8. Cấu trúc của đề tài
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành.
Trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh vẫn áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước vào công tác văn thư, lưu trữ như:
- Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu
trữ;
công tác văn thư;
- Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2013 của Quốc hội về
việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,...
Để thống nhất tổ chức các hoạt động Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong UBND huyện, trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh đã luôn theo sát các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ từng bước được chấn chỉnh, đi vào nề nếp, khoa học, phục vụ ngày càng tốt hơn cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc ở UBND huyện. Căn cứ vào thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thì UBND huyện Trùng Khánh đã áp dụng vào việc soạn thảo và ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan. Ngày 18/05/ 2016 UBND huyện Trùng Khánh đã ban hành
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện. (Ban hành kèm theo
Quyết định số: 834/QĐ-UBND ngày 18/05/2016). (Phụ lục 2). Trong quy chế nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của từng người được giao nhiệm vụ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời quy chế cũng quy định rõ các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ dành cho cán bộ văn thư, lưu trữ. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trong Quy chế của cơ quan cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ và các cá nhân, đơn vị có liên quan, bên cạnh đó quy chế cũng đưa ra mức xử lý khi cán bộ, công chức không thực hiện quy định tại Quy chế, giúp cho việc quản lý về công tác này được hiệu quả hơn.
Để thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
và các văn bản mà cơ quan đã ban hành để hướng dẫn và chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cho UBND huyện thực hiện một cách có hiệu quả thì Chánh văn phòng UBND huyện đã đề ra một số biện pháp để tổ chức thực hiện hệ thống văn bản như: Thông qua các cuộc họp của cơ quan để lồng ghép các nội dung của văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan cho các cán bộ, công chức trong cơ quan được biết và thực hiện. Khi có các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ thì lãnh đạo quản lý về công tác này sẽ phô tô ra để gửi các phòng một bản để phục vụ cho công việc của mình như việc soạn thảo văn bản đối với các phòng ban chuyên môn, đồng thời cũng tuyên truyền, phổ biến cho mọi người biết để thực hiện.
Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng sẽ thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Nhà nước và cơ quan vào công tác văn thư, lưu trữ như việc văn thư giúp Chánh văn phòng kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, việc quản lý văn bản đi, đến trong việc vào sổ, việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan,… nếu văn thư không thực hiện đúng theo quy trình mà văn bản đã đưa ra thì sẽ có các biện pháp xử lý.
Bên cạnh đó còn thông qua Hội nghị cán bộ, công chức để triển khai các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để cho cán bộ, công chức trong cơ quan nghiên cứu, nắm vững về quy chế để thực hiện. Đồng thời Văn phòng và phòng Nội vụ huyện đã phối hợp với nhau để tổ chức các buổi tọa đàm, trao đổi, nói chuyện, tuyên truyền về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan qua hình thức khẩu hiệu để truyền đạt các quy định của mình và có thể tổ chức cuộc thi tìm hiểu về các quy định của nhà nước và cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ, bàn bạc và hướng dẫn cụ thể về các văn
bản để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện một cách tự giác và tích cực. Đồng thời lãnh đạo còn tổ chức hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức lớp bồi dưỡng tập huấn, kiểm tra thực tế, tổ chức đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, tổ chức hội nghị, giao ban chuyên đề, viết bài tuyên truyền đăng websitẹ Đối với các văn bản của cơ quan thì lãnh đạo tổ chức cho cán bộ công chức thảo luận, đóng góp ý kiến nhằm từng bước điều chỉnh và hoàn thiện về văn bản hơn.
Qua đây cũng quán triệt sâu sắc tinh thần chỉ đạo của Bộ Nội Vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới đối với cán bộ công chức cũng như các bộ phận có liên quan để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác, thể hiện sự nghiêm túc cao trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cũng như quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. Phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng trong quá trình thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ, thống nhất cao giữa các bộ phận có liên quan đến công tác.
Việc tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và Nghị định 110/2004/NĐ- CP,… các văn bản khác của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ đã được Văn phòng UBND huyện triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, công chức, viên chức ở cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện naỵ