8. Cấu trúc của đề tài
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệpvụ văn thư, lưu trữ
2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh thực hiện các nghiệp văn thư của cơ quan mình theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư: như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,….Ngoài các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư thì tại Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của
cơ quan theo quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan đã được ban hành. Hiện nay, Văn phòng UBND huyện đã thực hiện các nghiệp văn thư của mình trong các khâu: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung, việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn
thư đã thực hiện thống nhất theo Quy chế văn thư lưu trữ (Phụ lục 2) của
UBND huyện Trùng Khánh, việc quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư đã được thống nhất trong quy chế của cơ quan.
Theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh, hiện nay các phòng ban trong cơ quan khi soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã thực hiện theo 6 bước:
Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bước 4: Đánh máy nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký văn bản, phát hành văn bản tại Văn thư cơ quan
Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã được thực hiện thống nhất trong quy chế của cơ quan, tuy nhiên cán bộ quản lý vẫn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Đối với việc kiểm tra về nội dung văn bản thủ trưởng các đơn vị không thực hiện đúng quy định, hầu hết các văn bản của cơ quan khi phát hành không có phần ký nháy vị trí cuối cùng của nội dung văn bản. Đối với Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì có ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”. Cán bộ văn thư thường xuyên kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nên tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khi phát hành chỉ còn lẻ tẻ.
Về việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của cơ quan, hiện nay cơ quan vẫn chưa ban hành riêng các văn bản quản lý hoạt động và giải quyết văn bản đi, đến mà vẫn thực hiện theo các yêu cầu của Nghị định
110/2004/NĐ-CP và quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được quy định rất rõ trong quy chế văn
thư, lưu trữ của UBND huyện.(Phụ lục 2).
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được tập trung thống nhất và giải quyết theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày ; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Trong bước này sễ thực hiện theo trình tự sau: sau khi thủ trưởng đã duyệt về mặt nội dung, Chánh văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về mặt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nếu văn bản đã
đúng thì Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào vị trí cuối cùng “Nơi nhận”, nếu
sai đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo lạị
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Sau khi văn bản đã có đủ có chữ ký của người có thẩm quyền.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi: văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi vào sổ hoặc chương trình quản lý hồ sơ công việc của cơ quan.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Bìa sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRÙNG KHÁNH Năm:…….
SỔ CÔNG VĂN ĐI
Từ số:…………Đến số:………. Từ ngày:……….Đến ngày:…………
Phần đăng ký bên trong sổ: Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đị Các văn bản sau khi đã hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hành lựa chọn bìa, trình bày, viết bì , vào bì và dán bì. Tiếp theo sau khi hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hành chuyển qua phần mềm E-Office trước và gửi bản cứng ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theọ
Bước 5: Lưu văn bản đi: văn bản được lưu làm hai bản, một bản gốc được lưu tại văn thư cơ quan, một bản chính được lưu tại các đơn vị, cá nhân soạn thảo để lưu vào hồ sơ công việc và lưu bản mềm trong máy tính thuận tiện cho việc tra tìm.
Nhờ việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan và việc ứng dụng phần mềm E-Office mà việc quản lý văn bản đi, đến luôn thực hiện theo quy định, khắc phục những thiếu sót trước đâỵ Các đơn vị, cá nhân có liên quan đến từng quy trình trong giải quyết văn bản đi, đến đã thực hiện theo các quy trình đã đưa rạ
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến
Mọi văn bản đến cơ quan đều phải thông qua một đầu mối đó là văn thư cơ quan. Nguyên tắc này tạo điều kiện thuận lợi cho văn thư theo dõi,
thống kê, kiểm tra, quản lý, thuận lợi cho việc tra tìm.
