8. Cấu trúc của đề tài
2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước ban hành.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và thực hiện theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Trong quy
chế nêu rất rõ công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ chỉ được sử dụng con dấu khi “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và không được đóng dấu khống chỉ.
Nắm bắt được tầm quan trọng của con dấu trong quản lý điều hành của cơ quan UBND huyện Trùng Khánh đã giao việc quản lý các con dấu cho bộ phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng. Việc sử dụng và quản lý con dấu được giao cho cán bộ văn thư phụ trách. Dấu được để tại phòng văn thư, lưu trữ có tủ đựng riêng để bảo quản tránh làm mất mát và sử dụng tùy tiện con dấụ Việc quản lý dấu rất chặt chẽ, nghiêm túc. Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ quan.
Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo cơ quan hoặc người có thẩm quyền. Không đóng dấu khống chỉ.
Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan. Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Đóng dấu: dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực quy định. Đóng dấu trùm khoảng 1/3 về phía bên tráị
Con dấu của UBND huyện Trùng Khánh được cán bộ văn thư, lưu trữ để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận và không làm biến dạng con dấụ Dấu được cán bộ văn thư, lưu trữ cất giữ một cách khoa học hợp lý có giá đựng, dấu được phân ra thành các ngăn khác nhau để đựng các loại dấu khác nhau và trên mỗi con dấu đều được đánh ký hiệu riêng nên không bị nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Một số mẫu dấu của UBND huyện Trùng Khánh được trình bày tại