8. Cấu trúc của đề tài
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệụ Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Hiện nay, công tác văn thư của UBND huyện Trùng Khánh được tổ chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành.
Để đảm bảo các công việc của UBND huyện được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát, thuận tiện cho việc khai thác thông tin thì UBND huyện Trùng Khánh đã bố trí bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND và
Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ có 01 người, có trình độ Cao đẳng, đã được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nộị Với nhiều năm công tác và được làm việc đúng chuyên môn, cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà đã làm rất tốt công tác văn thư của cơ quan. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều nên công tác lưu trữ chưa được quan tâm, kho lưu trữ vẫn còn chất đống tài liệu, chưa được sắp xếp gọn gàng, khoa học.( Phụ lục 3)
-Vị trí, chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Vị trí, chức trách: Là chuyên viên văn thư, lưu trữ thực hiện công tác về giấy tờ, sổ sách và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng hiệu quả thực hiện công việc được giao, về hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục, ban hành văn bản và quy trình giải quyết công việc khi được phân công.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một
cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của UBND nói chung và Văn phòng nói riêng.
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của UBND huyện và
Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
- Nhận và gửi văn bản đi, đến đúng địa chỉ, kịp thờị Dự thảo các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ, lãnh đạo văn phòng UBND huyện và các bộ phận ban, ngành các xã, thị trấn gửi đến.
đúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản
lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định.
- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu; Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Phối hợp các cá nhân liên quan hướng dẫn khách đến làm việc với
lãnh đạo huyện và các phòng ban chức năng.
- Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ
trách, các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giaọ
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,
phương tiện cơ sở vật chất phục vụ công tác, các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của nhân viên phòng Văn thư, lưu trữ.
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