8. Cấu trúc của đề tài
3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ
Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của cơ quan, tổ chức vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con ngườị Trong công tác văn thư , lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều tất yếụ
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải đảm nhiệm. Ở một số cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản tương đối lớn nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn cán bộ văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức,
bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các cán bộ, công chức trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử cán bộ văn thư, cán bộ các phòng ban khác đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết.
Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì cán bộ văn thư cần phải trang bị cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất cả các cơ quan. Tại huyện Trùng Khánh, có tiềm năng du lịch lớn (Khu du lịch Thác Bản Giốc, Động Ngườm Ngao )và là huyện biên giới tiếp giáp với Trung Quốc. UBND huyện Trùng Khánh thường xuyên giao lưu hợp tác với Trung Quốc. Hơn nữa các công ty, tổ chức Quốc tế có kế hoạch đầu tư vào khu du lịch nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Trung là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với Ban lãnh đạo cơ quan trong việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Sự nỗ lực, cố gắng của chính cán bộ văn thư, lưu trữ là một yếu tố rất quan trọng trong việc phát triển công tác văn thư, lưu trữ. Mọi giải pháp dù hay và có tính khả thi tới đâu nhưng nếu không có sự nỗ lực quyết tâm và ý trí
phấn đấu của cán bộ, công chức thì đều không thể mang lại hiệu quả như mong muốn được. Sự nỗ lực của cán bộ, công chức chính là chìa khóa của sự thành công. Với những khả năng và kiến thức sẵn có cùng với sự nỗ lực, quyết tâm, lòng yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm chắc chắn họ sẽ luôn tìm mọi cách, bằng mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây là điều kiện tiên quyết để việc thực hiện các giải pháp mang lại hiệu quả.