8. Cấu trúc của đề tài
3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá
Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, cơ quan cần phải thường xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan để phát hiện những mặt còn hạn chế và đưa ra các giải pháp để kịp thời khắc phục.
Thanh tra, kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp cơ quan nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Thanh tra, kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Thanh tra, kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luận về một công việc chúng ta tiến hành kiểm tra xem xét kết luận đó có đúng với thực tế công việc hay không.
Thanh tra, kiểm tra, đánh giá trong công tác văn thư, lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan theo một thời gian thực hiện nhất định. Để thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá, cơ quan thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
UBND huyện cần tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho lãnh đạo và đơn vị được kiểm tra biết. Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ. Qua công tác thanh tra, kiểm tra cơ quan có thể lấy làm tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng, đánh giá xếp loại tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ để từ đó cán bộ có thêm động lực trong việc thực hiện công việc của mình.
Nội dung của công tác thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan
đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích hoàn thiện và phát triển công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
mình.
Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh, dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian em thực tập. Em hy vọng những giải pháp trên sẽ được lãnh đạo cơ quan quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tế.
Tiểu kết
Công tác văn thư, lưu trữ là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức nói chung và của UBND huyện Trùng Khánh nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phíạ
Những giải pháp hoàn thiện về công tác văn thư, lưu trữ mà em đề xuất ở trên mang tính thực tiễn và lý luận. Vì vậy, việc triển khai áp dụng cần thực hiện linh hoạt, sáng tạo và có những điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh em nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ có một vị trí không thể thiếu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của cơ quan.
Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng những năm qua đã được quan tâm đúng mức của lãnh đạo và cá nhân trong cơ quan, nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo đã có các biện pháp tổ chức công tác này ngày một hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan. Bằng việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh thời gian qua, từ đó đề ra các biện pháp để tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có tính hợp lý và khả thi nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan trong thời gian tớị Hy vọng những giải pháp đã đưa ra sẽ góp phần nâng cao tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức trong cơ quan.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Nghiêm Kỳ Hồng - ThS. Hà Quang Thanh (2006) Quy định pháp
luật về Soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ, NXB Lao động.
2. Ths. Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban
hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nộị
3. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2009), Giáo trình lưu
trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nộị
4. PGS. Vương Đình Quyền(2011), Lý luận chung và phương pháp công
tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia, Hà Nộị
5. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội về Luật lưu trữ.
6. Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc hội về Luật Tổ chức
chính quyền địa phương.
7. Luật số 80/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc hội về Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật.
8. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấụ
9. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
10. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấụ
11. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan.
12. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
13. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I(2009), Giáo trình lưu
14. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh ngày 18 tháng 05 năm 2016
15. Website: trungkhanh.caobang.gov.vn
16. https://ww.googlẹcom.vn/
PHỤ LỤC 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy của HĐND-UBND huyện Trùng
(Nguồn: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh)
Chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Phòng Công thương Phó chủ tịch phụ trách văn hóa-xã hội Phòng Y tế Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND-UBND Phòng Giáo dục và đào tạo Phó chủ tịch phụ trách tài mẫu Phòng Tư pháp Phòng Dân tộc Phòng Thanh tra Phòng Tài chính-kế hoạch Phòng Văn hóa- thông tin Phòng Thống kê Phòng Tài nguyên và môi trường Phòng Lao động thương binh và xã hội Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
PHỤ LỤC 2
PHỤ LỤC 3
Một số hình ảnh về kho lưu trữ cuả cơ quan:
Phụ lục 4
Phụ lục 5