Trong giai đoạn 2015-2018, Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho đã tiến hành tổ chức thực hiện công tác lựa chọn nhà thầu đúng theo các quy định hiện hành của Nhà nước về đấu thầu, đáp ứng tiến độ yêu cầu.
Các thông tư hướng dẫn chi tiết về mẫu HSMT, các mẫu Báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu đã giúp chủ đầu tư, BMT thống nhất trong công tác lựa chọn nhà thầu, tránh chồng chéo, mâu thuẫn.
66
Thực hiện nghiêm túc việc đăng tải thông tin đấu thầu trên báo đấu thầu đúng quy định.
Các gói thầu sau khi được trao thầu, ký kết hợp đồng đều cơ bản triển khai thực hiện đúng tiến độ, đạt chất lượng kỹ thuật.
Sau đây là bảng cho thấy tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho giai đoạn 2015-2019.
Bảng 3.11.1: Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho giai đoạn 2015-2019
STT Lĩnh vực và
hình thức đấu thầu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
I. Lĩnh vực đấu thầu 1 Phi tư vấn 0 0 1 2 Tư vấn 38 20 8 3 Hàng hoá 23 11 9 4 Xây lắp 10 9 11 5 EPC 0 0 1 Tổng cộng I 71 40 30
II. Hình thức lựa chọn nhà thầu
1 Rộng rãi 15 6 8 2 Hạn chế 0 0 0 3 Chỉ định thầu 56 34 22 4 Chào hàng cạnh tranh 0 0 0 Tổng cộng II 71 40 30 3.11.2. Những kết quả đạt được:
Năm 2015, tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho có tổng cộng 31 gói thầu với tổng giá trúng thầu là 219.839.186 nghìn đồng, trong đó có 10 gói thầu xây lắp, chiếm 14% vs tổng giá trúng thầu là 196.193.422 nghìn đồng. Có 15 gói thầu được thực hiện theo hình thức
67
đấu thầu rộng rãi, còn lại là chỉ định thầu, trong đó có 7 gói thầu xây lắp được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi.
Năm 2016, có tất cả 30 gói thầu với tổng giá trúng thầu là 56.825.456 nghìn đồng, giảm 43.6% so với năm 2012. Trong đó có 9 gói thầu xây lắp, chiếm 22.5% với tổng giá trúng thầu là 24.587.204 nghìn đồng. Có 6 gói thầu được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi, còn lại là chỉ định thầu. Có 2 gói thầu xây lắp được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi. Tổng số gói thầu xây lắp năm 2016 giảm 10% so với năm 2015.
Năm 2017, có tất cả 30 gói thầu với tổng giá trúng thầu là 59.020.000 nghìn đồng , giảm 25% so với năm 2013. Trong đó có 11 gói thầu xây lắp với tổng giá trúng thầu là 51.380.000 nghìn đồng, đây là năm có số gói thầu xây lắp cao nhất trong giai đoạn từ 2015-2018. Có 8 gói thầu được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi, còn lại là chỉ định thầu, trong đó số gói thầu xây lắp được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi là 6 gói thầu.
Tất cả các công trình được nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng đều đạt yêu cầu chất lượng, phát huy tốt tác dụng, không có sự cố về kỹ thuật.
3.11.3. Quy trình tổ chức đấu thầu xây lắp tại Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho
Quy trình các bước tổ chức đấu thầu xây lắp được thể hiện qua sơ đồ sau:
68
Hình 3.11.3 : Quy trình các bước tổ chức đấu thầu
a.Chuẩn bị đấu thầu
Chuẩn bị đấu thầu bao gồmcác công việc mà BMT cần thiết phải thực hiện trướckhi đấu thầu chắnh thức, gồmnhững công việc: chuẩn bị nhân sựcho đấu thầu, sơtuyển Nhà thầu, chuẩnbị Danh sách ngắn đối với các gói thầu cạnh tranh hạn chế,chuẩn bị HSMT và tiêu chắ đánh giá HSDT.
b.Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu:
Công tác đấu thầu do Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho thực hiện. Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho là đơn vị chuyên ngành về công tác quản lý đầu tư và xây dựng. Tổ chuyên gia đấu thầu do Giám đốc quyết định thành lập để tổ chức lựa chọn nhà thầu các gói thầu do ban làm chủ đầu tư. Sau khi Chủ tịch UBND thành phố ra quyết định phê duyệt DA đầu tư và kế hoạch đấu thầu của DA, Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho sẽ lập các danh sách các chuyên gia xét thầucho mỗi gói thầu hoặc cho cả DA.
Các thành viên trong Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho đều được phổ biến, quán triệt thực hiện Luật đấu thầu qua các buổi sinh hoạt chuyên đề do Ban tổ chức. Số lượng cán bộ tham gia hoạt động đấu thầu gồm 11 người (07 thành viên Tổ chuyên gia đấu thầu và 04 thành viên thuộc phòng Thẩm định để tham gia thẩmđịnh HSMT, HSDT. Độingũ cánbộ tham gia hoạt động đấu thầuđều có chứng
69
chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, đa số có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác tổchức lựa chọn Nhà thầu, thẩm định kếtquả lựa chọn Nhà thầu..
c. Sơ tuyển Nhà thầu:
Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc yêu cầu tắnh chất kỹ thuật phức tạp,cần tiến hành sơ tuyển Nhà thầu để lựa chọn Nhà thầu có năng lực phù hợp tham gia đấu thầu chắnh thức. Trình tự thực hiện sơ tuyển:
-Bước 1: Bên mời thầu có nhu cầu xin Sơ tuyển đối với gói thầu xây lắp lập và trình Chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển theo quy định của luật đấu thầu;
-Bước 2: Bên mời thầu thông báo mời sơ tuyển trên báo Đấu thầu và Trang thông tin điện tử về đấu thầu.
-Bước 3: Bên mời thầu Phát hành hồ sơ mời sơ tuyển;
-Bước 4: Bên mời thầu tiếp nhận vàđánh giá hồ sơ dự sơtuyển; -Bước 5: Chủđầu tư phê duyệt kết quả sơ tuyển
- Bước 6: Thông báo kết quả sơ tuyển trên báo Đấu thầu và Trang thông tin điện tử về đấu thầu và thông báo cho các nhà thầu tham dự sơ tuyển;
Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển tối thiểu là 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự sơ tuyển trước thời điểm đóng thầu;
Thời gian đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển tối đa 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và tối đa 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ khi phát hành hồ sơ mời sơ tuyển đến khi có kết quả sơ tuyển được phê duyệt.
d. Chuẩn bị danh sách ngắn:
Đối với những gói thầu cạnh tranh hạn chế thì tuỳ theo điều kiện cụ thể của gói thầu mà Ban chỉ lựa chọn một số lượng Nhà thầu nhất định để tham gia đấu thầu. Cụ thể Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho sẽ đưa ra danh sách mời các Nhà thầu dựa trên những thông tin mà họ thu được về các Nhà thầu như có đủ tư cách pháp nhân, đủ năng lực, kinh nghiệm tham gia đấu thầu cạnh tranh hạn chế và theo ý kiến chủ quan của Ban mà phê duyệt các Nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế.
e. Chuẩn bị HSMT và tiêu chắ đánh giá HSDT:
70
Quá trình chuẩn bị HSMT và tiêu chắ đánh giá HSDT được Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho thực hiện theo các thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Hồ sơ mời thầu là một tài liệu rất quan trọng trong quá trình đấu thầu của một gói thầu, nó bao gồm tất cả các thông tin về nhu cầu mua sắm của BMT. Trên cơ sở nội dung của HSMT, các Nhà thầu sẽ chuẩn bị HSDT. Và tiếp theo đó là trên cơ sở nội dung của các HSDT, BMT sẽ tiến hành lựa chọn Nhà thầu.
Trước khi lập HSMT, Kế hoạch đấu thầu sẽ do Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho đảm nhiệm, sau đó chuyển lên UBND thành phố phê duyệt để cấp vốn thực hiện. Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho sẽ lập kế hoạch thực hiện gói thầu, danh sách nhà thầu tham gia chào thầu giá cạnh tranh hoặc đấu thầu hạn chế. Kế hoạch đấu thầu của Ban được lập ra nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đầu tư đúng tiến độ kế hoạch và đảm bảo hiệu quả việc sử dụng vốn.
HSMT bao gồm các thông tin liên quan đến gói thầu như các căn cứ pháp lý để thực hiện gói thầu, các yêu cầu về kỹ thuật, các bản vẽ thiết kế, các điều kiện tài chắnh cũng như thương mại đối với các Nhà thầu,... Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho đã lựa chọn nhân sự phù hợp với yêu cầu của gói thầu. Nhóm nhân sự này làm việc kết hợp với nhau và chịu trách nhiệm về chất lượng của HSMT.
Trong đấu thầu xây lắp, đối với những công trình có giá trị lớn hoặc phức tạp về mặt kỹ thuật, Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho tiến hành sơ tuyển nhằm loại bỏ ngay những Nhà thầu không đủ năng lực về kỹ thuật cũng như về tài chắnh để tiết kiệm thời gian và chi phắ cho việc xét thầu. HSMT sơ tuyển bao gồm ba phần nội dung chắnh, phần nội dung khái quát về gói thầu, phần yêu cầu về năng lực Nhà thầu và phần phương pháp soạn thảo HSMT chắnh thức.
HSMT xây lắp gồm những tài liệu sau: - Thư mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn đối với các Nhà thầu
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật - Mẫu bảo lãnh dự thầu
71 - Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng - Tài liệu khác
Trong HSMT có phần tiêu chuẩn đánh giá HSDT. Đây là căn cứ để BMT so sánh, đánh giá các HSDT của các Nhà thầu. Tiêu chuẩn này bao gồm kỹ thuật chất lượng, kinh nghiệm và năng lực của Nhà thầu, tài chắnh và giá cả. tiến độ thi công. Các tiêu chuẩn này đưa ra càng phù hợp với đặc điểm của từng gói thầu thì việc lựa chọn Nhà thầu thắch hợp sẽ dễ dàng hơn.
Yêu cầu về mặt kỹ thuật: Đối với gói thầu xây lắp bao gồm yêu cầu theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bảng tiên lượng, chỉ dẫn kỹ thuật và các yêu cầu cần thiết khác.
Yêu cầu về mặt tài chắnh, thương mại bao gồm các chi phắ để thực hiện gói thầu, giá chào thầu và biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, phương thức và điều kiện thanh toán, nguồn tài chắnh, đồng tiền dự thầu và các điều khoản nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.
Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
3.12. Những hạn chế, thiếu sót trong thời gian qua:a. Số lượng hồ sơ dự thầu tại Ban còn thấp: a. Số lượng hồ sơ dự thầu tại Ban còn thấp:
Đối với một gói thầu, số lượng hồ sơ dự thầu là một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của công tác đấu thầu. Đối với hai hình thức lựa chọn nhà thầu (hình thức rộng rãi hoặc hạn chế) thì các nhà thầu được tạo mọi điều kiện để tiếp nhận thông tin về cuộc đấu thầu. Việc đăng tải thông báo mời thầu (đối với hình thức đấu thầu rộng rãi) phải thực hiện trên Báo Đấu thầu, sau đó có thể đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng khác (theo quy định của Nghị định 85/2009/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 20/2010/TTLT-BKH-BTC). Còn đối với đấu thầu hạn chế, theo quy định tại Điều 19 Luật Đấu thầu thì bên mời thầu gửi thư mời thầu tới các nhà thầu trong danh sách ngắn đã được chủ đầu tư phê duyệt là đủ năng lực và kinh nghiệm để mời tham gia đấu thầu. Như vậy, với các thông tin về cuộc đấu thầu nhận được, các nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu sẽ tới mua HSMT để chuẩn bị HSDT. Nhưng có nhiều
72
lý do để nhà thầu ban đầu có ý định tham gia đấu thầu, đã mua HSMT nhưng cuối cùng lại không nộp HSDT theo thời hạn quy định trong HSMT.
Tại Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho, mặc dù đảm bảo được số lượng hồ sơ dự thầu đối với một gói thầu là tối thiểu 3 hồ sơ dự thầu nhưng số lượng hồ sơ dự thầu vẫn còn thấp. Số hồ sơ dự thầu thấp làm giảm tắnh cạnh tranh giữa các nhà thầu tham gia đấu thầu. Bên mời thầu sẽ ắt có cơ hội để lựa chọn ra được các nhà thầu tốt nhất. Điều này làm ảnh hưởng không tốt đến chất lượng của công tác đấu thầu.
b. Tỷ lệ giảm giá chưa cao
Việc lựa chọn nhà thầu theo pháp luật về đấu thầu không chỉ giúp chủ đầu tư, bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện gói thầu, mà còn giúp tiết kiệm được chi phắ thông qua mức chênh lệnh giữa giá trúng thầu và giá dự toán gói thầu ban đầu. Trong giai đoạn từ 2015-2018 mặc dù công tác đấu thầu đã giúp Ban tiết kiệm được chi phắ nhưng tỷ lệ chi phắ tiết kiệm được chưa cao và theo số liệu thống kê thì tỷ lệ chi phắ tiết kiệm được đang ngày càng giảm. Nguyên nhân là do các nhà thầu tắnh toán chi phắ rất kỹ, chi phắ tắnh toán của nhà thầu và chủ đầu tư là gần giống nhau. Hiện tượng giá dự thầu thấp vẫn còn tồn tại mặc dù giá gói thầu phê duyệt luôn được tắnh toán kỹ lưỡng, sát thực tế, do sự cạnh tranh giữa các nhà thầu, nhà thầu có lợi thế đặc biệt, sức ép giải quyết công ăn việc làm của nhà thầu. Bên cạnh đó, giá của vật liệu xây dựng ngày càng gia tăng làm tăng chi phắ của dự án nên tỷ lệ chi phắ tiết kiệm được thông qua hoạt động đấu thầu ngày càng thấp.
c. Tiến độ công tác tổ chức đấu thầu chậm hơn so với kế hoạch đấu thầu
Trong nội bộ Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho cũng gặp phải một số khó khăn tồn tại làm hiệu quả công tác đấu thầu không phải lúc nào cũng như được mong muốn. Nhiều trường hợp tiến độ công tác tổ chức đấu thầu bị chậm lại so với kế hoạch đấu thầu do chậm trễ ở một số khâu trung gian.
Một trong số đó là chậm trễ trong quá trình lập HSMT. HSMT là toàn bộ tài liệu về các yêu cầu cho một gói thầu do bên mời thầu lập, được làm căn cứ pháp lý cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Nếu công tác lập HSMT bị chậm thì sẽ kéo dài thời gian do phải gia hạn thời gian phát
73
hành HSMT và thời gian thi công không đúng kế hoạch, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng đấu thầu và tình hình hoạt động kinh doanh của Ban. Nguyên nhân của sự chậm trễ này là do những sai sót, nhầm lẫn, bất cẩn của cán bộ được phân công nhiệm vụ lập HSMT hay do yêu cầu gấp rút trong thời gian ngắn giữa khoảng thời gian phát hành HSMT đã định trước với thời gian được phê duyệt HSMT của Ban quản lý dự án và phát triển quỹ đất thành phố Mỹ Tho. Bên cạnh đó, ở Ban có rất nhiều dự án được thực hiện cùng thời điểm nên chất lượng của việc lập HSMT không cao, còn nhiều sai sót, dẫn đến việc phê duyệt, bổ sung, điều chỉnh và khối lượng công việc quá nhiều trong khi cán bộ làm công tác lập HSMT còn thiếu gây nên sự chậm trễ