Văn bản đến được chuyển qua hệ thống phần mềm E-Office (đối với những cơ quan có sử dụng phần mềm này) và chuyển bằng hình thức trực tiếp
(đối với những cơ quan chưa sử dụng phần mềm E-Office). Các văn bản đến được cán bộ văn thư lưu chuyển Chánh Văn phòng phê duyệt.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến ạ Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để giải quyết.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng.
b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Cán bộ văn thư tiến hành bóc bì các văn bản gửi đến cơ quan và scan lưu chuyển qua phần mềm E-office cho Chánh văn phòng. Còn loại không bóc bì (các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức) Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.
c. Đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
mà không phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” của UBND huyện Trùng Khánh
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến tại UBND huyện Trùng Khánh được đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho Chánh Văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.Ý kiến phân phối văn bản được Chánh Văn phòng ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của Chánh Văn phòng, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản luôn được bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Các cơ quan, đơn vị, cá nhân sau khi nhận được văn bản đến có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Trong việc theo dõi đôn đốc Chủ tịch sẽ giao cho Chánh Văn phòng UBND huyện hoặc người được giao nhiệm vụ theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến và trường hợp văn bản không yêu cầu thời hạn thì sẽ giải quyết không quá 15 ngàỵ
2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước ban hành.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và thực hiện theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Trong quy
chế nêu rất rõ công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ chỉ được sử dụng con dấu khi “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và không được đóng dấu khống chỉ.
Nắm bắt được tầm quan trọng của con dấu trong quản lý điều hành của cơ quan UBND huyện Trùng Khánh đã giao việc quản lý các con dấu cho bộ phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng. Việc sử dụng và quản lý con dấu được giao cho cán bộ văn thư phụ trách. Dấu được để tại phòng văn thư, lưu trữ có tủ đựng riêng để bảo quản tránh làm mất mát và sử dụng tùy tiện con dấụ Việc quản lý dấu rất chặt chẽ, nghiêm túc. Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ quan.
Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo cơ quan hoặc người có thẩm quyền. Không đóng dấu khống chỉ.
Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan. Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Đóng dấu: dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực quy định. Đóng dấu trùm khoảng 1/3 về phía bên tráị
Con dấu của UBND huyện Trùng Khánh được cán bộ văn thư, lưu trữ để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận và không làm biến dạng con dấụ Dấu được cán bộ văn thư, lưu trữ cất giữ một cách khoa học hợp lý có giá đựng, dấu được phân ra thành các ngăn khác nhau để đựng các loại dấu khác nhau và trên mỗi con dấu đều được đánh ký hiệu riêng nên không bị nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Một số mẫu dấu của UBND huyện Trùng Khánh được trình bày tại
2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan quan
Hồ sơ là một tập (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau vì một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi,chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành các hồ sơ trong khi giải quyết các công việc theo nguyên tắc, phương pháp nhất định. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu xuất và chất lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ.
UBND huyện Trùng Khánh đã quy định: Cứ sau mỗi công việc được giải quyết thì các phòng ban chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc của mình. Tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt, nhiều bộ phận khác chưa làm tốt công tác nàỵ
Các phòng ban đã tiến hành lập hồ sơ gồm:
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phòng Văn hóa – Thông tin
- Phòng Tư pháp
- Phòng Nội vụ
- Phòng Lao động thương binh & xã hội
- Phòng Tài nguyên & môi trường
UBND huyện Trùng Khánh đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để các phòng, ban trong cơ quan biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiến hành nhanh chóng, đúng quy định.
Tuy cơ quan đã có quy định về lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác này chưa được thực hiện tốt, một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng bó gói, chưa được sắp xếp, biên mục rõ ràng.
Với một số hồ sơ đã được lập thì văn bản được xếp theo thứ tự khoa học, đánh số văn bản cụ thể, đảm bảo thuận tiện khi tra tìm.
Phương pháp lập hồ sơ của UBND huyện Trùng Khánh được tiến hành theo trình tự:
(1)Mở hồ sơ
(2)Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
(3)Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ
(4)Kết thúc và biên mục hồ sơ
Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng, cơ quan đã trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ… Cán bộ văn thư kiêm lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, theo thời gian, sắp xếp theo số văn bản được đóng vào bìa và hộp tài liệu; giữa các loại văn bản, tài liệu được cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi tiết. Công việc này được thực hiện tốt từ mấy năm gần đâỵ
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhaụ Tại UBND huyện Trùng Khánh, cán bộ văn thư vừa làm công tác văn thư vừa