8. Cấu trúc của đề tài
2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn
trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh
Kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng
cơ quan, đơn vị.
Kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. Công tác kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay đơn vị vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác kiểm tra về lĩnh vực này
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện nên Chánh Văn phòng UBND thường giao cho bộ phận văn thư, lưu trữ kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ Văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này, giúp đơn vị phát triển và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu của công việc.
Hàng năm tại bộ phận văn thư, lưu trữ vẫn được giao trách nhiệm về việc kiểm tra các bộ phận khác trong Văn phòng về công tác văn thư như: việc kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản khi soạn thảo văn bản, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc của mình, việc giữ gìn các tài liệu có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
Qua việc kiểm tra nên thời gian qua các bộ phận trong Văn phòng UBND huyện đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ, áp dụng đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương, tỉnh, huyện vào công tác nàỵ Đối với cán bộ, công, viên chức cần hiểu rõ trách nhiệm của mình thông qua việc tự kiểm tra để từ đó nâng cao trình độ của mình thông qua việc học hỏi tìm tòi những kiến thức có liên quan đến công việc của mình để hoàn thiện về công tác văn thư, lưu trữ của mình đang phụ trách. Việc kiểm tra cán bộ, công chức tại Văn phòng cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng,
đây cũng là cơ sở để đánh giá, phân loại công chức để xem xét nâng lương cho cán bộ.