Giai đoạn thực hiện đấu thầu của một gói thầu được tắnh từ thời điểm thông báo mời thầu chắnh thức đến khi thông báo kết quả lựa chọn Nhà thầu. Trong giai đoạn này, BMT thực hiện những công việc sau:
- Thông báo mời thầu và phát hành HSMT - Nhận hồ sơ dự thầu
- Mở thầu
- Đánh giá hồ sơ dự thầu
- Thông báo kết quả lựa chọn Nhà thầu 2.9.1. Thông báo mời thầu :
Thông báo mời thầu là việc BMT đăng tải các thông tin liên quan đến vấn đề tổ chức đấu thầu cho một gói thầu cũng như nội dung khái quát của gói thầu này trên các phương tiện thông tin phù hợp với hình thức lựa chọn Nhà thầu được áp dụng. Dựa vào thông báo mời thầu, các Nhà thầu sẽ đăng kắ dự thầu và mua HSMT do BMT phát hành.
2.9.2. Nhận hồ sơ dự thầu :
Hồ sơ dự thầu bao gồm đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chắnh của Nhà thầu. Cách thức nộp hồ sơ dự thầu của gói thầu phụ thuộc vào phương thức đấu thầu mà gói thầu áp dụng.
Việc nhận và bảo quản hồ sơ dự thầu phải được BMT thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo tắnh chắnh xác về số lượng tài liệu và bắ mật về thông tin dự thầu trước khi mở thầu.
30
Đối với những gói thầu chỉ có một Nhà thầu tham gia hoặc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh thì công việc này được tiến hành rất đơn giản.
Thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu gọi là thời điểm đóng thầu của gói thầu, những hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm này không được chấp nhận.
2.9.3. Mở thầu
Mở thầu là việc BMT thông báo công khai các điều kiện dự thầu của từng Nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giá các hồ sơ dự thầu.
2.9.4. Đánh giá hồ sơ dự thầu
Đánh giá hồ sơ dự thầu là việc BMT xem xét các hồ sơ dự thầu trên cơ sở các yêu cầu được đặt ra đối với nhu cầu mua sắm đã được BMT đưa ra trong HSMT.
Mục đắch nhằm lựa chọn Nhà thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu để thực hiện gói thầu.
Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu phụ thuộc vào đặc điểm của gói thầu. 2.9.5. Thông báo kết quả đấu thầu
Sau khi kết thúc công việc đánh giá hồ sơ dự thầu, BMT có thể chọn được một hoặc hơn một Nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của HSMT (thường được gọi là nhà thầu trúng thầu), hoặc không có Nhà thầu nào trúng thầu. BMT cần phải thông báo kết quả này cho tất cả các Nhà thầu tham gia dự thầu ngay sau khi kết quả đã được những cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
2.9.6. Ký kết và thực hiện hợp đồng
Bước cuối cùng của quy trình đấu thầu bao gồm những công việc sau: - Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
- Thực hiện hợp đồng
- Kết thúc và thanh lý hợp đồng
BMT và Nhà trúng thầu sẽ hoàn thiện các điều khoản và ký kết hợp đồng thực hiện gói thầu. Trong trường hợp không có Nhà thầu nào trúng thầu thì BMT cần làm rõ nguyên nhân và tiến hành đấu thầu lại.
Để nhu cầu mua sắm đạt hiệu quả cao thì BMT không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn được Nhà thầu tốt mà còn phải tiếp tục giám sát, theo dõi Nhà thầu trong quá trình thực hiện hợp đồng. Với những gói thầu có yêu cầu kỹ thuật phức tạp hoặc có
31
quy mô lớn thì BMT cần thiết phải thuê tổ chức tư vấn giám sát độc lập để đảm bảo tắnh khách quan.