về công tác tổ chức và công tác cán bộ. Thông báo về nội quy quy chế mới của công ty Cổ phần Sông Đà 10. Thông báo tuyển dụng.
Căn cứ vào tính chất pháp lý. - thông tin chính thức:
Bao gồm những thông tin chính thức được truyền đạt chính thức theo hệ thống tổ chức. Các thông tin có thể là những thông tin từ cấp trên gửi xuống các cấp dướị
Ví dụ: Chính sách phát triển nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần Sông Đà 10, được nêu rõ trong Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Tổng công ty Sông Đà lần VIIỊ Các thông tin chính thức từ cấp dưới gửi lên các cấp trên, hoặc các thông tin ngang hàng. Ví dụ: Thống kê nguồn nhân lực của nhân viên nhân sự.
+Thông tin không chính thức:
Là những thông tin được truyền qua các kênh không chính thức. Dư luận là một dạng đặc trưng của loại thông tin này, tin tức được lan truyền nhanh chóng từ bộ phận này sang bộ phận khác.
Hiện nay, công ty CP sông Đà 10 chưa ban hành văn bản về xây dựng quy trình tổ chức thông tin. Theo cá nhân tôi, qua quá trình khảo sát tại văn phòng tôi xin đưa ra quy trình tổ chức thu thập thông tin như sau:
Quy trình tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự của nhà quản trị tại công ty Cổ phần Sông Đà 10.
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
Đây là công việc đầu tiên trước khi tiến hành thu thập thông tin, để thu thập thông tin cần phải xác định nhu cầu thông tin. Về số lượng thông tin, nội dung thông tin cần thu thập.
Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin.
Có các nguồn thông tin phụ vụ cho công tác hoạch định nhân sự tại công ty Cổ Phần Sông Đà 10 là khác nhaụ Thông tin từ cấp trên gửi xuống cấp dưới, thông tin cấp dưới gửilên cho nhà quản trị, thông tin ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin từ sáh báo, thông tin từ các bài báo cáo, bài nghiên cứụ Phụ vụ cho quá trình hoạch định nguồn nhân sự.
Bước 3: Thu thập thông tin.
Để thu thập nguồn thông tin chính xác, đọ tin cậy cao, công ty Công ty Cổ Phần Sông Đà 10 đã xây dựng các mô hình thu thập thông tin. Các mô hình thu thập thông tin tại công ty gồm các mô hình như: Mô hình thu thập thông tin thường xuyên, mô hình thu thập thông tin không thường xuyên. mô hình thu thập thông tin
định kỳ. Các mô hình thu thập thông tin này được các nhà quản trị công ty Cổ phần Sông Đà 10 Sử dụng chủ yếụ
Bước 4: Phân tích và xử lý thông tin.
Đây là công việc Nhà quản trị viên vận dụng những hiểu biết của minhg để phân tích đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu thập để cung cấp cho lãnh đạọ
Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin
Các thông tin đầu vào sau khi đã được phân tích, xử lý, được nhanh chóng phổ biến kịp thời cho nhà lãnh đạo trong quá trình hoạch định nguồn nhân sự.
Bước 6: Lưu trữ và bảo quản thông tin
Thông tin được đưa vào lưu trữ nhằm cho quá trình tra tìm, khai thác, sử dụng về sau được hiệu quả, giảm thiểu lãng phí thời gian trong qúa trình thu thập, và đảm bảo tính an ninh cần thiết đối với một số nội dung thông tin cần giữ bí mật.
Nhận xét:
- Ưu điểm: Hiện công ty đã xây dựng được qui trình tổ chức công tác thông tin với từng bước cụ thể và khá khoa học. hiệu quả trong công tác tổ chức thông tin được cán bộ, công nhân viên trong hệ thống văn phòng đánh giá khá cao trong khâu nàỵ Các bước trong công tác tổ chức cụ thể và rõ ràng.
- Nhược điểm: Tuy nhiên đối với nghiệp vụ này còn tồn tại một số hạn chế như: Chưa đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin, sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau đôi khi dẫn đến tình trạng thông tin trùng lặp. Đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong hệ thống công ty chưa được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên về nhiều mặt như: Nghiệp vụ thu nhận, lưu trữ và chyển phát thông tin; nghiệp vụ sử dụng các phương tiện kỹ thuật và công nghệ thông tin; Kiểm tra, giám, đôn đốc các hoạt động thông tin.