8. Cấu trúc của đề tài
3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận
phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của UBND huyện nói riêng. Đó là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan. Trong UBND huyện công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu và là một nội dung quan trọng chiếm một phần quan trọng trong hoạt động của UBND huyện.
Hiện nay, tại UBND huyện đang áp dụng hình thức văn thư tập trung tất cả các văn bản đi, đến, các công việc có liên quan đến các phòng ban được gửi đến cơ quan đều tập trung tại bộ phận văn thư, được Văn thư tiếp nhận và chuyển giao cho lãnh đạo xử lý. Áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một đầu mối: Văn phòng UBND của cơ quan. Còn các đơn vị tổ chức khác của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư.
Việc xây dựng hình thức này giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao được hiệu suất khi thực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và một số trường hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách của cơ quan, tổ chức cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với những nội dung công việc của công tác văn thư, lưu trữ. Hơn nữa, do công tác văn
thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với công tác hành chính và nằm trong văn phòng nên khi thiết kế tổ chức văn thư, lưu trữ phải đặt tổ chức này trong tổng thể công tác văn phòng và trong mối quan hệ với tổ chức làm công tác hành chính.
Về tổ chức và biên chế: Tiếp tục kiện toàn biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ và bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện phân công công chức chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mình.
UBND huyện Trùng Khánh nên bố trí, thêm 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, hỗ trợ cán bộ văn thư tại UBND huyện để đáp ứng được yêu cầu của công việc của cơ quan. Công việc thì nhiều người làm thì ít cho nên dẫn đến hiện tượng công việc bị dồn nén, chất đống. Việc tuyển dụng nhân sự mới sẽ đem lại cho cơ quan nhiều lợi thế bởi họ là những thế hệ trẻ có đủ trình độ, sức sáng tạo và kiến thức để lĩnh hội các tri thức tiến bộ một cách nhanh
chóng.