8. Cấu trúc của đề tài
2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC
VỤ NHIỆM VỤ
1 Hoàng Văn Đông Chánh
Văn phòng
Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác văn phòng, thực hiện chức năng giúp HĐND , UBND huyện điều hành các hoạt động chung của các phòng, ban, đơn vị huyện, UBND các xã, thị trấn; tham mưu giúp UBND huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của huyện; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện. 2 Hoàng Thanh Phong Phó chánh văn phòng
Giúp Chánh văn phòng quản lý công tác hành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộ phận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái xe, bộ phận tạp vụ; bộ phận bảo vệ, quản lý nhà khách Văn phòng UBND huyện; quản lý cơ sở vật chất, tài sản của văn phòng; đảm bảo các điều kiện về vật chất – kỹ thuật phục vụ công tác của HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực
hành chính – quản trị của văn phòng; tổ chức đón tiếp khách đến liên hệ làm việc với Thường trực HĐND và UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện. Xây dựng kế hoạch công tác dự trù kinh phí hoạt động cho các bộ phận có liên quan của Văn phòng. Trực tiếp tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện trong quá trình chỉ đạo điều hành công việc của HĐND huyện, thường xuyên thu thập xử lý thông tin, nghiên cứu, đề xuất các giải pháp về hoạt động của Thường trực HĐND huyện; phối hợp với các cơ quan, HĐND các xã, thị trấn. Tổ chức các cuộc họp tiếp xúc cử chi của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tỉnh, Đại biểu HĐND huyện trên địa bàn. Giúp Chánh văn phòng Tổ chức công dân, ngân sách của cơ quan theo chế độ Nhà nước và các dịch công như: Lễ tân, Nhà khách, ô tô, điện thoại,….
3 Nông Thị Hường Chuyên
viên văn phòng
- Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyên theo dõi đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn hóa – xã hội của các ngành các cấp được phân công theo dõi trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong việc chấp hành các văn bản của cấp trên,
các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của HĐND và UBND huyện
- Nghiên cứu các văn bản của Đảng, của Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thờị
- Tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và các cuộc họp với các cấp, ngành trong huyện khi bàn về công việc thuộc phạm vi mình theo dõi; phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị. Khi được phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo các văn bản cần thiết trình HĐND và UBND huyện ban hành.
4 Tạ Việt Hùng Chuyên
viên văn phòng
- Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh văn
phòng. Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của phòng, ban trực thuộc
- Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổ chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học), biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý được phân công.
- Khi được lãnh đạo phụ trách phân công làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng về công việc thực hiện, hoặc sau khi kết thức để tổng hợp theo dõi chung.
5 Hoàng Thị Ngà Cán bộ
văn thư
- Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác nhất, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện, và Văn phòng. - Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND huyện,
UBND huyện và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức của văn bản theo đúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp.
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quy định.
6 Lý Thị Qúy Nhân
viên kế toán
- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND và UBND huyện và của Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiếp kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định.
- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính, xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãnh phí.
- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan.
- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành.
- Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng.
7 Nông Thị Dung Nhân
viên tạp vụ
- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý.
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành . - Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hội nghị, hội họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện.
- Phối hợp với Nhà khách văn phòng để tiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện. - Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ
chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan, đảm bảo sạch, đẹp.
8 Hoàng Văn Đại Nhân
viên lái xe
- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng. - Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn.
- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc.
- Khi có công việc đột xuất của Thường trực HĐND, UBND huyện trực tiếp điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó Chánh văn phòng biết trước khi đị
9 Nông Văn Minh Nhân
viên bảo vệ
- Đảm bảo an ninh, trật tự cho UBND huyện.
- Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết. - Chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, kỷ luật lao động, an toàn lao động.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh