8. Cấu trúc của đề tài
3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương laị Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư, lưu trữ lên nhiều lần nhờ đó giảm nhẹ sức lao động của cán bộ văn thư, lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý một cách nhanh chóng vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng giấy, đồng thời tăng nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức, giúp cho tra cứu và tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì);rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nàọ..). Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện.
Ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm bớt các công việc do con người bỏ sức ra để làm mà thay vào đó là các thiết bị hỗ trợ con người chỉ cần kiến thức tin học để áp dụng vào công việc của mình, việc ứng dụng công nghệ thông tin tốt giúp cho việc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ được tốt hơn và chuyên nghiệp hơn. Lãnh đạo không làm việc trực tiếp với nhân viên của mình mà công việc sẽ được giải quyết trên máy móc khi áp dụng. Hạn chế khối lượng văn bản giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được diện tích kho tàng. Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác giúp lãnh đạo quản lý nắm bắt được tình hình công việc một cách nhanh chóng, thuận lợị