8. Cấu trúc của đề tài
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
phát triển về công tác này của cơ quan, đáp ứng được yêu cầu của thời đại, nhờ có văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ mà đã đi vào nề nếp và ổn định.
Bên cạnh những kết quả đạt được từ việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ thì vẫn còn một số hạn chế chưa được khắc phục, mặc dù cơ quan đã ban hành hướng dẫn về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhưng cán bộ, công chức có liên quan vẫn chưa thực hiện theo quy định, tình trạng việc lập hồ sơ công việc không được tiến hành tại cơ quan khiến cho việc tìm kiếm tài liệu khi cần thiết trở nên khó khăn hơn. Những năm qua UBND huyện vẫn chưa xây dựng được kho lưu trữ rộng để phục vụ cho công việc lưu trữ của UBND mình. Mặc dù cơ quan đã có văn bản hướng dẫn cho nghiệp vụ lưu trữ nhưng cán bộ vẫn chưa thực hiện theo văn bản. Tại cơ quan không có cán bộ thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ của cơ quan chính vì vậy mà tình trạng tồn đọng hồ sơ, mất mát, chưa được chỉnh lý hồ sơ vẫn diễn ra tại cơ quan.
Công tác lưu trữ nhìn chung còn rất sơ sài, chưa được cơ quan chú trọng đầu tư. Một cán bộ văn thư kiêm lưu trữ nên công việc chất đống, không xử lý kịp. Diện tích kho lưu trữ còn chật hẹp, khó khăn cho việc bảo quản và sắp xếp tài liệụ
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong cơ quan tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc giạ Nhằm tiết kiệm được thời gian, công
sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Trong những năm qua, công nghệ thông tin đã góp phần không nhỏ cho sự trưởng thành và phát triển của ngành văn thư, lưu trữ cả nước nói chung và của UBND huyện Trùng Khánh nói riêng. UBND huyện Trùng Khánh đã trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính và nối mạng Internet tại tất cả các phòng, ban trong huyện để khai thác, sử dụng mạng Internet phục vụ hoạt động, thiết lập thư điện tử khắp cơ quan. Sử dụng một số phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan huyện từng bước đã được chuyển hoá từ chuyển văn bản đi, đến qua đường bưu điện, tra cứu văn bản qua tài liệu giấy, chuyển đổi thành ứng dụng vào công nghệ thông tin.
Từ năm 2015, UBND huyện Trùng Khánh đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành E-Office